一、接待外宾须知
秘书接待外国客人时，须注意：
（1）态度应不卑不亢、热情大方。
（2）遇到身体不适，尤其当患有易传染的疾病，如感冒咳嗽、打喷嚏和发烧等，不可带病参加活动，以免引起外宾反感。
（3）严格遵守时间，不迟到、早退或无故缺席。否则须事先向主办单位负责人或外宾说明情况及理由。
（4）参加接待活动前，不要吃大蒜等有强烈辛辣气味的食物，以免带有口腔异味。
（5）在外宾面前，举止要文雅，不要抠鼻、张嘴剔牙、挖耳、伸懒腰、哼小调等。尽量不要打哈欠，打哈欠时，动作要尽可能隐蔽，不可大张着嘴，发出响声。打喷嚏，应转开身子或偏转上身，用手帕捂住嘴，避免发出大声。在外宾面前不可高声喧哗，走路不要勾肩搭背。遇事可加快脚步，但不要慌张奔跑。夜晚走路脚步要轻，开门关门要轻。
（6）在公共场所，不要随地吐痰，应吐在纸巾或手帕里，用过的手帕不可打开来看。不要随地扔瓜皮果壳，应扔到废物箱内或自带的纸袋、塑料袋内，然后再扔进垃圾箱内。
（7）尊重外宾的生活、风俗习惯，对外宾的服饰打扮、形貌、动作、表情等不要评头论足，更不可讥笑或作出怪异表情。
（8）遇到熟悉的外宾，要主动友好地招呼致意。看到外宾失足跌倒，应迅速上前扶助，不要无动于衷，更不可讥笑。
（9）与外宾用餐，不要狼吞虎咽。咀嚼和喝汤时不要发出响声。喝酒时，严格控制酒量，如喝酒易脸红，应改喝饮料。
（10）不要私自接受外宾的礼品，更不能暗示外宾送礼。
二、外宾如何迎送
在国际交往中，对来访的外国客人，根据不同身份、访问性质及两国关系等因素安排相应的欢迎与送别活动。外事迎送的礼仪如下：
（1）我国政府对外国国家元首、政府首脑的正式访问，通常都要安排隆重的欢迎仪式；对军方领导人员安排如检阅仪仗队等欢迎仪式；对一般来访人员，如官方人士、应邀的访问者、专业代表团、民间团体等，不安排欢迎仪式。
（2）在外宾抵离时安排相应身份的人员前往机场、车站或码头迎送。要根据来访者身份、访问性质、目的和两国关系、国际惯例来确定主迎（送）人员。主迎（送）人员身份要与来宾身份相当、对等、对口。主迎（送）人员由于种种原因（如身体不好，临时不在当地、两国体制不同等）不能出面，可由职位相当的人员或由副职出面，并礼貌地向对方解释清楚，表示歉意。其他迎送人员不宜过多。属过境短暂停留的外宾，接待规格可适当降低；有的外宾身份特殊，如王室要员，虽无明确职务，但也可给予较高规格的迎送。
（3）掌握抵达及离开时间。准确掌握来宾乘坐的飞机（火车、船只）抵离时间，及早通知全体迎送人员和有关单位。迎接人员应在飞机（火车、船只）抵达之前到达机场（车站、码头），送别时则在客人登机（上车、上船）之前到达。
（4）介绍、寒暄。客人与迎接人员见面后互相介绍。先将前来欢迎的人员介绍给来宾，可由礼宾人员或其他接待人员介绍，也可由欢迎人员中身份最高者介绍。介绍之后，主人应与客人寒暄以解除客人的拘谨。
（5）迎送身份高的来宾事先在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，可安排饮料等，供休息享用。
（6）献花。花束须用鲜花，注意整洁、鲜艳。所用的花要注意对方国家对花的禁忌风俗。在迎送的主要成员与客人握手之后，由儿童或女青年将花献上。有的可由女主人向女宾献花。
（7）陪车。客人抵达后，由机场到住地，或客人离开，由住地到机场，主人可陪同乘车，也可不陪同。主人陪车时，请客人坐在主人右侧。三排座的轿车，译员坐在主人前面的加座上；二排座，译员坐在司机旁边。上车时，让客人从右侧门上车，主人从左侧门上车，避免从客人座位越过。如客人先坐在主人位置上，则不必请客人挪动位置。
（8）由专人协助办理出境手续及机票（车、船票）和行李提取、托运等事宜。重要代表团，在人数多、行李多的情况下，应由对方派人配合将主客的行李先取出，及早送往住地，以便更衣。
