一、日常文书工作
秘书工作人员的办公桌上除了与手头上忙着的事有关的资料以外，其他的东西一律不要放在桌子上。
当秘书工作人员坐到办公桌前时，第一步要把办公桌收拾干净，把文件分门别类地存放好，以后再找这些文件，就会省下许多时间。
对办公文件进行分类以后，要把那些没有用处的文件和纸张妥善地处理掉，而后再来处理各种各样的新文件和新材料。通常秘书工作人员都信奉这样一条原则，即：每个文件只能处理一次。收到信或备忘录以后，如果需要回信，最好马上回复，因为刚刚读完信以后，大脑中对信中的内容和作出的反应都很清楚，这时回信往往很容易。而对那些非常重要的信件，要反复地看几遍。尽量把与之有关的事情提前考虑、及早解决，或者计划好在什么时候再来考虑这一问题。用这种方式处理信件和报告要持之以恒，并要有坚定的意志才行，它是秘书工作人员处理日常文书工作的关键。
如果办公室的信件一来就是一大口袋，则可根据下面的次序把这一大堆信件分成几小堆。把要优先处理的那堆信件放在办公桌的正中央，把其他的放在工作台上。一心不可二用，在一个特定的时间里只能想着一件事情，你要把你所有的注意力都集中在你即将处理的信件上。
二、怎样有效地读和写
对于日常文书工作来讲，精通读写技巧是走向有效利用时间的必由之路。
1.读的技巧
掌握了读的技巧也可以节省大量的时间，但单靠快速阅读训练是不行的。因为受过快速阅读训练的人平时很难达到在接受训练时的阅读速度。知道应该删去哪些不值得一读的东西比快速浏览的办法更能节省时间。
2.写的技巧
清楚、简洁、明确是秘书写作的基本要求。如果在此基础上能加上力度、活力和韵律，那就能写出高质量的文件或书信。
怎样才能训练和培养清楚、简洁、明确的写作能力呢？一个办法就是不管秘书工作人员在口授信件还是写文件时，都要遵循一套制度，最重要是要有一个前后顺序的轮廓。
在一封信中，不要涉及太多的题目和内容，这样才能使读者容易消化。要尽量使文书既短又简单，要努力把信件或备忘录写在一页纸上，这样最易消化，最省时间。
3.让电话发挥作用
电话不仅可以节省时间，而且在电话中对话还可以节省相当可观的旅差费开支。与信件不同，它还可以为工作人员提供与别人直接交谈的机会。
下面是一些如何有效地利用电话的粗略建议：
（1）计划。秘书工作人员要养成一个对打的每个电话都有计划的习惯。把想说的、想知道的列成一个简单的提纲。然后，在明确的目的下通话，既可以节省时间，又可以节省在电话那一端的人的时间，秘书工作人员的目标应该是简明、清楚而又友好地通信。
（2）分批。每天要专门留出一段时间来接打电话。在午饭前或一天快要结束时的一段时间，人们都不愿说得太多。这时，把电话成批地打出去，既省时，又省力。
（3）计时。买一个带闹钟的表，把它放在电话机旁。要争取在三分钟内成功地打完一个电话，不能吞吞吐吐，更不能粗鲁。每次都给自己打分数，看看每周的失败率是不是在下降。
三、克服拖延的艺术
1.讲究效率
贯彻执行效率原则。首先，必须掌握好事物发展变化的时机，才能做到事半功倍。
其次，要劳逸结合。十分繁忙的人往往是时间管理不善的人，会工作的人往往也是会休息的人。
再次，要掌握自己的生活规律。科学研究表明，每个人都有自己的高效率的工作时刻，应该把最重要而又最费脑筋的事情，安排在自己大脑高效率的工作的时间里。
2.有的放矢
“拖延”是指一个人办事迟缓，将该做的事情延误办理。具体来讲，拖延的原因主要有以下几个方面。
（1）因害怕出错而拖延。
（2）等到最后时刻才动手办事。
（3）把不愉快的事情拖到很晚才做。
（4）太完美主义。
（5）在混乱的环境下工作。
（6）对完成某项工作所需的时间估计不足。
（7）将重要文件成堆乱放。
（8）过多的私人闲谈。
（9）故意把难以解决的工作或问题掩藏起来。
（10）睡眠时间过长。
（11）没有提前做准备。
（12）只坐等时机或援助。
（13）不寻求更好的解决方法。
克服拖延应针对其具体原因，有的放矢地采取相应的措施。
四、克服工作中浪费时间的现象
1.克服工作安排上浪费时间的现象
（1）每天仔细想一想当天的重要工作。文书工作、诉冤抱怨和彼此聊天都是不必要的，不要让它占了你大部分的时间，将这些时间用于重要工作之中，才能在年度考绩上获得最大的利益。
（2）无论上班下班或私人生活中，想取得成功都需要适当的时间和精力，才能使一生中每一阶段都有所贡献。适当的平衡，意味着把你的时间用得有所价值：取得良好成绩时可对自己和其他合作密切的人予以奖励。不轻意许诺，充分利用自己的时间把工作尽可能做好。适时地说“不”，你才能有时间做自己最重要的工作。
