办公室或会议秘书处应协助领导做好会间的各项组织服务工作，以保证会议的顺利进行。会议进行中的具体工作主要有以下几个方面。
一、签到、引导就座
1.签到
签到，是与会人员到会时的第一件事。
（1）方法。签到有各种办法：一种是簿式签到，与会人员入场就在会议工作人员预先准备好的签到簿上签署自己的姓名，表示到会。这种簿子利于保存，有纪念意义，但只适用于小型的会议，参加会议的人多了将会在会场门口形成拥挤现象，以至于秩序混乱，影响会议按时进行。另一种办法是利用如前所示的签到证卡片签到，它可以避免上述弊端，适用于大、中型会议。卡片签到是将印制好的证件预先发给与会人员，与会人员入场交出一张卡片就行了。卡片签到也有两种办法：一种是签名的卡片，与会人员要在卡片上签上自己姓名才能入场；一种是不签名的卡片，由卡片上的固定号码代表出席人的姓名。重要会议使用的都是签名卡片，上面也印有证件号码或座次号码。
（2）目的。签到的目的：一是凭证入场；一是统计到会人数。统计到会人数，是一项急促而又细致的工作。领导往往在开会之前的一两分钟就向工作人员要到会人数和缺席人名单，这就需要会议工作人员以最快的速度统计出来，并且不允许发生差错。
2.引导就座
日常的小型会议，与会人员一般都有自己的习惯座位。但多数会议需要与会人员按照会前安排好的座位或区域就座。召开大型会议，为了方便与会人员尽快就座和保持会场程序安静，都需要采取某种方式引导座位。比如，在会议厅召开的大中型会议，一般都采用对号入座的方式或是将会场划分为若干区域，以地区或部门行业为单位集中就座；根据不同情况，有的也可采取随便入座的方式。无论对号入座，还是随便入座，或是划分区域入座，都可以设立指座标志或是由会议秘书引座。有的小型会议也需要与会人员有固定的座次，应在出席证或签到证上注明座号，如果证件上不注明座号或不发证件，可在每个会议桌上摆置签名簿，并同时印制“座次表”发给与会人员，与会人员第一次入场的时候，会议人员应作必要的引导，以便与会人员找到座次。
二、安排发言和会议记录
1.安排发言
召开大会，有的在分组讨论的基础上还要组织大会发言。安排大会发言的决定权属于大会主席团的有关领导。但是，会议工作人员可能被委托先提出意见，供领导审定。
安排大会发言时，应当考虑以下几点：
（1）注意地区平衡。做到在一天的会议里可以听到不同地区的发言，使与会人员更快地了解全面情况。
（2）注意各级领导、主要领导与一般领导的平衡。
（3）注意主题平衡。每人的发言都有主题思想。一方面要安排符合会议精神的主题，以达到鼓励、宣传目的；另一方面也不要过分重复主题。相同内容的发言，不要紧连在一起，最好也不要放在同一天，以免影响会场情绪，减弱会议效果。总之，要把相同内容的发言适当分开，使每天的会议不致让人感到单调。当然，如有实际需要，例如为了加强某种声势，反映某种呼声，还是可以把相同内容的发言集中安排在一起的。
会议工作人员还应做一定的促进工作，主要是要抓紧催交发言稿和掌握发言稿印刷情况，以保证发言稿能在发言前付印妥当并提前送一份给发言人。不是照本宣读的发言，当然不存在催交和印发发言稿的问题，但仍须询问发言人的准备情况，并将发言次序和时间告诉他。
2.会议记录
不论规模大小的会议都应有记录。真实地记录会议的情况，客观反映会议的内容和进程，可以为日后分析研究会议的内容提供依据。因此，会议记录是重要的文字档案材料，也是会议快报、简报、纪要的原始根据和重要素材。
会议记录方法可分为两种：
（1）摘要记录。这种记录采用汉字直接记。各级党政机关的日常会议，一般用汉字作简单记录，但有的地方，有时对此类会议也作详细的记录。
（2）详细记录，要求有言必录，包括发言中的插话等，都要详细记录在案。这种记录有的采用符号速记，有的使用录音设备，会后根据录音整理记录，也有的是速记和录音二者兼用。但有些会议不适宜录音，就只能速记。详细记录一般适用于特别重要的会议。对高级领导的重要发言，应当作速记记录或录音，以便做好传达和文献保存工作。
