电话交流，虽然对方离你很远，可是就像站在你身边一样。他看不见你的面容，却感觉得到你的表情；他看不见你的行动，却能感觉到你的态度；他没去过你所在的公司，却能知道这个公司的风貌。的确，电话是无形的，但是从传递过去的声音却能够判断出一个公司的实力。
在职场交际中，人与人之间的交流往往是以电话的形式为主的。虽然同在一个公司的同事，也许你们会在不同部门，不同楼层，难免要用电话进行联络。而跟客户的沟通中，绝大部分也都是以邮件或是电话的形式进行沟通的。有些特定部门，像是客服部，就是专门回答客户咨询投诉的，电话沟通就显得更加重要了。通过电话，我们就可以判断出打电话的一方是不是一个有礼貌、温暖、热情和高效的公司。所以说，正确地接打电话，可以在客户面前为我们公司树立一个良好的形象，从而为公司的业务往来奠定好的基础；同时，正确的运用电话的交流沟通，可以避免问题和误会的产生，有利于建立良好的人际关系和工作关系！那怎样接打电话才能达到这样的效果呢？
1.打电话的方法
（1）要查清楚联系人的具体部门姓名和电话号码。
（2）将打电话所要咨询的内容简单地进行整理记录，以防打电话时会有遗漏。
（3）将打电话所需的资料整理备齐，并置于电话旁边，以备查用。
（4）要准备好纸笔，用作记录。
（5）打电话时，要先确认接电话的单位和人。“是某某公司某某吗？”要报出本企业名称和个人姓名：“我是某某公司的某某”。若你所要找的人并不是接听电话的那位时，请接电话人转达。
2.接电话的方法
（1）电话铃响以后要尽早拿起话筒，最好不让电话响超过三声。如果超过，那在接听电话时应该先说一声“抱歉，让您久等了！”
（2）准备电话记录本记录需要记录的内容，报出本企业的名称和部门名称，然后询问对方名称。确认对方身份后，然后向客人致意和打招呼，如：谢谢您经常照顾。
（3）询问对方有什么事情。然后仔细听取电话内容，并做好相关记录。
（4）如果是别人的电话，要迅速转接他人。对方如指名听电话，先说声“您稍等一下”，立即呼唤被指名的人。若对方所找人不在时，可询问对方是否需要转告相关信息，或告知不在原因，何时回来。
（5）对自己无权决定的事情，应该将电话转接给上司。
（6）问对方来电用意，并记在备忘录上。
3.注意事项
（1）遇到打错的电话的时候，不要立刻挂掉，或者粗鲁地吼一声“错了”，这都是没有涵养的表现，会给对方留下不好的印象，也会有损公司的形象。正确的做法是，说声“对不起”然后告知对方打错电话了。如果对方打错了部门，我们可以将对应部门的号码告知对方，或请主机转接所找部门。
（2）打电话时应左手持听筒、右手拿笔。打电话时，难免要做一些文字记录。如果你用右手拿话筒时，需要写字时一般会将话筒夹在肩膀上面，这样稍有不慎，电话就会因为掉下去而发出刺耳的声音，给他人带来不适。所以，提倡用左手拿听筒，右手写字或操纵电脑，这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。
（3）要注意接打电话时的声音和表情。电话语言，必须要清晰、发音准确。同时还要注意说话方式。如音量要比平常稍低一些，因为太大声可能会让对方耳朵难受。如果听不清楚对方讲话时，应礼貌提醒对方稍大点声音讲话。尽量用热情和友好的语气。与此同时，你还要注意你的表情，不要以为对方看不见你就可以随便，微笑是可以通过电话传递的，所以，在打电话时你流露出的微笑并没有浪费，对方是可以感受得到的。
（4）接打电话要保持正确姿势。只有保持正确的姿势，你的发音才能更完美。一般情况下，当人的身体稍微下沉，丹田就会因为受到压迫而导致声音很难发出；运用丹田的发声，不但可以使声音具有磁性，还能使声音显得自然、流畅动听，此外，还不会伤害喉咙导致隔天声音沙哑。
（5）电话最后，要复诵来电要点并进行校对，以确认信息的正确性。电话最后，不要忘记向对方复诵一遍来电的要点，如会面时间、地点联系电话，等等，以防止记录错误或者由听力偏差而带来的误会，确保信息的正确性，提高办事效率。
（6）电话最后要向对方致谢。这是打电话的基本礼仪。客户是公司的衣食父母，不要以为他们只是电话客户，反正不直接面对而认为可以不用这么礼貌。实际上，公司经营状况与客户的来往密切相关。因此，每个员工都应该对客户心存感激，在电话最后向他们道谢和祝福。
（7）电话应该由客户先挂。大家都知道，一旦对方挂上电话，你就会听到“咔嗒”的声音，这会让人有一种很不舒服的类似于不被尊重的感觉。因此，在电话即将结束时，应该很有礼貌地等待或请对方先挂断，这样会显得比较尊重对方。
（8）在电话中，要多使用礼貌用语。如“谢谢您”，“请问有什么可以帮忙的吗？”“不用谢”等，这样会显得更有涵养也更尊重对方。
（9）当你正在打电话，又碰上其他客人来电话时，原则上你应该尽快向通话方致歉，讲明原因，在得到许可后可以挂断电话。如果通话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来电话的客人稍等，然后再继续通话。
（10）面对客户投诉时，要有耐心不要过于急躁。要珍惜客户给公司的意见。无论哪个公司，都不可能做到十全十美，正是客户的投诉才促进了公司不断改革、进步和壮大。所以，面对客户的投诉，不论对方语言如何粗鲁，自己应始终亲切热情，不应该跟客户在电话中起争执。要耐心地解释相关情况，并给出相应答复，直到对方满意。
（11）注意电话内容要简洁，切勿啰唆。在电话中，除必要的招呼，尽量长话短说，如果事情实在复杂，不是三言两语就能说清，你应该先征求对方意见，先询问对方是否方便，或以后再打。
（12）接打电话要注意公私分明。在工作时间内，尽量少拨打私人电话，即使接听电话，也要压低声音，长话短说。