（9）客人抵达住处后，一般不立即安排活动，应稍作休息，至少要有更衣的时间。
三、如何排列礼宾次序
在活动中，对出席的国家、团体和个人的位次是按规则和惯例进行排列的。礼宾次序体现了东道主对来宾给予的礼遇，在国际性活动中，可显示出各国主权平等的地位。所以礼宾次序的排列必须反复考虑，妥当安排，以免引起不愉快，甚至导致不必要的争执和抗议，影响双方关系。礼宾次序的排列法有以下几种：
（1）按身份与职务高低排列。这是礼宾次序的主要排列原则。其实，无论按何种方式排列，都要考虑来宾的身份与职务的高低问题。
（2）按字母顺序排列。
（3）按通知代表团组成的日期先后排列，或按代表团抵达活动地点的时间先后排列，或按其决定应邀，派遣代表团参加后的答复时间先后排列。
（4）把关系最密切的国家（团体或个人）排在最前列。
（5）在礼宾次序的排列中，由于情况复杂，常是几种排列法的综合、交叉。安排礼宾次序时还应考虑其他因素，如国家之间的关系、地区所在、活动的性质和内容、对活动贡献的大小、参加人员的资历和威望等；在观礼、观看演出、比赛、大型宴请时，可将专业对口、语言相通、宗教信仰及风俗习惯相近者排在一起；年龄大者排在前面。
四、如何准备谈判
秘书在涉外业务谈判中，虽非谈判成员，但起协助作用，须做好准备工作，包括：
（1）收集和提供准确、详细的信息和文献资料，如谈判对手的法人身份、资本、信用、经营能力、方式、意图、可能作出的让步、双方各自的优势和劣势、国际市场的有关信息、文献资料等，以供谈判成员研究、使用。
（2）谈判会场的布置。
（3）迎接、安顿对方人员等。
五、谈判中的服务
秘书（尤其指涉外秘书）在谈判中主要从事如下服务工作：
（1）口语翻译。秘书须准确、迅速翻译，不得擅自增删谈话内容或掺杂个人意见，对主谈人以外其他成员的言语，除主谈人指定发言者外，秘书应征得主谈人同意后再翻译。
（2）记录。谈判记录用作整理后汇报、征求上级意见；供会后研究，调整谈判策略；保证谈判间歇后的连续性；为协议起草提供基础。故秘书记录时须全面、准确，必要时可和谈判班子核对，有时还需谈判双方认同、签字。
（3）协助起草协议书。起草时须注意条款应具有法律依据，词语明确、肯定，不容许产生歧义。协议的笔译须忠于原文原意，用字严谨、无懈可击。协议打印完毕，秘书应细心校对，务必准确。
六、谈判结束后的服务
秘书在谈判结束后，还得从事如下工作：
（1）整理会场，恢复原貌。
（2）整理文件和上报材料。
（3）协助总结该次谈判的经验教训。
（4）协助做好执行协议的准备事宜。
（5）安排送别对方事宜。
七、见面礼节和交谈原则
与外宾见面交谈时有一些基本原则应当遵循。
1.自我介绍
作为秘书，即使是对普通外宾，也应注意介绍或交往礼节。初次见面应先简要热情地作自我介绍，介绍时注意场合、时间和礼貌。正式场合，应由主人先介绍，在其他场合，应当向同桌和邻座的外宾主动自我介绍；时间要及时，遇到不相识的人立刻自我介绍，不能不打招呼或转了一阵后再介绍自己，显得很不尊重对方。自我介绍后应稍作交谈再离开，而别人谈话时，不可打断他们以作自我介绍；年轻的女士遇到陌生男士，不可主动介绍自己，可以打个招呼，等对方自我介绍后再作自我介绍。
介绍自己时要说清楚自己的姓名和身份，有名片要主动与对方交换，递、接名片都要用双手才显得合乎礼节。
2.介绍他人
向对方介绍他人，一般先向女士打个招呼，比如说：“×××女士，请允许我介绍您认识一下×××。”然后将被介绍者的姓名、职务、单位等交代清楚，方便对方与之交往。一般先向女士介绍男士，先向长者和职位高者介绍年轻人或职位稍低者；如果身边各有一人，先介绍右边的，再介绍左边的。介绍时不可过分赞誉。
如果你是被介绍的，一定要起立，向对方略带微笑行注目礼或点点头。年长女士则可以不必起来，只打个招呼即可。
3.称呼外宾
