第11章 工作时间的运筹方法

一、用尽可能少的时间办尽可能多的事

秘书工作人员应以尽可能少的时间办尽可能多的事情，具体方法是对遭遇的事情提出三个问题：一是能不能取消它？首先找出有哪些事根本不必做，有哪些事做了也全然是浪费时间，没有效果。如果有些事不做，也不会有任何影响，那么，这件事便该立刻停止。二是能不能与别的事合并？把能够合并起来的事尽量合并起来办。三是能不能代替它？用费时少的办法代替费时多的办法而同样能达到目的，当然是最佳方案了。

二、将工作内容交错安排

把一天的工作内容交错安排，以提高效率。这是因为长时间持续同一个活动内容，大脑细胞长时间接受一种信息刺激，会导致工作效率降低。如果穿插进行其他内容的活动，人体原有的兴奋区产生抑制，在其他部位出现新的兴奋区，就会提高工作效率。

三、将时间定期“盘点”

时间是常数，只要运用得当，便能产生巨大的财富。为了使时间使用更趋合理，使用时间也应定期“盘点”。“盘点”始于计划。有了计划之后，就要“盘点”可以投入的时间，确定行事次序，规定完成计划的最后期限。每隔一段时间，对计划进行重新评价和对投入的时间进行“盘点”。

四、目标运用法

1.把握目标

目标是秘书工作人员时间运用的基础。把握目标的具体方法是：

“把自己的长期目标铭刻心中，甚至从事一些很小的工作时也念念不忘。”

“把握住现在也采取的每项措施都要有利于自己目标的实现。”

“在办公室里做上记号，以便随时提醒牢牢记住自己的目标。”

2.明确目标

对于秘书工作人员来说，开拓思路，提高想象力固然十分重要，然而目的不明确，就失去了发挥这种能力的方向。