一、秘书工作时间利用概述
秘书工作时间利用是信息时代的要求。秘书工作人员对时间进行管理主要是掌握节约时间的规律和要求，要想有效地利用好自己的时间，必须做的工作就是要探索自己的时间障碍。所谓时间障碍，就是导致时间浪费的多种因素。秘书研究利用时间的规律，就是为了进一步揭开时间的奥秘，研究和掌握时间有哪些特性，更好地挖掘时间潜力，合理地分配时间，科学地使用时间，不断提高时间利用率，高效能地进行富有创造性的劳动。
二、秘书工作时间利用中的通病
1.事必躬亲
委派可以节省你自己的时间，又可以使你的下属充分得到锻炼。其实，委派后，用于某项工作上的时间总量并没有减少，因为你把工作委派给了别人，别人也要花时间来完成，只是委派可以充分挖掘你可以利用的时间源泉。
委派就是把某项任务连同完成任务的权力一起交给别人，让别人和你一起为实现某一目标而共同努力。当然，下属应有必要的能力并乐于接受这项任务才行。委派后，作为秘书的你要记住运用手中的控制权力来检查工作，这样，领导和下属会有共同的责任感和一致的目标。
如果委派的任务对秘书工作人员来说是比较陌生的，那你事先应该考虑要完成这项任务需要具备哪些知识和技巧。作为一名秘书工作人员，责任重大，要把自己训练成为一个关键的人物。这样，在进行委派时，领导才会显得自信：这是得到下属认可、尊敬和信任的保证。
作为秘书工作人员，一定要让别人来分担你的工作，当然，这里边是有学问的。它听起来很简单，但做起来却很难。如果你想成为一个有效的时间管理者，那你一定要精通委派的艺术。
2.拖拉
拖拉，就是把应该马上做的事情一贯地往后拖。
如果你怀疑自己好像有点拖拉，那你就该经常问问自己：“为什么我要把这件事往后推？”如果你找不到合适的理由，当然，你不要把理由和借口混为一谈，那么，你就应该振作起来，今天就开始干。不要把今天的事留到明天去做。
当我们在谈论拖拉这一问题时，你不应该马上怀疑自己的过去，其实当信息不够全面、条件不够成熟时，推迟决策或行动是明智的。但决不能总是把希望寄托到明天，因为明天是未知的。
克服拖拉的规则，大体有以下几点：
（1）不要躲避最困难的问题，征服它。其办法是善于化大为小。有了艰巨的任务，第一步分解它，化成一系列小任务，再一个接一个地完成，把最困难的工作做好，此后你就一帆风顺了。
（2）当机立断。要是不愿意马上就做一件事，就应该立即决定不做，但也得立刻决定该在什么时候做，而到时便非做不可。要是你决定做某件事，就立即动手。
（3）学会确定重点工作，并集中力量一次解决一个问题。学会选择应该在哪些方面寻求效率，你就会十倍百倍地提高效率。另外，集中力量一次解决一个问题。一个问题没解决完，又去动另一个问题，就意味着浪费时间。
（4）分析利弊。对目标有意识地加以分析，看看尽快实现有啥好处，拖拉有哪些坏处，这对下决心立即着手进行很有督促作用。
（5）不要让至善主义捆住你的手脚。如果你处理每件事都要自己有了十分把握才动手，你就什么事情也干不成。
（6）为自己规定期限。为自己规定期限，并把期限公开，会使你产生有益的焦急感和时间紧迫感，从而有效地克服拖拉。
3.无效率的领导
各种各样的会议，无论是正式的会议，还是非正式的会议，都要涉及到其他人，这些人是你的时间的潜在侵略者。如果你不小心，他就可能浪费你的时间，特别是当他们有意识地控制会议的节奏时。
作为秘书工作人员，要养成在会议召开之前问自己一些问题的习惯，下面是七个主要的问题：
（1）如果我们不召开这次会议会怎么样呢？
（2）我们为什么要召开这次会议？
（3）这次会议的结果将是什么？
（4）这次会议需要多长时间？
（5）为什么要参加这次会议？
（6）怎样安排好这次会议？
（7）什么时候召开这次会议最合适？
除非你能满意地回答这些问题，否则，你就不要召开或参加这次会议。开会前，要做好安排，尽量节省时间。作为一名秘书或会议主席，你有着举足轻重的作用，一定要把握住会议开始和结束的准确时间，同时，还要达到开会的目的。
4.秘书办公管理不当
没有计划的秘书经常被日常的文书工作搞得晕头转向。他自己觉得很忙，其实不然。一个个不速之客，把他一天的时间搞得支离破碎，留给他的一点时间，很难干成什么大事。
如果你努力使办公室有一个良好的秩序，建立起一套切实可行的制度并坚持下去，你就会发现，你的时间并不比别人少。
5.目标不明确
如果你不清楚自己的行为目标，那么，要想有效地管理你的时间是十分困难的。许多组织和单位不知道他们的使命是什么，更不要说具体的目标和任务了，而只有明确了这些目标和任务以后，每天工作起来才能有责任感。
