工作或职位说明是最基本的管理手段。这种说明要与时俱进、准确，并且有足够的信息量。下面是准备职位说明的要点：
职位简介
·为什么要设置这样一个职位？从事此项工作主要达到什么目的，取得什么成果？
·这个职位的工作范围有多大，工作内容是什么？
·“管理人”这个头衔是什么意思？
·应聘这个职位的人数有多少？
职位的职责是什么
·这件工作的主要任务和从事的主要活动是什么？你打算如何做好这些工作？写一份“做什么”和“怎样做”的书面报告。报告按照轻重缓急写出。比如：什么是最重要的工作？什么是次要的工作？
职位的要求
·能力。从事这项工作的人必须具备怎样的能力？包括心理素质和身体素质。
最低限度的资质要求
·教育水平和贸易经验方面的最低要求。
·工作经验的最低要求。
·培训经验的最低要求。
权限
·要做好这项工作，你的顶头上司应当授予你哪些权利。比如，你有权批准开销多少钱？有没有开除雇员、招聘员工、使用设备的权利？
顾客和供货商之间的关系——内部关系和外部关系
·你在工作中和哪些关键人物经常发生联系？联系的目的是什么？要做什么工作？希望有哪些回报？
·这个职位可以提供什么信息？什么资料和哪些服务？给谁提供？
·这个职位应该得到什么信息？什么资料和哪些服务？由谁提供？
工作业绩的关键性指标
·对于一项主要任务或者活动都要提出这样的问题：如果一个人成功地完成了这项任务，我们能看到哪些成果？怎样才能知道？有哪些可以说明这些成果的例证？
有的经理认为，这种说明太浪费时间。如果你也这样认为，可以选择另外一种更为简便的方法。用一两张纸，分栏清楚地写出下面的内容：
·我希望的你每一项工作取得的成果。
·你如何取得这些成果。
第一印象
手心出汗，腋窝下面出汗，脉搏的跳动加快，心里七上八下，紧张地微笑……第一天上班，人们都是这个样子。你还记得你第一次上班是个什么样子吗？你还记得第一天来干现在的活儿是个什么样子吗？你脑子里都想些什么？有什么感觉？你花了多长时间才对公司有了一个比较深刻的了解，对你必须承担的任务有了一个明确的认识？
有的人需要对吸收新员工到公司工作承担责任。如果负责此项工作的经理能按下面这些方法去做，新员工将求之不得。
·准备一份就职计划。
·把新员工介绍给将和他一起工作的同事。
·督促其他员工满怀热情欢迎新员工。
·把新员工介绍给将要和他发生联系的所有经理人员。
·准备一份名单，写清楚所有同事的名字、职务、电话号码和住址，以便新来的人尽快记住谁是谁。
给他们重要的、供联络之用的电话号码，比如你的、保安部门的。
在一个公共场合表示对新员工的欢迎。
安排新员工对整个公司做一次参观。
向新来的员工介绍公司一些最重要、最基本的注意事项。比如，通讯联络、请假制度、安全保卫、停车位置、保险和紧急疏散等。
告诉新员工如何使用公司的设备，比如，电话、复印机、传真机、打包机和电子信箱等。
告诉他们这些设备都放在哪里。
保证他们的工作环境干净、整齐，一切都已准备停当。
说清楚对他们第一个月的工作有何期望。
和新员工讨论，他工作的第一个月你可以给他哪些支持。
给他一把办公室的钥匙。
讨论公司最主要的战略。
说明本公司的主要产品和服务。
介绍公司的机构。
讨论与公司环境和顾客有关的独特的问题。
给他们一张公司日常工作的时间表。
给新来的员工一段时间，让他们“消化吸收”听到看到的种种信息。
新员工上班两个星期后，向他们提出若干问题。
告诉他们如何加强相互问的交流和沟通。
良好的开始使用此清单作为员工开始工作的指南。
介绍事项清单负责进行介绍的人员：主管：
良好的开始使用此清单作为员工开始工作的指南。
介绍事项清单负责进行介绍的人员：主管：
不要说“不能……”
反馈是向员工提供大家对他们工作业绩的看法。提供这种信息时，很容易陷入误区，那就是只把目光盯在“不足之处”上，只会对员工说：“不能……这样做”，“不能……那样做”。
这种做法不但于事无补，反而只能成为阻力。第一，听到这种意见的人，心里肯定不是滋味儿。第二，反馈回来的主要内容仅仅是他不应该做什么事情，没有指导工作的具体意见。没有告诉他应该怎样做。下一次如果有人对你说“不能……”，你就应该花时间想一想做出怎样的应对？你心里的感觉如何？你是否知道采取什么样的举措才是正确的。
