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第80章 审查的基础方法——检查方法的应用

在审查会计造假过程中,检查是指审查人员对被查企业的经济活动和财政、财务收支进行查证的一种方法。它主要通过审查会计凭证和会计账簿,从而确定会计记录是否正确,经济活动和财政、财务收支是否合理合法,也可以证实财务报表是否真实可靠。检查是审查过程中不可缺少的主要环节。审查的检查方法不仅为民间审查广泛采用,也为政府审查所使用,是审查的基础方法。

检查方法,按其审查会计资料的技术不同,可分为复核法,审阅法,核对法,核实法,账户分析法;按其审查会计资料的先后次序,可分为顺查法和逆查法;按其审查会计资料的范围大小,可分为详查法和抽查法。

1.审查检查的技术方法

(1)复核法。

所谓复核法,就是指审查人员对被查单位经济活动的历史记录进行一次重复性的验算和验总,就是通过重新对会计凭证、会计账簿、会计报表、明细表中有关数据的乘积、合计、百分比、比率值及其他指标进行计算,以证明原来的计算是否正确的一种方法。

例如,对发货票或其他原始凭证的复核,需要重新验算下列内容:其数量与单价的乘积是否等于金额;各种物品的金额是否等于合计金额;小写金额是否与大写金额一致。对会计账簿复核,需要对下列内容重新验算:其单项发生额之和是否等于发生额合计数;期初余额加减借贷发生额之后,是否与期末余额一致。对会计报表的复核,需要验算一下表中各项目数字之和是否等于小计、合计数,以及表中百分比、比率值等指票的计算是否正确。对其他的会计记录,如明细表,计算单等,也要进行一次重复的验算和验总。

(2)审阅法

所谓审阅法,就是指审查人员对被查单位的会计凭证、会计账簿和会计报表的形式和内容,以及计划、预算、定额、合同,契约、会议记录、往来文件和其他各种原始业务记录进行详细的审查和阅读。审查人员通过审阅法,可检查经济业务的真实性,合规性和合法性,有无伪造、弄虚作假现象,从而为发现问题提供书面证据。

审阅的具体内容如下:

①对原始凭证的审阅

审阅原始凭证,主要是审阅外来凭证和自制凭证。审查和阅读时,主要包括以下几方面的内容:

●审阅原始凭证的字迹有无涂改,特别是抬头、日期、数量、单价和金额,若有修改,是否有盖章证明。

●审阅原始凭证填发单位的名称、地址和图章是否清晰,有无模糊不清的情况。

●审阅原始凭证的报销手续是否齐全,必备的共同要素是否完备,应该签字的人员是否都已签字。

以上三点是对原始凭证的形式审查,即审查凭证的编制是否符合规定的要求。以下三点是对原始凭证的内容的审查,即审查经济业务的实质性内容:

●审阅原始凭证的摘要是否真实、清楚、明确。

●审阅原始凭证所记载的经济业务是否合理合法,有无违反有关法令、制度的规定,有无舞弊、作假的行为。

●审阅出具白条的单位和个人是否可靠,是否确实存在,是否有批准人审批。

②对记账凭证的审阅

审阅记账凭证,主要审阅以下几方面的内容:

●审阅记账凭证的编制是否符合有关规定,有没有以不符合手续的原始凭证作为填制记账凭证的证据。

●审阅记账凭证的审批传递手续是否符合规定程序,有关人员是否全部签章。

●审阅记账凭证的填制是否符合要求,如记账凭证上载明的所附原始凭证张数是否与原始凭证张数一致;记账凭证与自制发出凭证是否连续编号,等等。

以上是对记账凭证的形式审查,下面是对记账凭证的内容审查:

●审阅记账凭证的有关内容与原始凭证所载内容是否一致。

●审阅记账凭证所列会计分录是否正确,与其所反映的经济业务是否一致。

●审阅记账凭证有无错用总账账户和明细账户,以及记错记账方向的情况。

③对账簿的审阅

审阅账簿的主要审阅明细分类账,其审阅内容如下:

●审阅各种账簿启用、期初和期末余额的结转、承前页、转下页、月结和年结是否符合会计制度的规定。

●审阅各种账簿登记的要素是否齐全。

以上是对账簿的形式审查,下面是对账簿内容的实质审查:摘要栏,是否真实、明确,是否与该项经济业务相符。

●审阅各种账簿借贷方登记是否正确,栏次是否登记正确。

●审阅各种支出明细账中记载的内容,是否合理合法,有无将不应列支的费用,采用弄虚作假,项立名目的手段,进入费用账户。

●审查有无利用会计分录进行舞弊的行为。

④对会计报表的审阅

审阅会计报表,主要包括以下内容:

●审阅报表中各项目的对应关系,有无各类资金相互混用的情况。

●审阅各个报表之间有关项目的勾稽关系,检查表表之间有关项目的金额是否一致。

⑤对其他资料的审阅

在审阅计划、预算和定额时,可结合上期拟订的计划、预算及定额和实际执行结果及完成情况,审阅计划、预算、定额的制订偏高还是偏低,是否适度,有无冒进或保守的情况;还要根据本期的计划、预算和定额的执行情况,看各项指票是否完成。

在审阅合同(或契约)时,主要审阅合同的签订是否合法,是否有效;审阅合同内容是否符合合同法的规定,合同条款是否齐全,合同的签订手续是否完备,等等。

在审阅规章制度时,主要审阅单位内部制定的规章制度是否符合企业的实际情况;审阅内部控制制度是否健全,等等。

我国目前经济犯罪案件越来越多,其中很多是利用发票造假,手段越来越多样化,也越来越隐蔽。这些违法犯罪活动不但严重损害了国家的利益,也使非法牟取暴利、投机倒把活动大量存在。要解决这个问题,一方面要健全内部控制制度,另一方面需要实行经常性的审查监督。审阅法在监督违法行为尤其是用发票造假行为中,具有十分重要的作用。

(3)核对法

所谓核对法,就是将被查单位历史记录中两个或两个以上的有关数据进行对照比较,用以确定其是否正确的一种审查方法。通过这种对照比较,可以查明证证、账账、账表、表表之间是否相符,从而发现错误,揭露舞弊行为。在采用核对法时,主要核对下列内容:

①核对相关原始凭证之间有关数据是否相符,如购货发票与验收单之间品种、规格、数量、单价、金额是否一致。又如核对销货发票与其存根是否相符,有无缺号现象,等等。

②核对原始凭证汇总表与原始凭证之间是否一致,包括凭证张数,金额合计及内容等是否相符。

③核对记账凭证与所附原始凭证之间是否一致,包括凭证张数,金额合计及内容是否相符。

④核对记账凭证与汇总记账凭证或科目汇总表是否一致。

⑤核对记账凭证是否已过入总分类账和有关明细分类账,过账以后的总账、明细账的金额是否与之相符。

⑥核对汇总记账凭证或科目汇总表与登入总分类账的金额是否相符,借贷方向是否一致。

⑦核对总账账户期末余额是否与所属明细账户期末余额之和相符。

⑧核对总分类账户的借方余额之和是否与贷方余额之和相符。

⑨核对总分类账和有关明细分类账的余额是否与会计报表的有关项目数额相符。

⑩核对各会计报表之间的相关数据是否相符。

核对外来账单(如银行对账单)是否与本单位有关账目(如银行存款日记账)的记载相符。

核对账、卡、物是否相符。

审查人员运用核对法时,应对已经查核过的资料做出核对标记,表明这些账目已经查过,以免重查或漏查。查账中常用的三种核对标记分别是:①对账标记。审查人员用铅笔在被查资料数字的右旁,核对结果正确的,作“√”标记,核对结果错误的作“×”标志,有疑问的作“”标志;②查讫戳记。审查人员在核对过的报表右下方和各种明细账的期末合计数下面,加盖刻有审查人员和“查讫”字样的图章,表示这些报表和账簿已经查讫;③小标记。审查人员在核对完毕,未发现问题的凭证单据上签字或加盖自己姓名的印戳,表示这些已审查完毕。