会议记录要求真实、准确、完整，不得随意增删改动，特别是速记，更要忠实原话，保持风格，段落清楚，文字准确。
三、会场后勤保障和会场服务
1.会场后勤保障
在会场上，秘书部门应同总务部门做好以下工作：
（1）在小型会议会场或大会主席团座位上，适量放些钢笔、纸张，以备应用。
（2）大会进行期间，应适时向会议主持人建议休息十几分钟，以恢复精力，开好会议。在休息时应为与会人员准备休息地点。一般机关召开大会，如无条件，不必搞讲究的休息室，在露天院内散散步也是很好的休息。
（3）会议期间应有饮水等供应。
（4）大型会议、重要的会议，都应在会场内装置扩音设备，如需现场翻译的会议，应在会场装置翻译设备。
2.会场服务
会场服务是在会议进行中的服务，是在情况不断发生变动中的服务，这就对秘书提出了特殊的要求。因此，会场服务人员，特别应当注意以下两点：
（1）要把自己的工作目标和会议的目标统一起来。
（2）要实行集中统一领导。
四、编发材料、整理记录和收退文件
1.编发材料
会议文件一般应在会前发到与会人员手中，但是有些文件，如领导讲话、会议快报、简报及其他会议资料，需要在会中分发。所发文件或资料，如属于收退的，应当在文件右上角写上收文人姓名，收文时要登记，为收退工作创造便利条件。在会中发文，除直接对与会人员发文外，一般性的文件资料，还可在会场每个座位上摆放一份，也可在入场时，由会议秘书在入口处依次将文件资料发到每位与会人员手中。
会议文件资料、简报、快报的撰写印制与日常文字工作要求不同，主要是时限性要求较高，往往限定秘书必须在当天夜间编印出来，第二天早晨分发到与会人员手中。
会中收集资料必须准确、快速、全面。通常采用的办法有以下两种：
（1）把秘书分派到各小组，将有关情况随时加以收集整理。
（2）请与会人员将新建议、新思想及新情况整理成书面材料，送交有关资料人员。值得注意的是，在一天或是一个阶段的会议工作完结后，秘书要及时集中，先将收到的情况进行综合分析，然后指定专人加以整理。由于文件资料的印制常常集中在夜间，因此，对于较长时间的会议，往往需要组织专门的校对员。为了保证质量和时限，校对员一般应做到“一校一读”（即两人先对照原稿唱校一次，再一人细看一遍）；重要文件资料应坚持“两校一读”；特别重要的还应坚持“两校两读”。同时应确保印校人员与主校人员的联系，以便及时解决校印中出现的问题。
2.整理记录
大型会议在进行期间，一般都要印发会议简报或快报。
会议简报内容的来源之一是会议记录，因此，会后及时整理好会议记录很重要。由于现场记录十分紧张，字迹不可能很清晰，而且每人都有一套适合自己的现场记录法，有些常用术语，现场记录时往往简化了，不及时整理，隔时一久，有些问题就搞不清楚了。整理时，一方面要把简化的语句尽可能完善化，另一方面要把多余的“这个”、“那个”等口头禅去掉，尽可能做到语言文字规范化，但是不能更动原意。
会议记录整理完以后，紧接着就要撰拟会议简报。会议简报的文字应当简短扼要，内容应当鲜明突出，可以是某个代表的发言摘要，不论是哪一种，都要选言之有物、言之有理、有创见、有新意的意见或建议，一般性的情况就不一定写进简报。会议简报一般均由大会秘书处印发，应当迅速及时，否则就会失去简报的现实意义，不能达到及时交流情况、反映问题、推动会议向纵深发展的目的。
近年来，出现了一种会议快报的形式。快报是简报的一种更精练的形式，可以说是简报的“提要”，在文字叙述上要求比一般简报更言简意赅，反映实质性的问题和亟须解决的问题（如人事安排等）。快报仅供少数人参考，其最突出的特点是“快”，印发前不送发言人核阅，一般要求上午情况下午整理，白天情况夜间整理，第二天早晨即可印发至领导手中。这样，便于领导及时掌握会议进程，及时指导，同时也减轻了领导看文件的负担。实践证明，快报是向领导及时反映情况的一种较好的形式。
3.收退文件