下面这些说法和做法有助于你向员工反馈“建设性”的意见。
这种意见他们肯定乐意接受。不要忘记每次“反馈”都要谈一些积极的、肯定的意见。
鼓励他们把活儿干得更好
·“活儿干得不错，希望你干得更好。”
·“干得好。希望你以后每次做这活儿的时候，都能干得这么棒。”
·“如果每次都能达到这个标准，就相当不错了。看到你把活儿做得更好，我将更加高兴。”
充分肯定
·“就这样干下去。这正是我们希望的。”
·“我真诚地为你高兴。就这样于下去。这样一来，我们大家都觉得这活儿容易了许多。”
·“就像现在这个样子好好干。这正是我们想要的结果。真棒！”
以利再战
·“干得不错！你已经取得很大的成效，我希望你开始……”
·“到目前为止你干得很好。下一步……是我们正在进行的这个项目的一部分。我希望你来做。”
·“看来你对第一部分工作理解得相当不错，现在我们开始做这部分的工作吧。”
哪些方面应该注意
·“到目前为止，你在这个领域做的工作是我所要求的。你做这件事的时候，这方面应该多加注意，这样可以在以后的工作中减少问题。”
·“还不错。下一次这方面的事儿可以少做一点，这对你将大有好处。”
·“这种事儿少做一点，可以使你的生活更轻松一点，工作效率也会大大提高。”
哪些事情不要再做
·“如果不这样做，可以大大提高你的工作效率。”
·“你知道吗？如果你这样做，不那样做，精确性将有很大的不同。”
·“这个环节干得不错。下一次注意，不要受这种想法的干扰，这项工作就更完美了。”
这样做也许麻烦一点，花费一些时间——这正是不少经理为了图省事，简单地用“不能……这样”和“不能……那样”指责员工的原因。但是，这种既鼓励又指出问题的做法无论对你还是对别人都大有好处。花费点时间也值得。
及时评估，以利再战依我之见，最大的错误是目中无人。
托玛斯·卡莱尔（1795一1881）。苏格兰作家，《论英雄、英雄崇拜和历史上的英雄事迹》，1841年2月。
吹毛求疵的人到天堂也能找到毛病。
亨利·大卫·梭罗。（1817—1862），美国作家、诗人、哲学家。《结论》，1854。
如果你不发表意见，员工怎么能知道他们活儿干得怎么样？你将怎样发表意见，发表怎样的意见？他们会相信你吗？听了你的意见，工作能有所改进吗？
评价员工的工作时，有两个方面需要考虑：
·肯定的意见——员工干得很好，相当出色。听了建设性意见之后，能进一步改进工作。
·批评意见——员工的工作没有达到要求的标准。
对于员工的工作业绩应从下面几个方面评判：
·有进取心和解决问题的能力。
·高质量高水平地完成工作。
·产品的数量很多。
·具有足够的业务知识。
·可靠。
·准时，出勤率高。
·与雇员、管理人员、经理和客户保持良好的关系。
·注意安全。
·爱护工具和设备。
·工作流程正确。
除了就上述各方面对员工的工作提出意见之外，每半年或者一年还要召开正式的评估、鉴定会。在这种正式的评估、鉴定会上肯定会听到各种不同意见。这些意见对于总结前6个月或者前12个月的工作，以及今后如何改进工作大有好处。
记录评估结果员工评估鉴定会之前，经理应该整理出一份书面意见，并且将此意见的复印件提前发给被评估的员工。员工在评估会召开前先做自我鉴定。
召开评估、鉴定会这是拟议中的正式的讨论会，会议有明确的目的。经理用“业绩评估表”指导讨论，研究下一步的应对策略。
趁热打铁
四个星期之后，再召开一次讨论会，回顾上次会议大家一致通过的新策略的执行情况。
就业绩评估情况形成文件，对薪水、奖金，以及如何调动员工积极性的种种举措做出明确规定。
对你也有好处吗？
召开员工业绩评估鉴定会之前，主持会议的人应该完成与业绩评估鉴定有关的种种文件。通常准备文件的人应该是你——员工的经理。
准备这份文件（表格）时，要注意以下问题：
·对被评估者要公正。你要有足够的时间做好充分准备，匆匆忙忙，准备不足，说明你对这项工作重要性的认识不足。