(4)核实法

所谓核实法,就是审查人员将被查单位的会计资料与实际情况进行对照比较,用以确定账实之间是否相符的一种方法。核实法与核对法不同,核实法是指账实之间的对照比较,以确定实物的正确程度,而核对法是指资料之间的对照比较,以确定资料的正确程度。

核实法主要是核实货币资金,实物财产的账面数和实际情况是否吻合。有两种情况,一是结合盘存方法对会计资料与实物进行对照比较;二是结合调查方法对会计资料与实际情况进行对照比较。如有不一致之处,则审查人员要进一步调查,分析,找出问题之所在。

关于盘存方法和调查方法将在后面几节中阐述。

(5)账户分析法

账户分析法就是审查人员通过检查有关账户的借贷方对应关系及其数据,分析经济活动和经济资料是否正确可信的一种方法。运用这种方法,可以揭示会计记录中的明显错误和经济业务中的反常现象,从而为进一步审查提供重要线索并指出疑点。

利用有关账户借贷关系和数据之间的逻辑关系进行分析,可用这种方法要求审查人员有多年的工作经验,具备较强的分析能力,熟悉经济活动及经济资料间的内在联系,特别是账户之间的对应关系和数据之间的联系,否则就不能应用这种方法。审查人员通过对账目分析找出问题所在,并不等于已取得充分证据,还要结合其他方法,如审阅法,核对法等,进一步查证落实。

2.审查检查的顺查法和逆查法

(1)顺查法。

所谓顺查法,亦称正查法,就是按照记账程序的顺序进行审查的一种方法。所谓按照记账程序的顺序进行审查,就是先从原始凭证的审查着手,顺序对记账凭证、日记账和明细分类账、总分类账进行检查,最后审查会计报表。

①顺查法的特点。

●起步于原始凭证的审查,从小处着手,由点到面。

●着重于账、表、证之间的机械核对。

●重点审查原始凭证,从中发现问题,确定经济业务记录的合法性,真实性和正确性。

由于顺查法从原始凭证入手,依次查到会计报表,因此,顺查法具有审查全面,方法简单,易于查对,结果精确的特点。

②顺查法的缺点。

随着审查的不断发展完善,顺查法日益暴露了它的缺点,主要有:

●顺查法不是从大处着眼,只看小处,机械繁琐,费时费力,容易忽视重大问题。

●由于原始凭证粘贴在记账凭证之后,而记账凭证多数按照时序编号并装订成册,因此,难于系统地按照业务类进行深入的审查,只能按其时序编号顺序检查,不便于了解个别会计事项与其项目整体之间的联系。

●这种顺序检查连续性强,不便于审查人员的分工。

鉴于顺查法的这些优缺点,它适用于一些业务规模不大或凭证较少的单位。如果大中型企业的会计凭证能够按照业务、科目分别装订,或者将收款、付款、转账等三种凭证分别编号装订,也可以采用顺查法。但在现代审查中,为了适应检验财务报表数据的需要,以及审查分工的需要,逆查法的使用越来越广泛,逐渐成为审查的一个主要方式。

(2)逆查法。

所谓逆查法,又称倒查法,就是按照记账程序的反方向进行审查的一种方法,也就是审查人员依据所掌握的线索,先从审阅、分析会计报表着手,揭示财务经济活动中的薄弱环节和反常现象,发现线索,掌握重点,再据以查核各总分类账户及其所属明细分类账,然后核对记账凭证,最后审查原始凭证。

①逆查法的特点。

●起步于会计报表的审查,从大处着手,由表及里,由面到点。

●着重对“面”的观察分析,根据分析结果,再据以确定审查的重点对象。

●重点审查内部控制制度不够健全的收支、增减变化异常的项目,数额较大的收支和重要的收支业务等等。

②逆查法的优点。

由于逆查法从会计报表的分析入手,而且从现行的凭证装订保管办法来看,逆查法优于顺查法,主要有以下几点:

●逆查法能够从整体上审查生产经营活动或某类业务的基本情况,有利于发现问题,确定需要进一步审查的重点。

●逆查法能够按业务、科目系统地进行审查,便于审查人员的分工。

●逆查法能够按照同类业务,结合判断抽查法,选择重点项目,实行抽样审查。因此,对无关紧要的问题可以不查或少查,有利于节约人力、物力、财力,提高审查效率。

逆查法亦有缺点,审查人员必须具有多年的丰富的审查经验,否则会因判断失误,疏忽遗漏一些问题,从而不能收到全面的效果。

顺查法和逆查法各有优缺点,可将二者结合起来,互相参用,取长补短。如对小企业采用顺查法审查时,也可以辅之以逆查法,对重点问题加以分析,以免遗漏一些重要事项。对大中企业采用逆查法审查时,也可以辅之以顺查法,对需要了解的部分,加以详细的查对。两法参用,主要指一般的审查,审查人员切不可拘泥于一般常规,而应根据各被查单位的具体情况,决定采用何种审查方法。

③逆查法的步骤。

逆查法的审查程序有三个步骤,分别是总括审查,明细审查和必要时的核实审查。

●总括审查。

就是对会计报表、总分类账户等总括资料所进行的审查工作。总括审查又分两步:

第一步:分析会计报表。分析时,主要分析以下内容:

◇分析会计报表的编制是否符合现行会计制度和上级规定,各项目的填写是否齐全。

◇复核会计报表的数据和各项财务指标的计算是否正确。

◇核对会计报表各项目金额,与相应的总分类账和明细分类账金额是否一致。

◇核对各表之间应衔接的项目金额是否相符。

通过分析会计报表,可以为审查提供线索。如分析成本开支,税金交纳,有无可疑问题,是否符合制度规定,有无违法违纪可能性;以及分析指标的增减变化情况,发现薄弱环节,为进一步审查打下基础。

第二步:审查总分类账,主要包括以下内容:

◇审查总账扉页,看扉页上的有关内容,如页数、记账人、启用日期等填写是否清楚明确。

◇复核总账的合计数,如月计,累计是否正确。

◇核对总账各账户与记账凭证汇总表是否相符。

◇核对总账与有关明细账户余额之和是否相符。

通过总括审查,能够从总体上检查各项业务的基本情况,发现疑点及可能存在的违法行为。但还不能确定发生的原因及责任人员,所以还有必要对各类业务进行明细审查。

●明细审查。

就是对明细分类账及相应的记账凭证和原始凭证等明细资料所进行的审查工作。主要有以下几步:

第一步:审查明细分类账户。

审查时可以根据已掌握的线索对明细分类账户进行有选择,有重点的抽样检查。若在总括检查中未发现疑点和线索,不能确定重点时,可以根据情况进行全部审查,或视内部控制制度的强弱选择部分明细账户进行审查。主要审查以下内容:

◇审查各总账科目是否按规定设置明细账。总账科目一般均设有相应的明细分类账,不允许以总账代替明细账,也不允许以表代账。若发现明细账设置有问题,应查明是技术问题还是故意为之。

◇审阅明细账簿启用手续,登记方法,订正方法和结账手续是否合乎规定。

◇分析明细账上借贷发生额的来龙去脉。运用账户分析法,寻找其中有无私立账户化公为私,有无利用费用项目掩饰或乱挤成本等违法违纪行为,等等。

◇复核明细账的数字计算(包括乘积和加总)是否正确,以及转次页、承前页的数额是否正确。

◇结合银行对账单或函证资料,或进行买物盘点,核实账面余额是否正确。

一般情况下,如果审查明细分类账户就能确定该账项的真实性,合理合法性时,就可以不必一直查到凭证为止。但如果审查明细账后,还不能揭示业务活动的全部内容,或对有些问题还有疑点,不能做出最后判断,以及一些金额较大的收支账项,就需要进一步查对记账凭证和原始凭证。

第二步:审查记账凭证。

审查时可结合判断抽样抽查部分凭证,进行符合性测试,测试的主要内容有:

◇审阅记账凭证的基本要素是否完备,各项目填写是否清楚。

◇审阅有关经办人和负责人的签章是否齐备,责任是否明确。

◇审阅科目的运用是否符合经济业务的性质的内容,记账方向是否正确。

◇核对记账凭证与所附原始凭证是否相符,包括凭证张数,摘要及金额。

第三步:审查原始凭证。

原始凭证是一切经济业务记录的起点,又是逆查法的最后环节。审查原始凭证主要有以下内容:

