认真负责地做好会议的准备工作，是开好会议的基本保证。会议的前期准备工作，大致包括以下一些内容。
一、确定会议名称、时间、地点
1.确定会议的名称
任何会议都有名称。名称一定要与内容相符，妥帖恰当。确定会议名称，通常有这么几种情况：
（1）用通称，如办公会、常务会、常委会，党政机关和企事业单位一般以此为例会。
（2）用组织名称代替会议名称，如党的各级代表大会、各级人民代表大会等。
（3）用参加人员的职务命名，如省长会、市长会、厅（局）长会、厂长会、校长会，等等。
（4）根据会议内容确定，如经济工作会、计划工作会、农村工作会、教育工作会，等等。
2.确定会议的时间
会议召开的时间是由机关、单位的领导人员确定的，也有的是秘书办公室提出建议意见，由领导来决定的。会议时间长短应根据会议内容来考虑，安排会期应按照宜短不宜长的原则，能一天开完的会，就不要勉强拉长到两天、三天。
3.确定会议的地点
会议地点和开会场所，要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑。一般参加会议的人数要与会场的容量大体相当。会期较长和有外埠人员参加的大型会议，除考虑会场情况外，还要考虑与会人员的食宿问题，如宾馆、饭店的容量以及与会场的距离等。一般人数较少的小型会议，如座谈会、汇报会、协调会等可安排在本机关、本单位的会议室召开。至于本机关、本单位定期召开的例会，如办公会、常务会、常委会等一般都有固定的会议室，就不需要专门安排了。
二、确定会议筹备机构和筹备人员
召开大中型会议需要组织专门班子进行筹备，一般的会议筹备机构也就是会议期间的工作机构，它的名称大多称为秘书处或会务处。秘书处、会务处下面一般又分设会务组、资料组、生活组、保卫组等。有的会议还要设组织组、宣传组等。这些小组在大会秘书长或秘书处、会务处负责人的领导下分工负责，密切配合，共同承担会议的组织服务工作。
至于小型会议，则不需要组织专门的筹备机构，由秘书办公室负责承办即可。
三、安排议题的原则和方法
1.安排议题的原则
（1）提交会议讨论的议题必须与所开会议身份相适应，也就是说，提交会议讨论的议题，一定要是该会议能够讨论批准的。那种局部性的下一级会议可以解决的或者个别领导就可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论。如果事无巨细，统统提交上级会议讨论，那么上级机关的领导就是整天泡在“会海”里，也将应接不暇。
（2）提交会议讨论的议题，除特殊情况外，要有简要的文件或汇报提纲，汇报提纲应当开门见山，有针对性，对存在的问题和准备采取的措施，应当提出具体明确的意见。汇报提纲一般不要超过3000字，并应在开会前几天发给需参加会议的人员阅读，准备意见。除特别紧急的以外，临时提出的议题不要仓促安排讨论。
（3）提交会议讨论的议题及文字材料，必须事前经过领导审批和专人对内容及文字审核把关，否则不能安排会议讨论。
（4）每次会议议题的选定、安排，均应请主管领导审定。
2.安排议题的方法
安排例会议题有不同的做法，归纳起来不外乎几大类：
（1）主管领导临时确定议题，由会议秘书向有关部门搜集文件，准备资料。
（2）待讨论的问题很多，文件也早已有所准备，只是一次两次会议讨论不了，有个先讨论什么后讨论什么的问题。这时，秘书就要根据轻重缓急和当时情况提出建议。
（3）由会议秘书事前收集议题，“找米下锅”，询问各主管方面有无需要拿到会议上讨论的事项，然后加以安排，有的在一周以前，甚至在一月之前就把要讨论的问题摆出来排队，列成议程表，提交领导确定。
这三种做法，前两种较为实际，后一类可以作为补充和参考。这是因为由秘书临时找来的议题，很难做到合乎实际。即使是经过了有关领导过目，由于情况变化，很少能完全按预定议程进行讨论，甚至根本就不能按预先安排的议题进行讨论。但是，秘书会前收集议题，并提出议题排列的初步方案，是应努力去做的。
不论采用哪种做法，任何议题的最后安排都应请领导定夺。