称呼外宾，按国际惯例一般称男士为“先生”，女士为“小姐”，知道对方已婚则称“夫人”，或索性均称“女士”。对部长以上的官方人士通常称职务加“阁下”，如“部长阁下”，美国、德国等国家则除外。
对君主制国家的国王、王后要称“陛下”，称王子为“殿下”，对王子之妻也称“殿下”，对公主之夫却不能这么称呼。熟悉的也可称“先生”、“夫人”。
对有爵位的人称其爵位，对军人称军衔，对神职人员称其教会职务，对学者等可称其学位或职称，都要连名称呼，如“××男爵”、“××将军”、“××神父”、“××博士等。
4.问候方式
在社交场合，遇到面熟的外宾一定要问候，通常说：“您好！见到您很高兴！”。
如果忘了对方的名字，可歉意地说：“对不起，不知怎么称呼您。”或者说：“真抱歉，我没有记准您的名字。”如果向第三者打听，切不可用手直指其人，应简述一下特征，如：“对不起，您能告诉我坐在靠窗的那位金发女士的姓名吗？”
5.见面礼节
与外宾见面时，视对象、场合的不同，礼节也有所差异。一般来说，握手是最常见的礼节。握手的姿势、力度和持续时间都可表达不同的感表信息：手掌直伸，略微用力表平等、尊重；手心朝上表顺从、谦恭，晚辈宜采取这种方式；手心朝下则显得比较傲慢、粗鲁，不受欢迎；双手重叠握住对方，显得真挚、热情；为表示热烈，可以长时间紧紧握手，并向下摇动几下。
对日本等许多东方国家，鞠躬是常见的传统礼节，行礼时立正站直，双手垂在眼前面，俯身低头，同时问候，弯身越低，越表示敬意。对日本人的鞠躬礼，每次必须同样还礼。
欧洲各国则更喜欢拥抱的礼节，有时还伴以贴面和亲吻。但要注意，不可吻出声响，在商务活动中一般不行此礼。
男士还有特别的脱帽礼和对女士的吻手礼，对军人要等其行举手注目礼后再行握手礼。
6.交换名片
交换名片要使外文一面朝上，字母正方对着客人，以示礼貌。
接过对方名片也要用双手，并看一看，致谢后妥善收好，不可随便一放或一塞。如果对方递了名片，你没有或忘带了，要说明并致歉。
7.交谈原则
与外宾的谈话最好事先有准备，了解对方国家、民族的习惯、喜好与禁忌，以保证交谈的顺利和友好。
交谈中要不卑不亢，落落大方，可以先寒暄几句关于天气、旅途之类话题，然后转入正题。聊天宜选择双方都熟悉且感兴趣的话题，商务会面中往往回避政治、意识形态的分歧，不宜涉及宗教问题，更不可随意谈论国家机密，谈话时注意神态亲切自然，不要贴得太近或躲得太远，不要一直盯着对方说话，不可总打断对方的话题插问，更不要自己一味喋喋不休。谈话对象尽可能多，别总和一两个人谈个没完。
总之，要使谈话成为沟通双方并能多结识一些朋友的好机会。
八、注意正式会面与会谈的礼仪规范
会见与会谈是涉外活动中的一个重要内容，便于双方通过直接的、面对面的交谈来交流看法、加深了解、增进感情，或者通过磋商来解决矛盾、达成共识。
1.会见与会谈的区别
会见又可分为接见、拜会和会晤，往往在会客厅或办公室进行。会见时间较短，内容较广泛；会谈内容较会见更正式，政治性和专业性强，常常是双方或多方在某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及共同关心的问题交换意见，也可以接洽公务或谈判具体业务。
2.会见与会谈的安排组织
安排组织会见、会谈，一方应事先将时间、地点、本方出席人、程序安排及有关注意事项通知对方，做好准备，安排会场、座次。
双方会谈一般用长方形或椭圆形桌子，客人座位应设在对门位置或入门方向的右侧，以示尊重。
安排座位时，不要忘了在每个位置前摆好双语座位卡。适当准备些不含酒精的饮料和茶水。
3.迎候与合影
外宾到来时，主人应在门口迎候（如果主人身份高，亦可等客人到齐后再到场）。双方见面简短致辞，互赠礼品，通常合影后再入座（也可会见后合影）。如需合影，亦应事前画好合影图，一般主人居中，主宾紧挨主人的右侧，两端应安排主方人员。
4.谈话礼仪
