一、订出周密的计划
秘书为领导做出差准备，一定要周密到地做好计划。如果不是忘了带合同文本，就是在日程安排上出现“撞车”，那会给领导，也会给自己惹不少麻烦。对于出差过程中的每一项日程，秘书都要预先像放电影一样让每一个情节在自己的头脑中出现一次。
要做好这项工作，首先必须知道领导此行的目的，否则，不可能订出周密详细的计划。
二、随从事务
随同领导人出差，为领导人外出进行公务活动提供全面服务，是秘书的一项经常性工作。领导出差期间，要单独处理诸多公务，同行秘书的辅助和服务就显得更为重要。秘书应当做到：
（1）要做好出差前的各项准备工作。
（2）要在出差过程中提供及时、周到的辅助和服务。
（3）出差回本单位后及时做好清理和善后工作。
三、日程安排
领导出差活动确定以后，秘书要根据领导出差的目的、任务，制订周密、细致具体的行动计划。
（1）根据出差的具体活动内容，确定出发的具体日期、往返路线、交通工具。
（2）办理有关手续。若要出国，需办理护照和有关登记、介绍信，必要时，要与出差目的地有关单位联系，商量具体活动安排。
（3）制作日程表。在明确出差目的后，就要确定具体的日程安排，如具体路线，沿途经过什么地方，进行些什么活动，途中住什么地方，到达目的地后找哪些单位，同哪些人联系，干些什么工作，需要带些什么参考资料和文件等等。
（4）和对方秘书部门取得联系，确定具体活动（如会谈、约会）的时间和地点。
（5）在制订出差行动计划时，要考虑到领导的健康状况，在时间上既要安排周密，又要留有余地，可酌情安排参观。日程表制定好并得到领导认可后，要一式四份，出差领导、秘书、出差领导家里及单位办公室各需留一份。以上各项，都应具体列出，逐项落实。
四、车、船、机票的订购
在出差路线、日程和交通工具确定之后，就要订购车、船、机票。需注意如下几点：
（1）要注意使用最新的时刻表。
（2）要注意留出一段机动时间，以便有充裕的时间换车或应付交通堵塞。
（3）要按照管理公务出差的有关规定，按领导的职级购买相宜等级的车、船、机票。
五、领导住宿安排
在出差期间，若对方招待安排住宿，则按对方安排办法。不然，秘书就要妥善进行安排。住宿安排的要求：
（1）要交通方便，以利领导进行公务活动。
（2）要设置齐全，如电话、会客室、卫生间等。
（3）房间位置较好，空气新鲜。
（4）楼层不要太高，以有电梯通达为限。
妥善地安排领导的住宿，一方面有利于领导工作，另一方面也有利于领导的身体健康，以保证出差任务的顺利完成。
六、如何准备领导携带用品
领导出差携带物品的准备工作，秘书不得马虎。
（1）要带齐公务用品。如名片（比平时要多）、必要的资料、文具用品、访问地图、差旅费、照相机、录音机、空白录音带、小型计算器等。
（2）带齐生活用品。如洗换衣服、盥洗用具、眼镜、手帕、领带、常备药品、钱包、皮夹等。
（3）带齐有关证件、相互交换的小纪念品等。
（4）要认真检查携带品，让领导确定，若有遗漏，马上补充。
七、领导出差前秘书事务安排
领导出差之前，秘书应提醒领导将其外出期间的工作，做一些安排。
（1）秘书对下属已请示的事主动催询批复，应过目的文件或应裁决的事件，应请领导出差前过目和决断。
（2）应通知有关部门，领导将出差一段时间，有无要事请示领导，以免领导出差后要事难决。
（3）领导出差期间，应安排代理人并予以授权，以便代行管理，维持组织活动的正常运转。
（4）随同领导出差的秘书应与留在单位的同事约定联络方式，长途通话的时间，以便领导出差期间与本单位保持密切的联系。
八、领导动身当天秘书应做的工作
（1）安排送站的车辆。不论领导是从单位走还是直接从家里走，秘书都要安排好送站的车辆。
（2）检查所坐的车次或航班。秘书最后检查一下火车或飞机的运行情况，特别是飞机因气候不佳而误点的情况经常发生。如果是乘飞机的话，一定要向飞机场方面询问一下当天的航班情况。
（3）检查是否有遗漏。动身之前，一定要再仔细检查一下领导是否有什么东西忘记带了，如果有，迅速补上。
（4）通知好对方。起程之后，或把领导送上火车或飞机之后，就要立即打电话通知对方接站的时间。特别是在改变原定的车次或航班的情况下，一定要将新的变化告诉对方。
九、领导出发后的联络工作
领导出差出发后，留在单位的秘书要做好有关联络工作。
（1）打电话联络领导的访问地（出差目的地），告之“领导何时出发，预定何时到达”。
（2）若领导没乘上预定班次的火车或飞机时，应赶紧通知访问的对方。
（3）领导出差期间，凡本单位内所发生的事情的经过和结果，秘书都要记录下来。遇有紧急情况，应马上与出差的领导联络。
（4）秘书部门要帮助领导出差期间代理负责人了解工作事项，避免工作脱节。
十、领导考察，随行秘书的服务工作
领导外出考察，随行秘书要做好服务工作。
（1）要做好思想、资料和物质方面的准备。要弄清楚考察目的、内容、指导思想、考察对象、程序、时间安排等。要准备好有关资料，包括考察对象的基本情况、主要经验教训、主要特点、领导班子成员的姓名、主要负责人的简历等。还要做好物质准备，包括办公用品、生活用具、必备药物、经费。若用专车，还应关照司机，提前修好车辆，并准备好备用器材。
（2）在考察中，随行秘书要多观察，多思考，多分析，要善于从现象中捕捉具有典型意义的经验。对领导提出的问题和对象的解释要及时记录，现场解答不了而又比较重要的问题，事后要找有关人员了解。在领导听汇报、开座谈会、调查研究时，要认真详细地做好笔记，对一些重大问题要认真核实，写出专题经验或资料。
（3）考察后，要及时整理写好考察报告初稿，提请领导审定，并及时了解考察报告中所提出的问题的解决落实情况。
十一、领导返回时的迎接
领导返回时，秘书部门要做迎接工作。要在领导回来的前一天，问明其返回的交通工具、班次、号码，通知有关部门，调度车辆。迎接领导前，先打通电话向访问地致谢，顺便询问领导的状态、行李数量。领导归来时，秘书部门要派人前往车站、码头或机场迎接，帮拿行李。随行出差的秘书在回本单位后，要准备撰写出差时的报告。若此期间有紧急文件，应马上送呈领导，等候裁决。
十二、出差回来后秘书应做的工作
随领导出差回来之后的第一件事就是要把给对方的感谢信发出去。如果自己与领导一起出差，也可以自己的名义向对方的秘书表示感谢；如果自己没有与领导一起出差，则要以领导的名义来写感谢信，但是，即使是如此，也不能只打个电话就算了，一定要写成书面的感谢信。
然后，应该写出出差总结报告。总结报告主要是把出差的经过和结果写出来，交给有关部门传阅。出差总结报告，各单位一般都有统一固定的格式。如果秘书与领导同行，就根据自己的记录和参考领导的谈话记录来写总结报告；如果秘书没有与领导一起出差的话，则要先听听领导的介绍后，再写总结报告。
再次，要报销差旅费。秘书应将车票、住宿费等费用列出来，填好报销单，如果还有其他额外支出，也要写成支出报告，请领导核实之后，送财务部门报销。
