一、会场的服务管理
积极做好会场服务的管理工作，是开好会议的起码条件。对会议工作人员来说，应当按照有关规定，全面做好各种会议、各个会场、各种与会人员的各项会场服务管理工作。各种会议，包括主席团会议、领导小组会议、全体会议、团长会议、组长会议、小组会议、秘书会议和其他各类小型会议；各个会场，包括保证各种会议所需要的一定数量、一定条件的会场；各种与会人员，包括领导成员、与会代表、列席人员、特约代表、各类来宾、新闻记者、秘书、会议服务人员和其他各种有关人员；各项会场服务工作，包括会场布置、主席台安排、会场设备、座区划分、座位次序、生活招待、出入管理、会议用品、电气设备、休息场所、茶水供应、环境管理、会场内外的美化和其他会场服务工作。会址选择要适合会议的性质、内容、保密程度和与会人数、身份、职务、职称的要求。领导成员、与会代表、列席人员，要做到分类定位，按号入座。特邀代表、各类来宾，应该特别尊重。服务人员一定要坚守岗位，各尽职责。会场布置要简朴适用，生活招待要周到礼貌，会场出入要严格管理，会议用品要按需配足，休息场所要预作安排，环境管理要尽力做好。
二、迎接与会人员
会议秘书部门或接待部门接受会议领导部门下达的接待任务后，要尽快掌握需要接待的与会人员人数、身份，包括职务、级别、年龄、性别等。对于外地与会人员，有条件的，可为他们安排好来程交通工具，还要弄清楚他们所乘飞机、火车、汽车或轮船等交通工具的班次、抵达日期和具体时间，及早安排接待人员、车辆，安全、准时接站。同时，要做好各项生活服务准备工作，迎接与会人员的到来。
三、会议食宿安排
1.住房安排
大中型会议由于与会人员多，一般需要租用招待所、饭店、宾馆，供与会人员住宿。选择招待所、饭店、宾馆，除了要考虑到住房、饮食、卫生等条件外，还要考虑到会议室是否够用的问题。安排住房时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件等进行综合考虑，统筹安排。尽量将年老与会人员、身体弱的与会人员、女与会人员安排到向阳、通风、卫生条件比较好的房间，将年轻的身体健壮的与会人员安排到条件相对较差的房间。注意不要把汉族与会人员同生活有禁忌的少数民族与会人员安排到一个房间，对有打呼噜等习惯的与会人员，要妥善安排，尽量不要影响其他与会人员的休息。
2.饮食服务
会议饮食直接关系到与会人员的身体健康。要按照国家有关部门规定的标准，尽最大努力满足与会人员饮食方面的合理要求。认真做好饮食预算、采购、烹调、就餐等工作。要努力调动烹调人员的积极性，优质高效地搞好餐厅服务工作。饮食要干净、卫生、美味可口，尽量照顾到不同口味人的需要。要照顾病号，照顾少数民族与会人员，照顾有特殊需要的与会人员。有条件的可设立病号席、清真席，实行分餐制。对因开会误了开饭时间的人员，应预留饭菜。
3.居住服务
会议租用招待所、饭店、宾馆时，要提高服务水平，搞好居住服务，保持住房、卫生设施清洁卫生、舒适实用。有条件的应设立日常生活用品小卖部、理发室等，开辟活动室、健身房、阅览室。服务人员应热情、周到、文明、礼貌，使与会人员有宾至如归之感。
四、安排领导看望与会人员
与会人员报到后，有关部门应组织会议领导部门的领导到与会人员住地看望，实地检查生活服务工作情况，征询与会人员对生活服务工作的意见。工作人员要安排好会见地点和陪同人员等。这项工作可以体现出会议领导部门对与会人员的关心，也是互相沟通、增进了解、加深感情的渠道，应当认真组织好。
五、会议的财务管理和文化生活
