一、接待来客
当有客人前来，秘书应注意以下几点：
（1）立即停止工作，有礼貌地招呼客人。遇到身份高、年事高的来客，可以起立，点头微笑致意、招呼。
（2）如客人需要其他部门接待，秘书可向客人指示部门名称、路线、方向，还可向该部门电话告知有某位客人将前来。如秘书有时间，路线又曲折，可引导客人到达目的地。
（3）如需客人等待一下，可请他坐下。如需较长时间等待，要为客人端上一杯茶，还可给他一些报纸、杂志，以免无聊。如客人想打电话，就指明电话所在，了解他是否会使用。在客人打电话时，秘书应离开客人身边。如果客人与秘书聊天，应注意不说本单位的短长和涉及保密性的事项，要限制在轻松、无关紧要的话题内。
（4）当上级准备会见客人时，秘书需告知客人：“××（经理）在里面，请进。”如上级第一次与客人见面，秘书应陪客人进入上级办公室并作介绍。不必一一介绍，只要介绍该团体负责人即可。
二、引导客人
客人到达，秘书要将客人引领到办公室等处。引导包括以下几个方面：
（1）引导前，应将桌子上的文件收起来，重要的还须锁起，以防他人翻阅。然后有礼貌地招呼客人同行。
（2）引导途中，秘书应走在客人右侧约1米处，步调应与客人一致，不可只顾自己前行，也不要停下来与他人聊天攀谈，更不许说笑打闹。可视与客人熟识程度进行寒暄、交谈，以示友好，热情。
（3）在上楼梯、拐弯时，要伸手向客人示意。
（4）乘电梯前，须向客人说明“在×楼”，电梯门打开请客人先入内，然后秘书跟入，按楼层开关。在电梯内，秘书切忌两眼直盯客人，眼光应朝别处注视。当电梯停稳后，向客人说明“×楼到了”，电梯开门后，让客人先跨出电梯。
（5）到达目的地后，向客人说明“这是××（经理）办公室”，先敲门，然后轻轻打开门。如果门朝里开，秘书应先入内，把住门，侧身请客人入内；如果门朝外开，则应请客人先入内。
（6）将客人引至上座，或由上级安排座位，如上级未到，秘书可对客人说：“请坐，××（经理）马上就到，请稍候。”
（7）客人如有外套、帽子、雨伞等物，秘书可取过放于衣帽架或明显处，并向客人说明：“×先生，您的外套挂在这里。”
（8）为客人端上茶。当上级与客人见面后，秘书即退出，可正面倒走一两步，然后再转身走出门外，轻轻关上门，并挂上“会客中”的牌子。
三、秘书端茶的艺术
上级与来客会晤中，秘书应在适当的时候送上茶水，如茶、咖啡、冷饮、饮料等。进入会客室先叩门，听到“请进”后，推门进入，道声：“对不起，打扰了。”茶水应放在大盘中，置于客人面前或身旁的茶几上。端茶时，应双手从客人左边送上，杯耳朝客人右边，并微笑着说：“请用茶。”茶杯须干净、无缺口。然后，用目光探问一下来客，看看有什么事要自己办。退出时，将门轻轻关上，在走廊中脚步也要尽可能轻。
四、如何打断上级会客
当上级正在会客，有其他事项需上级亲自处理时，秘书可打内线电话或写上字条，带上客人名片给上级，或口头向上级禀报。为防止客人无故占用上级过多时间，秘书可事先告知客人：“经理20分钟后有个会议。”也可打内线电话询问经理是否需打断谈话、中止会客。如有需要，走进会客室，告知上级：“开会的时间到了。”“现在该开始下一个约会了。”也可事先与上级商定打断、中止谈话的时间与方式。
五、如何处理会客中又来新客
秘书在接待客人中，往往会有其他客人不期而至，秘书应该注意以下事项：
（1）应有礼貌地上前招呼，并向原先的客人说明情况，请他稍等，并为此表示歉意。
（2）如果需由秘书本人接待的新客，且时间较长，又不便让其听到自己与原先正在接待的客人的交谈内容，则可安排到另一个房间内，请他稍候，或告诉他大约要等候的时间。并为客人端上茶，拿出报纸、杂志让客人消遣，表示歉意后离开房间。应注意，对新客的安排，不能过于耽搁时间而让原先客人久等。
（3）回到原先客人处继续交谈，并为交谈的中断、让他等待而再次表示歉意。
（4）如接待新客需花很长的时间，而原先客人的交谈也需很长时间，没有可能接待新客，就应该向新客说明情况表示歉意，约定另外合适的时间再见面，并有礼貌地送客。
（5）如果新客与原先客人出自同一原因、同一事项前来，所谈内容完全一致，秘书可以通过介绍让双方客人认识，一起进行交谈。
六、迎接远方来客的艺术
在公务活动中，常有远客从外地来，需接待单位到机场、车站或码头迎接。秘书须注意以下事项：
（1）以热情有礼、周到妥帖的态度做好迎客工作，使客人有“宾至如归”之感。
（2）准确掌握客人到达时间。必须在客人下飞机、下车或下船之前到达机场、车站或码头等候客人，不能让客人等候甚至空等。
（3）事先准备妥善交通工具及住宿处。客房规格应根据客人所定规格和预算进行安排，如住宿费用由客人自己承担，则事先须了解客人的要求，征得同意后安排。
（4）接应牌。机场、车站和码头客流量大，为方便寻找客人，应事先制作接应牌，上面写明客人的姓名、所在单位、省市、出席活动、会议的名称、接待单位名称，字迹端正，字体要大，容易看清。