◇审阅原始凭证的格式是否符合统一规定,凭证要素是否齐全,填写是否清晰,有无涂改、伪造现象。

◇审查凭证所载经济业务是否符合政策、法令、制度的规定。

◇审查原始凭证的数字记录是否正确。

◇审查原始凭证的处理手续是否合乎规定,区分自制发出凭证、外来原始凭证、自存凭证,并分别进行审查。

●必要时的核实审查。

以上总括审查和明细审查都是对账面资料进行的审查,必要时,还可对被审单位的现金、实物进行实地盘点,或向凭证填发单位和有关人员进行实地调查或函询,以便进一步核实。

逆查法的这三个步骤是相互联系,不断深入的。将这三步有机结合起来,就能发现,揭露并解决经济业务中的重大问题,充分有效地发挥审查方法的作用。

3.审查检查的详查法和抽查法

(1)详查法。

所谓详查法,亦称细查法、精查法,就是对被审查单位审查期间内的凭证、账册、报表等会计资料,以及计划、合同等其他资料进行全面、详细审查的一种方法。

这种方法是审查方法中最彻底的一种方法。其最大的优越性在于不容易发生疏漏,对会计账目中的一切差错,只要以认真负责的工作态度,不厌其烦地细心核对审阅,一般就不会被遗漏,对审查结果所做出的评价用结论,可靠性较高,能最大限度地保证审查工作质量。但是,这种方法亦有严重的缺点,因为审查面很广,工作量太大,需要花费较多的时间和较多的人力,审查成本太大,审查工作量差不多相当于重复一次会计核算的工作量。

鉴于详查法的优缺点,一般来说,只适用于那些经济业务活动比较简单的小型企业和行政事业的单位,而对那些规模较大,经济业务繁杂的大中型企业,一般不宜采用。但是如果这些大中型企业的内部控制制度十分薄弱,会计工作十分混乱,或已发生过重大贪污盗窃或严惩违反财经法纪案件,仍需要使用详查法对其进行详细审查。在一般的审查过程中,较少采用详查法。

(2)抽查法。

①抽查法的概念和优缺点。

抽查法,就是有选择地抽取某一段期间内某些业务或某一部分会计资料进行审查的一种审查方法。如果抽查的结果没有发现任何问题,那么其他业务和其他期间内的会计资料就可以不必进行审查;反之,如果抽查结果发现有问题,则须根据具体情况,适当扩大抽查范围;如果抽查结果发现有性质严重的问题,或者发现较多的问题,则宜改为详查法,以便把问题彻底清查出来。

抽查法是随着现代审查的发展而产生的一种比较科学的审查方法。现代审查发展的最初阶段,通常采用详细审查法。后来,随着社会经济的不断发展,企业规模的日益扩大,社会对审查的需要与日俱增,如果仍旧采用详细审查的方法,不但要花费大量的人力和工作时间,而且抓不住审查重点。人们迫切需要一种既能提高审查的效率和准确性,又能节约人力和工作时间的审查方法。于是,抽样审查法应运而生了。

抽查法具有细查法不可比拟的优越性。由于抽查法摆脱了细查法不分巨细,全面审核的大量繁重工作,提高了审查效率,降低了审查成本,能够起到事半功倍的效果。

但是,抽查法也有它的缺点。由于抽查的时间和范围的局限,如果抽查的样本选择不当或缺乏代表性,那么抽查结果往往不能代表总体,甚至会做出以偏概全的错误结论,尤其对于那些发生频率不高的舞弊行为具有很大的局限性。因此,一般认为抽查法只适用于内部控制制度健全、会计基础工作比较扎实、组织机构比较完善和生产经营管理水平比较高的企业。否则就不宜采用。不过,我国有许多企业虽然内部控制不够严,会计基础工作也比较差,但因经营规模大,被查时间长,凭证较多,如果实行细查,确实有困难,则需要采用抽查法。这时,应适当扩大审查规模,或将抽查法与细查法结合使用,从而提高审查质量,以取得最好的审查效果。