会议文件在会后多数是要收回的。原因之一是会议文件多属草稿性质或参考性质；原因之二是会议文件多属机密性质，不宜长久存放在个人手里，以免遗失或泄密。然而，由于种种原因，常常不能顺利地收回所有文件。虽然如此，会议工作人员还是要想方设法收回文件。
可以在大会结束前夕开具应退文件的目录清单，发给与会人员，请其会后按清单把文件退回。一旦会议结束，会议工作人员应马上催退，利用一切办法，如打电话等，必要时可以登门“要账”，不断地催退，直到退完为止。对于日常小型会议，比如省、市委的书记会议、常委会议等，可以在散会时要求留下文件，一遍“清洗”，干净利落。个别未到会人的文件，个别催退。
对于机密会议，如果有大量绝密文件分发，还可以采取更严格的办法。比如有的机关就采取了设保密室的办法。在会场设立保密室，给每一个与会人员发一个文件袋，阅读文件时亲自到保密室领取，并在指定的地点阅读，临走时把文件装入文件袋，加以密封交给保密室，下次阅读时再凭证领取文件袋，绝对不准把文件带出会场。如果有人违反制度私自把文件带出会场，以违反纪律论处。这样，会议结束时，文件全部在保密室。当然，这是一种特殊的严格措施，没有绝对必要，一般是不采取的。
五、会议集体摄影
集体摄影是大中型会议组织工作的内容之一。摄影的目的是留作历史资料，载入历史档案。
（1）应根据领导的意图，按照会议的性质，确定摄影的规模和参加范围，并列入会议日程之中。
（2）进行必要的准备。联系好摄影单位和摄影师，必要时可请摄影师察看摄影场地。室外摄影，要根据上午和下午的时间，确定照相机摆放的方向和位置，并根据天气预报和天气变化情况，及早提出更改意见。应当画出摄影安排的平面布置图，对前排就座的领导人，应一一写上名字。其他与会人员进入摄影场地的次序和队列位置，都应编写号码，以避免蜂拥而上，造成混乱。
（3）搞好现场指挥。集体摄影现场组织得好与坏，现场指挥正确与否是一个关键。摄影现场要设一名总指挥，严格按照预定方案统一指挥，无特殊情况，切勿随意改变，以保证大中型会议集体摄影活动有条不紊地顺利进行。
六、会议特殊情况的处理
会议进行过程中，随时可能出现临时变动的情况，如变更日程、改变会场、调整议题、增加与会人员、查阅文件材料，以及其他临时会议。因此，要求会议工作人员要始终在场服务，并根据变化情况，采用应急措施，做好临时调度工作。
召开特殊会议时，除做好上述工作外，还要做好特殊会议必须的一切组织工作。比如代表大会选举工作的组织，包括组织表决、组织投票、计票工作等；比如表彰、奖励会颁奖仪式的组织，包括奖品的摆放、颁奖人员顺序的排列组织等；比如大型集会的现场组织工作，包括队伍的排列、调动，以及保持通信联络畅通和突发事件的处理等。有的会议需要安排集体合影，还应做好坐椅摆放、座次排列、队伍组织等工作。
七、其他服务工作
为保证会议的顺利进行，秘书办公室或会议工作人员还应认真做好各项会议服务工作。服务工作的内容包括：
（1）生活服务工作。妥善安排与会人员住宿、就餐等事项。作息时间、就餐时间及地点，应在报到时通告；如会议需要提前或推迟就餐时间，要根据变动情况及时作出安排；无论大会小会的会场，都应保证饮水的供应。
（2）大型会议可根据需要适当配备公务用车。会议生活组要做好公务用车的管理调度工作。
（3）安排文娱活动。为了调节会议生活，时间较长的大中型会议可以适当安排一些文娱活动。有条件的企事业单位也可自己组织文艺晚会和舞会等联欢活动。
（4）医疗卫生工作。大中型会议人员集中，活动频繁，尤其需要安排好卫生保健工作。可以配备必要的专职医务人员，或指定就医地点；重视饮食卫生工作，避免发生食物中毒事件；搞好会场和住地内外的环境卫生，保持一个整齐清洁的良好环境。
（5）会议的安全保卫工作包括以下内容：①做好住地的安全保卫工作，严格执行进入会场住地的验证制度，要求与会人员加强文件管理，防止丢失。②做好外出活动的安全保卫工作，大型活动应首先探路，确保路线畅通，必要时还应安排公安交通部门予以配合。③对一些有重要领导人员出席的会议，还应采取相应的警卫措施。
