上传下达，实现无障碍沟通
一个充满凝聚力的优秀团队，各级别、各部门的员工都应该非常清楚组织的目标，以及他们如何才能为企业做出自己的贡献。可以说，他们不会花费时间去猜测高层管理者真正在想些什么，也不会从他们收到的信息中寻找隐含的意思。整个团队成员都会强烈地感觉到大家有共同努力的目标和方向。这就是上传下达的力量，它完全能够独立地让一个团队充满伟大的凝聚力。
而实际上，在全世界绝大多数企业团队中，都存在着明显的沟通障碍。甚至有人说过这样的话：“橄榄球比赛是由美国人生活当中最糟糕的两件事组成的暴力以及组织会议。”将会议与暴力相提并论，可见沟通障碍对人们的印象有多深刻。
拿北美洲来说，每天大概要召开两千万次以上的商务会议。而对于这种不能产生出任何价值的例会，人们早已厌烦了。但是为了使团队更加有效地运作，以及互通信息、解决出现的问题、做出决定并且制定改进计划，会议还得举行。
与此相反，沃尔玛公司在这一方面为全球企业树立了典范。公司前总裁山姆·沃尔顿说过：“如果你必须将沃尔玛体制浓缩成一个思想，那可能就是沟通，因为它是我们成功的真正关键之一。我们以许多种方式进行沟通，以星期六早晨的会议到极其简单的电话交谈，乃至卫星系统。在这样一家大公司实现良好沟通的必要性，是无论如何强调也不过分的。”
事实的确如此，当沃尔玛公司仅有几家商店时，山姆就已经将各种信息通过卫星，以极快的速度传送给所有商店，乃至各部门主管的手中都有一份统一的数据资料，比如每月的损益报表、能说明他们商店只售些什么东西的最新销售数据等等。
很显然，例行会议作为传达组织理念和计划的必要手段，必须实现上传下达的效果。那么，世界500强精英团队是怎么做到这一点的呢？
在会议召开之前，做好充分准备。
※考虑清楚召开会议的必要性，看看除了开会之外，还有没有更好、更容易解决问题的办法。
※制定详细的会议议程。包括明确会议目的、会议内容、会议时间以及会议程序。
※尽量只邀请关键人物参加会议。因为那些对会议内容不感兴趣或者不理解的人很可能会把话题拉远或者拖延会议进程。
※提前将会议议程散发给与会者，以便给他们留出必需的准备时间。
※提前预定会议室，并尽量确保会议室中设备齐全。
召开会议时注意以下方面。
※有组织地召开会议。既然召开会议，就应该有组织、有纪律，在时间、议程各方面严格安排。要向与会者说明会议的目标、时间长短和程序，并广泛征求意见，力求达成一致。
※按照会议议程，逐项进行审议。确保在完成一项内容之后，再进行下面的项目。
※鼓励和影响与会者，每次只集中谈讨一个议题。
※有必要规定基本的会议行为守则，尤其是当议题可能会激发与会者的热情或者争议时更应如此。比如，可以规定与会者必须倾听他人的意见；尊重所有人的观点；让每个人都有机会表达自己的观点；通过会议达成一致意见，并做出决定。
※把守则张贴在会议室中，让所有与会者都能看到。
※如果需要，不妨指定一名与会者负责监督会议基本守则的执行情况。
※必须明确会议的议题。力求所有谈论与议题有关，尽量朝着会议的目的靠拢。根据会议时间的长短，还可以把议程上的某项内容留到下次会议中讨论，或者放到本次会议结尾时再讨论。
※最好要等到在谈及有关问题时，会议通常会向与会者分发一些具有支持性的文件材料。这时候，有必要在谈到与材料相关的议题时再分发，否则如果在会议一开始就分发材料，往往会有一些与会者在讨论其他内容时阅读材料，以致分散精力。
※充分调动所有与会者的积极性。应该确保每个人都有机会发言和参与讨论，而不是让个别人垄断发言权。
※与每位下属谈谈他们在工作中各自面临的现状。尤其要问到：“过去的一周里完成了什么工作”，以及“所遇到的挑战和困难有哪些”。这样做的最大优点，就是让会议由“从上向下”的传达指示，变成“从下向上”的反馈情况，从而有利于收集信息，并让团队成员彼此尊重各自在工作中所做出的贡献。
※结束会议之前，确保所有决定和计划都已经做出了行动部署。组织大家明确完成每项任务的具体截止日期。需要注意的是，要排斥诸如“尽早完成”之类的表态，因为这不是一个具体的日期，也起不到限期完成所带来的促进作用。