②抽查法的种类。

从审查抽样发展的历史进程来看,抽查法分为任意抽样,判断抽样和统计抽样(或随机抽样)三种。

●任意抽样。

是审查人员在审查的总体中,任意抽取其中一部分作为样本,并以此样本的审查结果来推断总体情况的一种审查抽样方法。由于审查人员任意抽取样本,并不考虑抽取多少样本,抽查哪些样本,抽取样本全凭审查人员的想法进行,因此,样本的抽取是毫无科学依据的,抽取的样本不能可靠地反映总体的特性,审查结论的正确性比较差。但是,任意抽样在一定程度上减轻了工作量,加快了审查工作的进程,节约了审查成本,在审查抽样发展的初期,它发挥了一定的积极作用。

●判断抽样。

是审查人员根据自己的实际经验和判断能力,有重点地、有目的地从总体中抽取样本,并以此样本的审查结果来推断总体情况的一种抽样方法。判断抽样是由任意抽样发展而来的。随着审查理论的深入研究和审查实务的发展,审查人员从任意抽样中,逐渐发现审查质量的高低与审查人员实际经验的多少和判断能力的准确性有密切联系。为了提高审查质量,保证审查结论的相对准确性,审查人员逐渐开始采用判断抽样。现在,判断抽样还在审查实践中广泛采用。

●统计抽样。

又称作随机抽样,就是审查人员根据随机原则从总体中抽取样本,并运用数理统计方法对总体进行推断的一种抽样方法。统计抽样不含审查人员任何的主观判断,每一个样本的获取,都是根据随机原则,即总体中每一个样本都有同等被抽到的机会。审查人员用抽取的样本特征去推断总体的特征。但是,样本毕竟不是总体,必然会产生误差。而这种误差是可以计算的,并可控制在一定范围之内。所以,统计抽样是抽查法中最科学的一种方法。

目前,在审查实践中,很少采用任意抽样,广泛采用判断抽样,越来越多地采用统计抽样。尽管判断抽样法广泛采用,但它不是最科学的抽样方法;尽管统计抽样非常科学,但它要受到一定条件的限制,实施起来有一定的困难。因此,在审查实践中,不要孤立地认为哪一种抽样法好,而必须根据审查环境,审查目的和审查对象来决定采用哪一种抽样方法,或以哪一种抽样法为主,将两种抽样法结合起来运用,一定会收到理想的审查效果。

③抽查法的基本程序。

●根据被查单位的总体容量及可能存在的错弊内容,确定审查总体。可以将被查单位全部对象内容作为总体,也可以将不同性质的对象内容作为总体。

●确定选什么样本和在什么地方选样,即确定抽样方式。

抽选什么样的样本,常见的有以下两种情况:一种是按时间阶段选择,即将审查期间的某类账项或凭证,划分为若干阶段,以时间为单位,抽选其中不同月份的账项和凭证作为样本进行抽查。另一种是按资料个体选样,以会计凭证、账簿和有关会计资料的个体为单位,在全部凭证、账簿和有关会计资料中选取部分单位作为样本进行抽查,如抽选若干张凭证,若干个明细账户,若干页明细表,等等。

在什么地方选择,主要是根据会计核算形式和凭证装订保管方式不同而异。有以下几种办法:

◇根据单独保管的同类凭证,直接抽选凭证样本。

◇根据特种日记账抽选账项及其凭证样本。

◇根据某一明细账户抽选账及其凭证样本。

第一,确定抽样规模和抽样技术,即抽样方法。抽样规模就是样本数量,是指在总体中抽选多少样本。抽样技术是指在总体中怎样选取每个样本。

第二,抽取样本并运用各种审查方法对所选的样本项目进行审查。例如运用审阅法、复核法、查询法等。

第三,分析和解释样本审查结果,看样本审查结果是否符合要求。如果不符合要求,还要补充审查,直到符合要求为止。

第四,根据符合要求的样本审查结果推断总体特征,得出审查结论。任意抽样和判断抽样主要通过分析揄来推断总体,统计抽样则是根据数学公式进行推断。

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