·完成这份表格前（见下页）要了解清楚员工应尽的责任和公司对他的要求。
·必要时对他所做的工作做一番陈述。
·评估要分开项目，单独进行。千万注意，不要“以偏代全”。
一位雇员在一方面或者几方面干得出色并不代表他在所有方面都非常出色。同样一位员工在一方面或者几方面表现较差，也不能说他在所有方面都是无能之辈。你的评估应该分成若干个方面，分别评估，客观公正。要想做到客观，就要以事实为基础，形成自己的意见和看法。
·将质量和数量分开。不能只看“产品数量”，忽视“工作质量”。
·重新单独审视对每一个项目的评估。
·避免只看员工最近的行为，或者孤立地看待某一个具体事件。
应该对他一段时间内的工作做一个全面的回顾和评价。忽略这一点，很容易因为员工最近好的或者差的表现影响对他全面的评价。特别注意不要受最近发生的某一个事件的影响。
·举出一个或者更多的例子说明员工的表现和他们所取得的业绩。举具体事例比空洞的评说更有说服力，这样做可以帮助你把评估、鉴定会开得更好。
工作业绩评估=表现出色=优良=合格=不合格=不满意=极差实事求是
在这个异常忙碌的世界，我们经常在没有充分准备的情况下，匆匆忙忙就去做一件工作。现在你拿出时间准备这次评估鉴定会，对你和别人都是一件好事。因为，这将是一次有用的、有成效的交流。
如果能妥善处理下面这些问题。可以保证你召开一次成功的评估鉴定会：
·选择合适的时间、合适的地点开会。评估鉴定会很重要，应该在一个能最大限度进行有价值的信息交流的时间和地点举行。
·避免干扰，会议不要被打断。评估鉴定应该一气呵成，要采取必要的措施，保证你和被评估的员工在45分钟到一个小时内不被打断。
·让员工放松。用一两分钟说点儿与主题无关的玩笑话，会使整个评估在亲切、友好、宽松的气氛下进行。
·看一下评估文件列出的各项内容。虽然你的目的是根据评估表，逐条讨论，但是不要一条一条念出来，提一下即可。保持目光的接触，尽量营造一种友好、自然的氛围。
·鼓励讨论。你在叙述评估要点的同时，鼓励员工发表意见。要求他们举例说明自己取得的业绩，并且要求他们提出如何把工作做得更好的建议，以及为了使这一切真正付诸实施，你和其他员工需要做什么工作？
·看一下你是否要对已经做出的评语做改动？如果要做，当场改正。
·总结讨论要点，充分讨论这些要点之后，指出员工哪些方面需要改进。对于你记录在案的东西，首先应该达成共识。
·完成评估鉴定的文件。鉴于这是一份正式文件，应该签名并写下日期。有一点很重要，那就是雇员有权在文件上写下自己的意见和看法。
·解释随后要开展的活动。员工应该知道，你将检查落实这次讨论会上达成的改进办法，弄清楚取得了哪些进展。
·结束讨论。完成评估鉴定表列出的各项内的评估，制定出改进计划（如果需要的话）之后，征求员工有什么意见要发表。同时应该向员工表示，你希望他们在今后的工作中取得更大进步。你愿意随时倾听他们的意见，关心他们的疾苦。
·会议结束时，你可以用肯定的语气说出如下的结束语：“谢谢，亨利。我觉得这种交流非常有用。我们大家——你、我和别的同事——将修正错误弥补不足，精诚团结，努力工作。
这正是我们召开这次会议的初衷。谢谢你做出的努力，希望你在我们已经达成共识的领域内做出更大的贡献。”
一个烂苹果友好的劝告可以减少许多敌人。
威廉·莎士比亚（1564～1616），英国剧作家、诗人，《亨利四世》。
劝告一位工作业绩较差的员工是一件对经理和员工本人都很尴尬的事情。也许这正是许多经理不愿意做这种事情的原因。
下面这些做法可以使这种“劝告”对双方都轻松一点：召开一次会议
·私下约见这位员工或者在别人听不到你们谈话的地方见他。
·解释你准备和他们一起讨论工作中取得的成绩和不足。说明在其他部门你也将这样做。解释你将怎样为这次会见做准备，你希望他们做哪些准备。
·就单独会见这位员工的时间、地点达成共识。
经理做哪些准备？
·列出这位员工哪些方面成绩突出。
·举出他的成绩突出的具体事例。
·列出这位员工哪些方面需要改进。并且指出你希望他在哪几个领域做得更好，能和以往全然不同。