四、安排议题应注意的问题
安排议题应当注意以下问题：
（1）一次会议议题不能安排过多或过少，一般以安排一个主要议题和一两个小议题为宜。安排议题过多，与会人员无法充分发表意见，或者讨论不完；过少则不能高效率地利用时间。要估计到每个议题所需讨论的时间，合理分配，为保证会议既能充分展开讨论又能高效率地利用时间打下基础。
（2）应当尽可能地将同类性质的议题同时提交一次会议讨论。也就是说，一次会议如果有两个以上议题的话，那么，它们的内容最好是相近的，由于性质相同，互有联系，所以便于讨论，节省时间。
（3）可以准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。
（4）手头要多掌握一些议题，宁肯储备待议，也不要“找米下锅”。当然，也不能储备太多。
五、提名与会人员
什么人应当参加会议，同安排议题一样，决定权在领导。秘书在接受委托以后，可以提出参加会议的参考名单供领导选择、决定。
什么人应当参加会议，在大多数情况下是固定的。就是说，当领导机关在决定召开某种会议时，其大部分的与会人就已确定，会议工作部门照发通知就是了。
但是，在不少情况下仍需要会议工作人员提出与会名单，送主管领导审定。因为，一般说，每种会议都需要适当数目的有关人员列席。
对一些没有固定与会人的会议，例如“民主人士座谈会”、“知识分子座谈会”，还有一些大型的“报告会”、“传达会”等，会议工作人员须根据领导机关的原则指示和要求，全面考虑后提出与会人员名单，请领导确定。如果领导自己拟定与会人名单，会议工作人员可以提供有关资料或者提出补充意见，供领导参考。一般说，对于征求意见的座谈会，宜请各主要有关方面的人员出席，以便集思广益；对于讨论某一专题的会议，宜请专家和在这一方面有实际经验的工作者出席；对于纯纪念性的会议，可请一些有名望、有影响的人物出席。
提名与会人员名单是一项重要的工作。如果由于工作人员的疏忽而造成差错，将会给领导工作造成不良影响，甚至在政治上犯错误。比如漏提应当与会的人，就无意中剥夺了他参加会议的权利，会使他的工作受到一定的损失。如果说这是一种重大差错的话，那么把不应参加会议的人召集来参加会议，就可能造成更大的错误。这是一项政治性极强的工作，不允许有丝毫的疏忽。
要做好与会人员提名工作，关键是熟悉各部门的业务和各位领导的工作安排，必须掌握情况。为此，应该做好以下工作：
（1）多看些文件，例如部门的请示报告、业务资料，等等。
（2）会议工作本身就是熟悉情况的良好机会。会议上有文件，有讨论，有决定，每次有不同的与会人，会议工作人员由于工作条件可以全部或大部分知晓这些情况，只要留心就行了。
（3）请干部部门提供情况。比如从组织部门定期编制的干部名单摘记新情况。
（4）应当随时掌握领导的活动情况。
六、会议文件的产生、审核和分发
1.会议文件的产生
会议文件是一种非正式文件，是正式文件的基础和草稿，是提请会议讨论的客观对象。会议文件包括会议正式文件、会议参考文件、会议阅读文件等。会前能否准备好文件，特别是准备好会议的主要文件，对开好会议有着至关重要的影响。大中型会议一般事先均组织一个文件起草小组，专门负责文件起草工作。日常会议的文件，主要应由各职能部门起草。
2.会议文件的审核
为了确保会议文件的质量，提高会议效率，会议秘书部门应于会前对有关部门报送的会议文件进行初步审核，然后向领导提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。如果认为文件尚未成熟，应经主管领导同意后，退有关部门进一步加工、修改。
在初审会议文件时，应把握几条原则：
（1）各部门提交上级会议讨论的文件，必须事先经过调查研究，符合实际。
（2）提交会议讨论的文件，凡涉及有关部门和地区的，各有关部门和地区必须事先进行会商，广泛征求意见，取得一致意见；经过会商意见仍不一致时，可加以说明，在会议上将分歧意见如实汇报。凡未经会商的文件，一律不予安排。