（3）你应该自己先列出一个问题清单，把所有问题一并提出，然后将回答的内容也列在清单保存，以备将来参考。
（4）每月检查一次档案。将档案重新分类，立新卷，便于阅览，可以节省时间。
（5）要把全副精力集中在今天要办的事情上，尽力做好当天的工作。养成今日事今日毕的习惯。在一天结束时，再计划明天准备做什么。
（6）寻找资料，先从自己的部门或办公室内查找，利用现成的资源节省时间。
（7）接受一项新任务，需要有一定的时间去思考、编写计划和研究讨论。注意，按时圆满完成每项任务，可以树立追求事业的名誉。全神贯注在你现在最紧要的工作上，在完成当前工作之前，把未来的一切工作都忘掉。列出全部完成的工作清单，以便进行考绩评估时提醒领导。
（8）想一想你的工作情况。你为什么获得了这份工作？你做的那些事情对于现在的工作是必要的吗？你做事还是按那一套老办法吗？
（9）个人知识有限，要充分利用他人智慧和经验。一定要求信息准确。取得准确信息后，才能更加善用，再从中获益。
（10）开始做一件工作时，当一种控制时间技巧遭受失败时，应积极转入对另一种新技巧的考虑。工作开始时最好对各种控制时间的技巧加以考虑。不断学习最新的控制时间技巧才有利于自己。
2.避免决策上的时间浪费
善于控制时间的秘书人员知道胜利和失败两者之间的差别，就在于搜集决策信息的能力和是否能成功地加以利用。
信息来自诸多方面，要学会掌握信息。
（1）把你准备完成的工作列成一张表，每天将一些任务分派给助理们，减轻一些自己的工作量。
（2）要找出你对单位的兴趣，热爱自己的工作和单位。对你的工作、单位或团体感到兴致勃勃。工作中要注意集思广益，重视集体的力量。
（3）太多的资料将会耗尽你的精神和时间，所以，当有关你所需要的资料够用时，就立即停止搜集。
（4）恰当地利用创造性思考，有助于新主意的产生，不能只想不做，行动起来！让时间为你产生效益。
（5）运用你要来的资料。当你的同事知道你会采用他的资料，他才会继续提供给你。树立及时有效地处理资料和感激旁人帮助的良好信誉，你才能处处受人欢迎。
（6）适当地给予下级鼓励和祝贺，有助于效益的提高，目标的实现。
（7）很懂得和同事商讨问题，并从中搜集重要信息，以供决策使用。你了解旁人越深，就越容易和他们共事，同时也会更关心旁人、注意旁人。
（8）看报是让自己了解最近的发展形势和自己工作领域趋势的一项重要功能，注意利用闲散时间看报，别让报纸占据了重要的优先地位。
（9）在开始工作之前，先备齐必要的文具用品和资料。制定一份用品存货清单，同时订购将来需要的物品，以防临时需要而无存货。
（10）利用现成的信息资料，可以节省重复的宝贵时间和经费，而且少付出大量人力资源。
（11）要密切注意助理的工作量。要求他们在感到负担太重时要告诉你，以便你作出必要的调整。
（12）对自己的工作要先作出决策，树立信心，在重点工作上表现自己的实力，以获得领导赏识。
3.排除工作中的各种干扰
（1）外部干扰。即那些来自其他人的使你停下工作的打扰。
排除外部干扰的方法有：①列出过去三天里各种干扰的清单，把重要的干扰列在一栏，没有意义的干扰列到另一栏。②列出各种干扰的清单后，便可以开始分析它们。看是否存在两三个产生浪费时间的外部干扰源。③列出常常干扰你的人的名单，交给电话接待人员。让接待人员根据这个名单拦住从外面打进来的各种消极干扰的电话。④把优先的工作放到干扰最少的那段时间里去做，以便有效地对付各种消极干扰，如果在做最优先性工作时受到干扰，便会发生麻烦。
（2）内部干扰。对这种内部干扰，如果来自个人，则完全可消除，但若涉及心理上的原因，则可采用一些建议。它们将有助于你回避这些内部干扰，至少可以为你提供一个研究这些干扰的机会和灵活性，使你少浪费一点儿时间。
每天晚上花点时间为第二天的工作做些准备，如安排第二天的工作日程。这样，你就知道明天要干什么，按什么顺序干，就可以免除很多不必要的担心。
排除内部干扰的方法有：①凡事早动手。这样，你会有应付突然事变的时间。轻松愉快的心情，会有助于你阻止各种内部干扰。②改变你的工作场地结构。工作中需要的办公用品要能立刻拿到；不要把一些不必要的资料摆在办公桌上。③摆脱内部电话的干扰。事后回复电话之办法颇值得采行。这种办法可以节省时间，可以使主管回话有准备时间，还可以使主管选择恰当时间回话；尽量将需要打出去的电话集中在一起，这样可节省时间；避免以题外话作开场白。
对想与你聊天的人，如果来访者是朋友，实事求是解释一下就可以。如果来访者不是朋友，处理这种干扰时就要讲点策略。这时需要你礼貌地解释，才能把它处理好。