由于会见、会谈是面对面的交往，要特别注意谈话的礼仪规范。谈话时，要尽量树立自身的良好形象，坐姿端正，不要仰靠在椅背上伸直两腿，也不要跷着二郎腿乱晃，更不可将腿骑在椅子扶手上或颤腿，女士不可叉开两腿。
说话要自然，语气要平和、亲切，内容要有针对性，符合对方的身份和国家习惯。谈话既要坚持原则，又要注意把握分寸，不要只顾自己讲，把客人晾在一边，要遵循一般讲话的礼仪，切忌抠鼻孔、挖耳朵、擦眼睛、打哈欠等不雅动作，咳嗽、打喷嚏一定要用手帕捂住口鼻，脸转向背客人的一边。
九、馈赠与受礼时应注意哪些事项
在涉外活动中，不管是单位团体还是个人，都会遇到相互赠送礼物以表各种心意的情况，送礼没有固定的规矩，但也要讲求约定俗成的礼节。
1.馈赠方式与场合
馈赠的方式一般是当面进行，也可以预先送去，或通过礼宾人员、外交渠道转送。有的要附上送礼人的名片，有的则应写上祝词附在小信封里。祝词要简短、精练。
馈赠应该考虑不同的场合，赴宴作客时应给女主人带些小礼物，有孩子的可给孩子送个玩具；参加婚礼可送上一束花或工艺品，并致以祝福的话；逢年过节，可送日历、烟酒、糖茶等礼物，远方的朋友还可邮寄。
送礼也讲时机。拜访、赴宴等一般刚进门时送给对方；会见和会谈时向主人馈赠一般安排在起身告辞时；为接待人员准备的小礼物，应在刚抵达时尽快赠送；交往过程中，对方赠送了礼品，应酌情及时回赠。
2.礼品的选择
选择礼品既要考虑对方个人的兴趣爱好，也要考虑对方国家的审美习惯、习俗禁忌，数字、颜色、花卉、动物都有可能成为禁忌，要了解清楚。礼品最好选择物有所值，具有纪念意义、民族地方特色的纪念品、艺术品、书籍、花束、土特产、巧克力、一般用品等。礼品贵在情谊，不求昂贵，免得引起贿赂的嫌疑，令对方受之不安。
礼品不论大小，均应包装好，使之美观漂亮，表示出你对礼物是精心挑选的，郑重其事的，这能体现对外宾的友好与尊重。
3.注重各国礼仪
送礼对象不同，所要注意的礼节也大相径庭，例如对欧美一些国家的人，每一次见面不宜送礼，对阿拉伯人更是这样，否则对方会误以为你想贿赂他。对日本人则正相反，不仅初次见面要送，而且送礼十分经常、普遍，甚至可以将礼品转赠（所以送日本人的礼物最好外包装上什么都不写）。
对欧美人可以送巧克力、酒、瓷器和银器艺术品，鲜花是最经常使用的，一般送单不送双，且必须回避“13”这一数字。对讲法语地区的外宾切不可送菊花；给德国人送花不可包装；英国人习惯以喝酒、看戏、看芭蕾舞等作为送礼形式。
在与日本人的业务交往中，每年7月15日（一年中间）和1月1日必须送礼；任何情况下，最好接受日本人送上的礼物，回送的礼物也不要比日本人送的礼重，或差得太多，不然对方会觉得你故意让他欠你人情。
如果只想送给某个日本人礼物，一定要在单独相处时再送。
不管对方是哪个国家的，都不可以送带有自己公司标志的东西作为礼品，这是非常失礼的，而送富于本国民族特色的东西总是上选。
4.接受礼物的礼节
有的时候，外宾会赠送礼物给你，任何场合下都不要当面拒绝，有纪律约束的人员可先收下再按工作要求上交或处理。拒绝礼物会让对方难堪并认为你不尊重他。受礼时应眼睛看着对方，双手接礼（阿拉伯一些国家习惯右手接礼，切不可用左手！），并向对方表示谢意。接受欧美客人的礼物要当面拆开表示开心，而接受东方大多数国家的馈赠则不能当时打开，除非对方请你打开看一看才可以。对邮寄或转送来的礼品，应回复名片或写信表示感谢；正式场合，受礼者应用左手托好礼物（大型的礼物可先放下），用右手与对方握手致谢。
十、其他涉外活动礼仪
1.给外宾打电话
电话在现代社会生活中不仅是一种通信手段，也是一种交际方式，具有使用方便、效率高等优点，但使用时也要遵循一定的礼仪规范。