（3）提交会议讨论的文件，应中心突出、开门见山、观点明确、事实准确、条理分明、语言简练。凡不符合上述要求的提交会议讨论的文件，应进行文字方面的加工修改。
3.会议文件的分发
发文件时应注意，尽量避免把许多文件堆到一起同时发给与会人员。
日常工作会议和一些大中型会议的文件，秘密程度比较高，要按照编号分发。这样做有利于与会人员按照会议或会议进程有针对性地阅读文件，提高工作效率。如一次会议发几个文件，每个人员拿到的文件上的编号应是一致的。这样有利于文件的管理和收退。可以在文件上加盖与会人员姓名章或在文件上写上与会人员的姓名，按人装封投送，封上应加盖密封章和限时章，同时要完善签收手续。内容重要又比较急的文件，应派专人递送。特别重要的文件还采用回执办法，与会人员收到文件后，在回执上签字，退回发文机关。
七、会议通知、报名和报到
1.会议通知
与会人员提名确定以后，要及时发出召开会议的通知。除日常工作会议外，对大中型会议应发书面通知，尽量不用口头或电话通知，因为后者有时会发生差错。
（1）各项会议通知，必须简明扼要并应具备8个要素：会名、内容、开会时间、日期、地点、参加人员范围、入场凭证、报到时间和地点。代表必须携带的文件或其他特殊要求，也应写入。
（2）应先落实会场，后发通知。有的部门开会，会场未定或者未最后落实，就急忙印发通知，结果因会场落实不了，只得又发补充通知。为了做到心中有数，要对附近的主要会场、招待所的数据资料，包括可容人数、会场座号排列、招待所房间数等基本情况了如指掌。
（3）时间要具体。有的会议通知只写某月某日，使参加会议者接到通知后，苦苦琢磨，甚至因此没能准时到会。所以，会议通知应写明某月某日上午或下午某时某分开会。
（4）会议对象要考虑周详。会议开到哪一级，哪些单位派什么人参加，会议过程中是否需要扩大听报告范围等，在起草会议通知时都要作周密考虑。该参加的，方方面面都不要遗漏了。有时需通知顾问、巡视员参加；有时得让离休干部参加听报告；有时要通知记录人员参加。如果是代表会议，在发出通知前还要就代表分配名额、各方面的比例、代表条件和产生的方法等，专门发出通知。会议通知应写明出席对象、人数、职务，切忌含糊不清，把出席范围笼统写成“有关负责同志”，使人不得要领，或在理解上产生歧义。
（5）有时，为了让与会人员充分做好准备工作，在正式通知之前，可先发预告性通知。这样，与会人员尤其是担任一定职务的秘书，可以合理安排好本单位、本部门的工作，做到心中有数。
2.报名和报到
（1）报名，指与会人员通知召集单位能否到会。接到与会人员的报名后，会议工作部门应当为其做好必备工作，如制发证件、排列座次、准备文件、安排食宿和交通工具等。报名一般采用邮信、电话、电报等形式。许多会议的与会人员不是指定某个人，因而与会人员经常发生变化，如召开县委书记会，原定出席会议的书记生病，临时改换一位副书记出席，此时应及时报告会议秘书处。会议秘书接到更换通知后，应立即做好相应的修正工作，如换发证件、调配住宿等。有些会议不需要报名，如大型报告会、机关办公会等一些日常工作会议，如不能与会，应事先请假；若能够参加，也不用报名。
（2）报到，指与会人员到达与会地点，并告知会议秘书部门。报到与报名是两步手续，已报名的与会人员因故不一定报到，来报到的与会人员也可能事先没有报名，会议秘书应掌握这种情况。报到方式，一般应是本人持会议通知亲自报到，特殊情况也可允许其他人员代劳。报到时，会议秘书应将事先准备好的文件袋（包括文件、证件、餐券和会议用品等）发给本人，同时，注意登记到达时间和随从人数、情况。要随时掌握报到人数，发现该报到而未及时报到的，应抓紧催促，保证其按时参加会议。一般有外埠代表参加的会议，报到的手续是必需的。
八、会议编组和会场布置
1.会议编组
召开大型会议，与会人员提名确定后，在发会议通知的同时，要对与会人员进行编组。