※在会议结束时，要总结会议的主要内容以及达成的决议，加深与会者对决议的印象。
在会议召开之后，还有必要采取进一步的落实措施。
※如果不是那种需要保密的会议，最好确保会议记录让与会者以外的员工也都能看到。
※对于在会议上答应采取某些行动的人，可以在给他的那份会议记录中重点标出他应该担负的责任。
总而言之，要实现上传下达，排除沟通中的各种障碍，最好的建议就是：花些时间，从事业发展、再培训以及增加责任等方面去了解员工们的真实需要。在一个追求成功和发展的团队中，管理者所投入的时间和关怀，终将得到丰厚的回报。至少，为了实现上传下达的无障碍沟通所作出的努力，可以让团队成员明确组织目标，从而凝聚群体的力量，为实现这一目标而努力拼搏。
在沟通中发现“金点子”
在一个企业团队中，要切实发现各种有利于团队发展的建议和意见，从而采取有效措施，保证团队在竞争中以凝聚力取胜，离开沟通是无法想象的。因为只有忙碌在第一线的生产工人和业务人员，才更加了解生产状况和市场形势，也才能在第一时间激发创造力，想出“金点子”。而且，也只有广泛征集信息，才能提炼出有足够把握的发展计划来。
美国联合公司董事长埃德·卡尔赫初到任时，联合公司正萎靡不振。激烈的市场竞争以及公司内部的矛盾严重阻碍着这个庞大的公司的运转。卡尔赫一到任，就直奔生产车间，向现场工作人员直率地提出问题，请他们作详细回答。他的口袋里始终准备着许多纸片，用来随时记录员工们提出的问题，以及来自于基层的各种“金点子”。
与此相似的例子，在世界500强企业比比皆是，比如惠普公司的“周游式管理法”，就众所周知。在以重视团队合作而闻名的日本，这样的例子更是不胜枚举。
在日本，番茄酱是大众喜爱的一种调料，因此销量非常大，竞争也相当激烈。在众多的经营品牌中，森永和可果美的规模最大。相比之下，森永的销量不到可果美的二分之一。为此，森永的老板反复想出了许多提高销量的办法，但最终都作用不大；后来他还请了专门的市场调查机构，但调查结果是：质量与可果美相当，广告宣传比可果美的投入还大。
实在找不出原因，森永的老板干脆宣布：从即日起，取消公司所有的会议，在原来的会议时间内，公司全体成员，不管职务高低，都要停下正在进行的工作，做同样的一件事动脑思考森永销量不及可果美的原因，还有应对之策。
这一招果然颇有成效，从指令发出开始的一个月内，全公司收到几百份建议书，其中不乏一些独具创意的“金点子”。在众多建议书中，有一名推销员的建议引起了管理层的注意，他提出：将番茄酱包装瓶的口改大，大到汤匙可以伸进去。
管理层马上召开会议对这一建议进行研究，并且很快就采纳并投入生产。新包装的森永牌番茄酱一经推出市场，立即引起了消费者的关注和喜爱，销量急剧上升。结果不到半年，森永公司的销量就超过了可果美；一年后，更是占据日本的大部分市场。
其实，不管是召开会议还是采取其他沟通方式，只要积极投入都可以成为发现“金点子”的有效途径。
正是基于这一原因，著名的丹佛大学的斯蒂芬·艾伯斯克勒说过这样一句话：“假如你发现某位员工不是在填写报告，而是对着墙壁发呆，你应该过去恭贺他。因为他所做的，往往是对公司最有益的事情他正在用头脑思考。”
在今天看来，世界500强精英团队的许多富有创意、能为企业带来巨大经济效益的“金点子”，其实都是全体成员共同开发出来的。因此，建立一种信息交流系统，并且维护它的发展，是一个团队存在和发展的首要条件，其后才谈得上团队的凝聚力和高效率，这些都是团队存在的基本因素。试想，一个团队如果不能利用沟通来调动全体员工的创造力，不能让他们迸发出灵感，那么，这个团队还有什么凝聚力可言呢？
沟通让问题消灭在萌芽状态
