当今时代，电话（包括手机）已经普及。由于具有传递速度快、使用方便、失真度小、效率高等诸多优点，电话已经成为人们进行沟通的主要工具之一。然而打电话大有讲究，可以说是一门学问和艺术。职场人士要想实现有效的微沟通目的，必须掌握以下常识。
——选择合适的时间
打电话应遵守“不影响受话人休息、不干扰受话人家庭生活”的原则。一般来说最好是在上班时间打到对方的工作单位。如果是休息时间或节假日电话打到对方家中，应在白天九点以后、晚上十点以前（午休时间除外）。万一有急事必须在上述时间以外打电话，通话后应表示歉意，比如可以这样说：“张先生，实在对不起，这么晚了还打扰您，但事情非常紧急……”
——控制通话时间
用电话与他人沟通，应遵守“微”字原则，即通话时间不宜超过5分钟。如果5分钟内不能完成沟通，应该向对方说明要办的事情，征询对方是否方便，不方便的话就请对方另约时间再谈。
——先整理电话内容，后拨电话
给别人打电话时，如果想到什么就讲什么，往往会丢三落四，忘了主要事项还毫无觉察，等对方挂断了电话才恍然大悟。因此，应事先把要讲的事逐条地整理记录下来，然后再拨电话，边讲边看记录，随时检查是否有遗漏。
——查清号码准确拨号
打电话时拨号必须准确，弄错了应向对方表示歉意，不能一挂了事。电话拨通后应耐心等候片刻，待铃响六七遍后再挂断。否则如果当时对方离电话较远，匆匆赶来后我们已经挂断，这是失礼的，会引起对方的不快和不安。
——多用雅语、敬语、礼貌用语
清晰、悦耳的第一声招呼会给对方留下良好印象，如果是上班时间接电话，应有“我代表单位形象”的意识。接起电话后，我们可以这样说：“您好，某某单位，请问您找哪位？”
如果对方说：“请问张经理在吗？”这时候一般有三种情况：一是正好张经理接起电话，可以这样说：“我就是，请问您是哪一位？”二是张经理在但不是他接电话，接电话的人应该说：“张经理在，请稍等。”三是张经理不在办公室，接电话的人可以说：“对不起，张经理刚好出去了，不能马上回来，您需要留话吗？”如果打电话的人需要留话，应清晰记下对方姓名、单位、回电号码等。
如果我们给对方打电话，沟通结束之前应该说：“谢谢，今后请多指教。”“报歉，在百忙中打扰您！”或者“有事再来电话，再见！”等，彼此恭谨致意，会让双方都感到沟通愉快。
——采取合适的音量和语气、语速
打电话与人沟通时，音量太高好像打雷一样，对方的耳朵必须远离话筒，否则耳鼓膜会受到损伤；音量太低对方听不清楚，只好不断反问：“什么？再说一遍。”由此可见，声音太大太小都不好，适中的声音更容易让人接受。一般来讲，以嘴部与话筒之间保持3厘米左右的距离为宜。此外，在通话时，声音应当清晰而柔和，吐字准确，句子应当简短，语速适中。
——保持端正的姿势
打电话的姿势也会影响声音效果，如果用电话沟通时弯腰躺在椅子上，说话时气流不通畅，传给对方的声音是懒散的，无精打采的。若坐姿端正，发出的声音就会亲切悦耳，充满活力。所以打电话时，即使对方看不见，也应保持端正的姿势。另外，打电话过程中不能抽烟、喝茶、吃零食，否则就是不尊重对方。
——接电话要及时
听到电话铃响要及时接听。通常情况下，在办公室里电话铃响三声之前就应该接起来，响过三声之后，应该表示歉意：“对不起，让您久等了。”如果不及时接听电话又不道歉，甚至极不耐烦，也是一种不礼貌的表现。如果对方因此而生气，会增加沟通的难度。
——电话机旁准备记事本和铅笔
有关研究表明，即使是人们用心去记住的事，9小时后遗忘率也会高达70%，日常琐事遗忘得更快。我们不妨尝试回忆本周前4天晚饭都吃什么了，估计很多人都不会全部想起来。因此我们有必要在电话机旁放置记录本、铅笔，当他人打来电话时，及时记录主要事项。否则的话，到时候措手不及，东抓西找，非常狼狈，而且耽误时间。
——养成复述的习惯
为了防止听错电话内容，一定要当场复述。尤其是同音不同义的词语及日期、时间、电话号码、银行账号等数字内容，务必养成听后立刻复述、予以确认的良好习惯。对于容易混淆、难于分辨的词语要加倍注意，放慢速度，逐字清晰地发音。如1和7、11和17等，如说到日期时，不妨加上星期几，以保证准确无误。
——礼貌对待打错了的电话
有些职员接到打错了的电话时，常常冷冰冰地说“你打错了”，然后狠狠地挂断电话。这是一种不礼貌的行为，也是缺乏修养的表现。正确的做法是告诉对方：“这是××公司，你找哪儿？”如果自己知道对方所找公司的电话号码，不妨告诉他。对于从事业务的职场员工也说，也许对方正是本公司潜在的顾客。即使不是，我们热情友好地处理打错的电话，也可使对方对我们的单位抱好感，说不定就会成为客户，甚至成为公司的忠诚支持者。
——礼貌结束通话
一般由打电话的一方先提出结束谈话，致告别语。对方是长辈、上级、外宾或女性，要请对方先放下电话筒。听到对方放下话筒后才挂电话。放话筒时，一定要轻轻放下。这不仅仅出于爱护电话的原因，而且是对对方的一种礼貌和尊重，同时也为了不影响他人。无论刚才的沟通多么完美得体，如果最后毛毛躁躁“咔嚓”一声挂断电话，则会功亏一篑，令对方很不愉快。
如果来电话的人谈话婆婆妈妈，聊些无关紧要的事情浪费时间，我们可以礼貌地说：“非常抱歉，我要去办一件比较重要的事情，改天再谈好吗？”或者说：“我不想占用您太多时间，我们以后再谈行吗？