（1）编组目的。编组的目的是为了进行小会活动和分组讨论问题。大会的许多具体工作都是在小会中进行的，小会常常穿插在大会之间进行，是大会的补充。其实，许多重要议题，一般都是先经过小会的充分酝酿和讨论，然后再拿到大会上通过的。因此，又可以说小会是大会的基础，是大会讨论议题的准备阶段。
（2）编组方法。编组有几种不同方法：代表大会多是以代表团为单位编成若干小组；一般大会可以以区域为单位编组（一组或几组），也可以以专业为单位编组。
2.会场的布置
会场布置也是一门学问。不同的会议，会场布置有不同的形式，要能反映会议的中心内容。庆祝大会会场要有办喜事的气氛，但又不可显得庸俗；座谈会会场要显得气氛和谐；报告会会场则一般要简单朴素。
会场布置的一般规律是：各种代表大会会场和其他大型会议会场，应有主席台，与代表席成面对面形式，讲台应在主席台和代表席之间面向代表席，以便主席团主持会议。现在多数做法，不管大型还是小型的会议，一般不使用讲台，报告人在主席台自己的座位上讲话。但组织代表发言的会议和不设主席台的会议，仍需设讲台。
中型会议的会场，一般设主席台，但要求与代表席距离近一点，用一条桌子置于面对代表席的地方（可以略高于但不必过高于代表席）就行了。几十人到几百人规模的会议都可使用这个办法。
不论布置按哪一种形式，都必须注意：
（1）要靠拢起来，一方面表现和谐气氛，另一方面适宜于讨论问题。
（2）要使主席面向大家，如规模不大，应尽可能避免大家有向背现象。会议工作人员应当特别注意，有多少人参加会议，就摆多少椅子（可以稍多几把），摆椅子过多，与会人员总是谦虚地向后排坐，容易把会场拉得很分散，不符合靠拢和便于讨论问题的原则。
座谈会的会场形式可以更随便一些，摆桌子或不摆桌子均可。
会场是否悬挂国旗，是否悬挂横幅、张贴标语，应根据会议内容和情况需要提出建议，在得到领导的同意后执行。
九、座次排列和证件制作
1.座次排列
召开会议，排列座次是必不可少的。尤其是大中型会议，须以此来保证开会的秩序。
会场座次，面对主席台来说，有前后左右之分，因此，要合理地排列。各类大型的代表大会，可考虑按笔画排列先后，先按代表团（或地区）名称的笔画排列大的座次区域，再按代表小组（或地区）排定小的座次区域，然后按人名的笔画逐人排列（也可以不分区仅按姓氏笔画排列）。采用这种方法时，应注意以下几点：
（1）代表团的座区尽量不要横宽而要适当的直长，这样，就可使一个代表团具有从前到后的若干排座位。
（2）候选或列席代表的座位，应排列在正式代表位置的后边。
（3）对一些老、弱、病、残代表和代表团组的主要负责人，可予以照顾，排在便于出进走动的位置。排列座次还可根据具体情况采取其他方法。座次排定后，应报领导审定。
凡是固定座次，应在出席证和签到证上注明座号，或者在会议桌上摆置签名簿，并同时印制“座次表”发给与会人员，与会人员第一次入场时，会议工作人员应作适当的引导。
并非所有的会议都要排列座次，多数会议可自由就座，这要视情况而定。
2.证件制作
召集开会，应视必要制发证件。一般说，制发证件只限于大型的重要会议，而通常的小型会议，不必制发证件。
（1）证件类型。证件的种类一般有出席证（或代表证）、列席证、来宾证和签到证，这四种证件都是参加会议的证件。另外还有会议工作证、记者证等，这些证件是工作证件。
会议证件表明一个人的身份和权利，比如持出席证者不仅能参加会议，而且有表决权；持列席证者虽然能到会，但没有表决权；持会议工作证只能是大会工作人员，有时还有工作区域的限制。证件有四个作用：一是证明身份，二是为了会议安全，三是为了统计到会人数，四是为了维持会场程序。
（2）制证要求。制发证件，应视具体条件“因地制宜”，不可都追求一律。有些会议不排座次，就不必搞座号。有些大型会议，可以搞普通的入场券性质的证件，而对于一些重要的开几天以上的大型会议，不但要有正规的证件，而且要在证件上贴本人相片，加盖钢印。
（3）证件形式。证件的形式，应当反映深刻的会议内容，做到美观大方、朴素适用，切忌华而不实、低级庸俗。证件不必定形，可以根据上述要求设计各种式样，不妨“百花齐放”。