财务管理是做好会议管理工作的重要前提，必须配备干练得力而又坚持原则的财务会计人员。整个会议经费的预算和支出，都必须按照国家规定，根据实际需要，本着勤俭办事的原则处理，决不能违背财经纪律。经费预算，包括会议办公费、文书印刷费、会场租赁费、住房租赁费、伙食补助费、确属必要的购置费和其他符合规定的杂支费。编制的经费预算，必须经过领导机构的审核，报请财政主管部门批准，不能“先斩后奏”。所有的现金报销，都必须按照规定的级别，严格履行审核批准手续。现金收支，也必须严格执行现金管理和会计出纳制度。财务人员有权监督一切经费开支，可以拒付一切不合规定的开支。会议经费的决策，必须如实列报，送请领导审核，报请财政主管部门结算。超过预算支出，必须申明正当理由；违反财经纪律，必须认真查处。只有国家规定准许的特支费，才能按规定报销。所有与会人员，都应按照党和国家的规定，抵制一切违法乱纪的不正之风。
会议的文化生活应该根据会议的日程进度，作出适当的安排，主要内容是文化娱乐和体育活动，具体项目应该尽可能围绕会议的主题，认真加以选择，并应经过领导批准。每个项目的活动时间不可过长。集体参加文化、体育活动，必须加强组织工作，认真作好安排。入场券、座位、交通、出发、返回，都要具体筹划、组织、安排和检查。各项文化活动，都要按规定由本人购票，特殊情况可以免费的，也要按照国家规定办事。至于会议期间的小型文化娱乐和体育锻炼，则应尽可能创造条件，予以满足。
六、会议的交通保障和通信服务
会议的交通保障直接关系到与会人员的集体活动、会议组织的工作需要、特殊用车的批准使用，应该引起高度重视。否则，就不能保证重点，满足需要，从而贻误会议的正常活动，甚至造成开不成会的严重后果。交通保障的主要任务是车辆组织、用车制度、派车管理、车辆调度、租车管理、用车检查和驾驶人员的管理。如果会议住地距会场较远，必须有车辆接送与会人员，那就要按与会人数尽可能组织足够的车辆，以保证会议的需要。对于集体活动用车，因为车多人多，必须加强派车管理、车辆调度、用车检查和驾驶员的管理，保证与会人员按号入座，有序乘车。不敷乘坐时，可以租车。零星用车，必须建立用车制度，规定用车的范围和任务，履行批准手续。至于领导干部用车，则应按规定予以保证。
在信息时代，通信起着越来越重要的作用。为了保证会议同各个方面的联系畅通无阻，保证与会人员远在千里之外仍能对其所领导地区、部门的工作实施领导，在会议期间应做好通信保障工作。通信保障的基本要求是迅速、准确、保密、稳定。要建立或利用纵横交错的通信联络网络，保证会议使用的电话、电报、电传、电子邮件、数据通信电路等畅通无阻。必要时，可装设热线电话。当然，在保证通信畅通时也要注意保密，防止窃听。
七、医疗卫生服务和用品保证
会议的卫生保健，直接关系到与会人员的身体健康，必须建立健全集体生活的各项医疗卫生制度。主要内容包括疾病医疗、食品卫生、饮水卫生、会场卫生、住宿卫生、个人卫生和环境卫生。各种会议都要配备必要的专职或兼职医生，或指定就诊医院。流行性疾病必须免疫预防，年老体弱、急重病人应予特别照顾。所有食品都要符合国家食品卫生法的规定，必要时应采取抽样检查或全部检查的办法，严格进行化验，不得麻痹大意，以免发生食物中毒事件。饮用水必须保证煮沸，会场和宿舍内外必须整齐清洁，餐具茶具必须洗净消毒，被褥必须勤洗勤换，周围环境要打扫干净。个人卫生，要教育与会人员自觉自理，并应创造必要的讲究个人卫生的条件。
要尽力做好与会人员办公用品的供应工作。在与会人员报到后，应发给他们工作需要的文件袋、笔记本和笔等。还要准备一些其他常用办公用品，供与会人员使用。
八、安排与会人员回程事务
有外地与会人员参加的会议，应根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况，及早安排好他们的回程事务。要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意愿。一般情况下要按先远后近的次序安排。要掌握交通工具的航班、车次等情况，同民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系，预订好飞机、火车、汽车、轮船票。届时应安排好送行车辆，派人将外地与会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，还应安排有关领导为与会人员送行。