打电话的时间一般在上午8点或9点以后，夜间最好不晚于10点，回避午休时间。如果与国外通话，务必要注意两地的时差是否会让对方不便。电话接通后，可先问对方的单位或号码，再报出要找的人，对方若询问你的名字，一般应如实相告，要找的人不在，你又不便报告，可以婉转地说“我是他的朋友”等，并留言转达或留下自己的电话号码。
注意不要在外宾家里随便用电话聊天，更不要在外资公司、企业内用办公电话聊私事，这会让人轻视，如是外资公司的职员，还可能因此被解雇。
打电话语气要适中，语言要文明，“您”、“请”、“谢谢”应常挂嘴边。
2.进入外国人办公室或住所
中国人讲“有朋自远方来，不亦乐乎”的传统，客人随到随欢迎，可这样对异国朋友却不甚合适。
拜访外国人一定事先预约时间，准时到达。提早到达和迟到同样不受欢迎，失约更是没有礼貌。如果因故迟到或无法赴约，必须尽早通知对方并深表歉意。
到达以后，如无人迎接，可敲门或按门铃，经允许后进入。未经允许，即使门已敲，也绝不要擅自入内。
进入外国人办公室，应在主人邀请后入座，交谈简短的话站着即可，谈话要集中，洽谈完毕不要逗留，及时告辞。若未预约谈话要更简短。
去外国人家里拜访一般选上午10点或下午4点。进门后与主人及家人问候，对家中养的狗等宠物不要流露出厌恶或恐惧，更不可踢开。经主人指点后落座，女客坐下后，男士才可坐下。
外国人一般好用小点心和饮料待客，不管想不想吃，都尝一点。主人未邀请的情况下，不应四处参观或乱动其陈设。如果赴家宴，一定不能半途离席或餐后马上告辞，通常由主客或年长女性提出要走才可起身告辞。告辞时，要向女主人表示招待的满意和感谢。西方人习惯拜访回来后，立即写信给主人再次表示感谢。
3.参加外事舞会
参加涉外舞会，衣着要大方得体，庄重文雅，男士以西服为主，女士以晚礼服为主。主人未允许，男士不可随便脱下外衣。
舞会的第一支曲通常由主人夫妇、主宾夫妇共舞（有时由成年女儿代替夫人）。第二支曲时交换舞伴。男士应争取先请女主人共舞。男士请女士时，若其丈夫或父母在旁，应先向其致意，以示礼貌，跳完一曲应送女士回到原位，向其家人点头致意再离开。避免全场只请一位女士共舞。
女士一般不要拒绝男士邀请，若谢绝要解释“请原谅，我累了”并起身致歉，且之后不可在一曲未完时再接受其他男士邀请。偶尔，女士也可邀请男士共舞。
跳舞时，音乐未停，不可中途停止。若退场，须等大家跳起舞来之后沿边走出，不能在音乐未停时横穿舞场。
十一、如何陪同外宾参观游览
我国有许多世界闻名的名胜古迹，来访的外宾，无论是正式访问还是参观旅游，无论是政治交往还是商务谈判，大都有参观游览等活动的安排，而且活动中的轻松气氛，更易缩短双方距离，增进友谊。
1.确定参观游览项目
确定参观游览的项目，主要应该考虑到外宾来访的目的和性质、意愿和兴趣、当地的季节天气等条件，安全、保密设施对业务工作的需要等。可以主动提出参观游览方案，与对方共同商定，也可以事先通过外交途径了解外宾的要求，做到力所能及，合理安排。
2.做好计划
确定参观游览项目后，应拟订详细计划：包括景点、时间安排、人数、休息场所、用餐、交通工具等。事先联系妥当，由各部门做好准备，细节问题也不可忽视。
3.安排陪同人员
按国际交往礼节，一般应由身份相当的人员陪同外宾前往参观旅游，安排好翻译、解说员或导游人员，陪同人员不宜太多，以免妨碍外宾游兴。
4.游览中的介绍说明
游览过程中要注意照料好外宾，掌握好时间安排，介绍情况时应实事求是，不可夸大或贬低，否则一旦对方知道会十分反感，甚至影响到其他工作与交往，对该保密的内容不可随便透露。对一些不许外宾拍摄或进入的地方，如某些文物、专利设备等，应事先向其解释说明，以免造成不愉快。
介绍说明应使用对方语言，力求简明扼要，生动活泼。外宾较多时，可分批介绍或使用扩音器。可以将有关介绍内容以书面形式印发给外宾，使客人参观游览时有更充裕的时间亲自观看。对外宾的提问，要耐心、热情、认真地回答，帮助他们增进对中国的了解，对确实不了解或了解不准确的也要如实相告，切不可不懂装懂。