（5）接到客人，如事先互不认识，应再核对一下，以免搞错。与客人见面，应表示欢迎、问候，并握手致意。接着向客人作自我介绍，还需将其他接待人员一一向客人作简单介绍。如果对方是应邀的重要客人，应由本单位同等级别的上级迎接。当上级因故未能前往，由副级上级或秘书作代表时，应向客人说明理由，致以歉意。
（6）客人所带箱包、行李，须主动代为提拎，但不要代背女客随身小提包。客人有托运的物件，应主动代为办理领取手续。
（7）招呼客人上车，要让客人先上，然后自己再上。在车上可与客人寒暄，解除客人的拘谨、紧张，并向客人介绍有关活动、会议和事务的情况，如背景资料、筹备过程、日程安排等，告知其住宿地点。也可以与客人作轻松、愉快的谈话，如介绍本地风光等。
（8）到达住宿地，秘书先下车，在车门旁等候客人下车。入内办理住宿手续，领取钥匙，带领客人进入客房，向客人介绍该住处的设施、服务等方面情况，询问客人有什么要求，察看房内设施还有何处不妥需予以解决并与宾馆联系。
（9）客人安置后，秘书不要久留，尽快让客人休息。
（10）约妥下次见面的时间、方法等。
七、如何送别远客
秘书在送别客人时应注意：
（1）及时为客人代购返程的车、船、机票。问明客人所需的车次、航次、航班及其他要求。如果客人的某些要求无力满足，要向客人说明道理，与客人商量办法，妥善解决。如果实在无法为客人代购返程票，应立即告诉客人，说明理由，以免客人临时措手不及，延误时间，并恳切地向客人致歉。
（2）客人即将离开前，秘书可在前一天或当天到客人住地进行话别。话别态度要真诚、热情，气氛要融洽、欢快。秘书还应询问客人还有什么事要自己帮助解决。在话别中，秘书还应谦虚地说：“招待不周，请多多原谅，有什么不当之处，请提宝贵意见。”并希望客人以后有机会再来。
（3）秘书应到车站、码头或机场为客人送行。与客人握手告别后，应等火车、轮船、飞机启动后再离开。如秘书有紧要公务，不能花费很多时间，需提早离开，要向客人说明原因，并致以歉意，握手告别。
八、如何会见客人
会见在国际上又称接见、召见或拜会、拜见。主人会见客人或身份高者称会见，身份低者称接见、召见；客人会见主人或身份低者称拜访，会见身份高者称拜会、拜见。在接见和拜会后的回访，称为回拜。我国则统称为会见。会见的内容有礼节性的、政治性的和事务性的。
（1）礼节性的会见时间较短，一般在半小时左右，话题较为广泛。
（2）政治性的会见一般涉及双方共同利益，共同关心的重大问题，如双边关系、国际局势等。
（3）事务性会见一般涉及外交事宜、商谈业务等。
主人方对来宾一般应根据对方身份、来访目的，安排相等的负责人会见。来宾也可根据本人身份及双方关系、业务性质，主动提出拜会主人方某些负责人。一般而言，礼节性会见由身份低者去见身份高者，来访者去见东道主。
九、会见座位的安排
会见座位安排在会客室、办公室或其他场所。会见双方一般分两边而坐，主宾坐在主人的右侧，其他客人按礼宾次序坐在主宾一侧，主方陪见人坐在主人一侧。译员和记录员安排坐在主人和主宾后面。主宾双方也可穿插坐在一起。当会见礼仪程序中有简短、赠礼、合影时，按我国习惯在会客室会见。
十、会谈的安排
会谈是双方或多方就共同关心的重大问题交换意见，也可以洽谈公务和具体业务。会谈的内容较为正式，政治性或专业性较强。双方会谈常用长方形、椭圆形或圆形桌，宾主相对而坐，以正门为准，主人占背门一面，客人面向正门。主谈人居中，第一副谈居主谈的右侧，第二副谈居主谈的左侧，以此类推，宾主双方人员各自左右排开。译员居主谈右侧，记录员安排在后面。如参加的人少，可采用会见座位的方式安排。
十一、会见、会谈程序如何安排
会见、会谈的程序如下：
（1）来宾提出会见要求后，将要求会见人的姓名、职务及会见的目的向会见人作报告，及时将会见的时间、地点、主方出席人、具体安排及有关注意事项通知对方。如因故不能接见，应婉言解释。
（2）准确掌握会见的时间、地点和双方参加人员的名单，及早通知有关人员做好准备。主人应提前到达。
（3）会见、会谈场所要安排足够的座位，如双方人数较多、厅室面积大、主谈人声音低，还要安装扩音器。会谈桌上事先排好座位图，现场放置中外文座位卡。
（4）当被接见的来宾到达，主人应热情迎候，可在大楼正门，也可在会客厅门口。如果主人在会客厅门口迎候，应由工作人员代表将客人引入会客厅。
（5）需合影的话，应安排在宾主握手之后，待合影毕再入座。合影时，如人数多，应准备架子。合影图可事先排好，一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列，两端由主方人员把边。
（6）会见结束，主人应送至车前或门口握别，目送客人离去后再退回。
（7）领导人之间的会见、会谈，除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员安排就绪后均应退出。如允许记者采访，只能在正式谈话开始前的几分钟，然后全部离开。会见、会谈过程中，其他人员不能随意进出。
（8）会见时招待用的饮料，我国一般只备茶水，夏天加冷饮。会谈时间过长，可适当上咖啡或红茶。