有人将公司内部的“小道消息”比喻为一个组织中“舆论”状况的“晴雨表”。如果从信息沟通方面来讲，这种比喻无疑是有道理的，而且是有利用价值的。事实上，不管是在世界上哪个地方的企业中，管理者其实都有通过小道消息了解组织成员状况、发现团队发展问题的习惯。而这种习惯归根结蒂，都是希望通过团队成员之间的沟通，将团队发展中所遇到的障碍和问题消灭在萌芽状态。就凝聚力团队而言，我们当然不提倡那些破坏团结的小道消息肆意传播，但是，沟通对于扫除影响凝聚力的障碍方面的作用，值得每一位团队领导者重视和利用。
在这方面，闻名全球的美国埃克森石油公司的管理者为全世界的企业树立了榜样。
在埃克森石油公司，管理人员与员工之间的和谐关系一直被视为公司发展的首要问题。公司为此专门出版发行了名为《纵横谈》的月刊，职工人手一册。这份月刊成了管理者与员工之间的一道桥梁，为加强公司内部的沟通起到了重要作用。刊物中既有公司当前所面临的问题与事件；也有公司的经济现状；更有大量篇幅用于职工参与公司许多问题的交流与沟通。
一直以来，埃克森石油公司十分重视让职工了解美国前沿经济现状，这些都能从每期《纵横谈》的内容反映出来。同时，公司建议职工“要保持消息灵通，多看报纸，订一份《每周新闻》，还要收看晚间新闻，最重要的是要读《纵横谈》”。
公司还有一个用以处理和解决特殊事件的职工交流工具，名叫“草根计划”。“草根”就是比喻职工的基础力量。该计划让职工自愿提供他们个人所认识的国会议员名单，一旦公司发生重大问题或事件，就与这些国会议员取得联系，向他们反映情况，请教解决的办法。
同时，埃克森公司还通过许多辅助性的工具，比如放映电影、公司最高管理部门给职工写信等，用以解决一些个别的、现实的乃至兴趣性的问题。
由于埃克森是一个石油公司，所以，公司对国家的政治局势相当关注。公司号召所有员工，要通过政治形势分析问题。为此，埃克森公司又创办了《问题回顾》期刊。这份独具风格的刊物，其创刊号头条文章的题目就是“总统抨击通货膨胀，能源问题只字未提”。至于其他诸如国家能源法、新闻机构对解除汽油价格控制的立场等，更是期刊关注的焦点。此外，对于各类信息性的报道，还配有专门性的评论文章。为了解决政府实施价格控制后公司应该采取何种方法应对的问题，期刊广泛征求广大员工的意见和建议，号召全体职员积极参与。
事实证明，埃克森石油公司的种种做法，既妥善解决了上下级的关系，使公司上下充满了共同的责任感和命运感，又在潜移默化中培养了员工的参与解决公司发展问题的能力，也在很大程度上提高了职工的凝聚力。
在实际生活中，总有许多解决难题的能手，他们实际上每天都在处理着一些艰巨的问题。可是，当人们作为一支团队而聚集在一起时，不仅需要有解决问题的好方法，更主要的，是要在解决问题的方法上达成一致。否则，每个人解决问题的方式不同，势必会因此产生冲突。从这一点上讲，团队内部的沟通对于团队凝聚力就显得尤为重要了。在冲突或问题还没有演变成难以收拾的局面之前，团队就应事先有效沟通，及时发现问题，并且在解决问题的方式、方法上达成一致，这将有效扼制事态的发展。事实上，要想成为世界500强精英团队，这一点是必须做到的。因为沟通不力所造成的真空，是谣言和误解滋生的地方，这样无疑会促使形势进一步恶化，最终只能是“剪不断、理还乱”。团队凝聚力也会因此而荡然无存。
在如今这个飞速发展的信息时代，信息的数量和质量不仅决定着企业经营的正常运行和质量，更决定着企业的成与败。所以，任何一个企业，任何一个团队，都应该将搜集信息、信息沟通放在首位，要充分利用团队成员的集体智慧，破译信息中的密码，聆听信息中的真正声音；解决问题要允许员工发表意见，不能存在官僚主义，堵塞信息来源；同时，也要让每一个参与解决问题的人有知情权。只有知情，才能积极挖掘潜能，才有可能正确选择与作出决策。这是一个团队在“问题管理”中最基本的要求，更是加强团队凝聚力的需要。
充分采纳员工建议
采纳团队成员的意见，首先是因为团队的成员是一群有思想的人。对这样一群人，对于这样的团队，如果说纪律好比是螺丝钉，可以让大家紧固在一起，组合成一个机器，那么，采纳员工的意见，与他们保持良好沟通无疑就如同润滑剂，可以使这部机器高速运转。
在通用电气公司，杰克·韦尔奇始终如一地采用以下各种方法鼓励员工发表意见。
