一、时间利用的含义
秘书工作人员为提高时间的利用率和有效性，运用科学的方法和技巧，对时间的消耗进行计划、实施、检查、评价、反馈等程序进行的一系列的控制活动过程，就是时间利用。
秘书工作人员在时间利用中，要控制时间利用的程序。
（1）要确定目标，制订计划，分配每次活动需用的时间；
（2）实施计划，执行计划中要有一系列的方法和措施来保障；
（3）对计划执行情况进行分析检查；
（4）评价对时间的分配利用是否科学，并在此基础上，对不合理的部分予以调节；
（5）及时反馈整个时间计划的实施、调查、调节情况，以便重新确定目标，作出符合实际需要的时间计划。
二、树立正确的时间观念
秘书工作人员应树立如下正确的时间观念：
（1）要追求成果目标。只是埋头苦干而不计成果，对工作与个人就只有苦劳而没有功劳了，实质是浪费了时间。
（2）要根除浪费时间的习惯。根除做事的不良习性，不能以天性为托辞。
（3）要循序渐进。绝大部分工作是分配在若干时日而逐渐完成的，而绝不是一口气突击完成的。
（4）要注重效益。一天打20个电话，看似颇有效率，但如果没有一件事办成，其效益还不如做好充分准备打5个电话。欲速则不达，是仓促行动而省略筹划的结果。
（5）要加强计划性，劳逸结合。休闲的时间与休闲的项目是工作计划中不可缺少的部分。
三、时间的基本特征
秘书工作人员只有充分了解认识时间的直线性和循环性，才能更好地分阶段地安排工作，更好地珍惜、利用时间。时间具有以下特性：
（1）时间的不间断性与间断性。人世间，整个宇宙，时间是不间断的，具体的。而个别事物时间却是间断的，有始有终的。但很多个别事物时间的始终又构成了时间的不间断性。时间的这种特性对于秘书工作人员制订工作目标，合理地安排工作、休息都是十分必要的。
（2）时间的直线性与循环性。时间应该是直线性和循环性的结合。直线性说明时间一去不复返，循环性说明时间周而复始。
（3）时间是一种特殊资源，时间的特殊运动形式，其内部都包含着本身特殊的矛盾，这种特殊的矛盾，就构成一事物区别于其他事物的特殊本质。这就是世界上诸种事物所以有千差万别的内在原因，或者叫做根据。
（4）时间的短缺性。时间就像一家银行，它每天给你24小时，每天夜里把你没用完的时间销掉，不能积累下来，说明时间具有短缺性。
四、时间利用的原则
为了提高工作效率，秘书应当遵循以下时间利用的原则：
（1）目标。较有效的结果一般是通过对既定目标的刻意追求来达到的，而不是依靠机会。
（2）每日计划。每日计划可以帮助人们有效地利用时间，它应该于前一天下午或当天开始工作时制订出来，并与近期的目标和活动相一致。
（3）优先次序。应该按照优先次序对各项任务进行时间预算或分配。不同的是很多工作人员花费时间的数量往往与他们任务的重要性成反比。
（4）效能与效率。效率可以理解为正确地做工作。效能可以理解为正确地做正确的工作。所谓有效的活动，就是指用最少的资源，包括时间，来得到最大的效果。
（5）活动与效果。有些秘书工作人员往往忽视目标，或者忘记预期的效果，而把精力全部集中在活动上。
（6）实施和连续。实施时间计划，使之连续不断，这是秘书工作人员每天进行有效时间利用的必要基础。
（7）反馈。对通向目标的实施情况进行长期反馈，是保证计划顺利进展的前提。进度报告应该明确指出各种问题，以便及时进行纠正。
