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第38章 财务管理(1)

§§§第一节现金管理

在现金管理工作下,一般店铺传统上都以现金为主,目前虽加入信用卡及网络订货方式,但是仍然以现金的收受最多。网络购物涉及防火墙的设计,在安全上自当另外规范,信用卡的付款方式对客户权益要如何保障,也是应该留意的一个问题,而现金的管理仍是店铺管理的重心,加上店铺每日大量的的现金收入,常成为小偷觊觎的目标,所以现金的管理就成为店长的当务之急。

目前,一般店铺都有现金保险,一般的投保金额为平均每日营业额的3倍,对于每日收的现金,一律存放金库,并由保全人员陪同每日送往银行存放,以降低现金被盗、被偷的机率。

以下就分别介绍店铺在金钱管理方面应注意的事项及作业程序。

一、收银工作流程安排

收银工作的内容繁杂而琐碎,除了有每日的例行工作之外还有每周及每月的固定工作。如果能将这些林林总总的原则及细节予以整理并成表,并且依据各店铺的作业习惯及特性自行安排固定的作业时间,则可使店铺的收银员在进行收银工作、主管执行工作检查,以及收银业务交接和代理时有一定的规范可循。

以下即针对每日、每周、每月的收银工作安排予以介绍。

1.每日工作流程安排

收银工作的区域范围除了包括一般为顾客结账的收银柜台之外,还有服务台的部分。

2.每周工作流程安排

⑴订货(指收银业务用必备物品)。

⑵清洗购物车、篮。

⑶更新特价宣传单。

⑷确定收银员轮班表。

⑸向银行兑换零钱(包括硬币和小额纸币)。

⑹营业所得存人银行或委托总部收款。

⑺整理并传送以周为登录单位的各式收银表单至相关部门或主管。

3.每月工作流程安排

⑴月初库存上月份的统一发票存根联。

⑵月底购买下月份的统一发票。

⑶必备文具的申请或购买。

⑷单月份申报营业税。

⑸整理并传送以月为登录单位的各式收银表单至相关部门或主管。

⑹收银机定期维修。

4.收银排班安排

店铺的营业时间大致从早上9点到晚上10点,有的甚至提早至早上7点半开门,晚上延伸至午夜12点才打烊,中间没有任何休息。平均而言,一天大约营业11—15个小时,已超过一位员工的正常上班时间(8小时)。因此,为了配合零售企业的作习时间,必须将店内现有的收银员,依据店内的营业情况予以轮班及轮休安排,来为顾客提供最佳的服务。

安排收银员轮班作业时,必须考虑下列几项因素。

⑴零售企业的营业时间

营业时间的长短,是考虑班次的主要因素之一。若营业时间为11个小时左右,可安排2个班次;超过者,则可安排三班制。

例如,营业时间为AM9∶00~PMl0∶00,可安排早班(AM8∶30~PM5∶30)及晚班(PMl∶30~PMl0∶30);若营业时间为AM7∶30~PMl0∶00,可安排早班(AM7∶00~PM4∶00)、中班(AMl0∶00~PM7∶00)及晚班(PMl∶30~PMl0∶30)三班制。

⑵各时段的来客数

尽管在十几个小时的营业时间内,随时都有顾客光临,但是仔细观察,可以发现顾客通常集中在某几个时段,也就是店铺的高峰营业时间。例如:在办公区的店铺,中午的午餐时间和下午4时~7时的下班时段人潮较多;而一般位于郊区的店铺,在早上以及晚上新闻或连续剧结束之后也会出现一波人潮。

因此,在高峰时段必须安排较多的人手,以舒缓顾客等待收银结账的压力。例如:可增加中班人员(AMl0∶00~PM7∶00或AMll∶00~PM8∶00),以应付下班时的购物人潮

⑶假期、节令和促销期

遇到周末、国定假日、寒暑假、民俗节庆,或者是店铺实施促销计划的期间,店铺的营业状况往往会比平日得好,不仅顾客人数较多,每个客人的平均购买金额也会比较高。尤其在促销期间,还必须配合赠送点券、印花或摸彩的活动。因此,在特殊的时令或假期,必须在排班上做一些更动,或设法将收银员的休假调开。

⑷正式及兼职收银员的人数

在安排班次及各班次的值班人数时,除了必须考虑上述3项因素之外,还受限于现有的正式和兼职收银员的人数。这不仅是编制的问题,还涉及人事成本的考虑,以符合店铺的经营原则。一般而言,正式收银员皆经过完整的训练,熟悉超市的整体收银作业。而兼职人员只担负了部分的工作(如结账及人袋服务),时数也只有4个小时,大部分是由现场人员随机指导。因此,在排班时,每一班次都必须有正式人员值班,负责执行其他收银作业、现金管理和特殊情况的处理等。在尖峰时段或假日,则可弹性安排兼职人员,以配合营业需要

在考虑上述4项因素之后,收银作业主管人员即可以一周或一个月为基准,据以排定“收银人员排班表”,并张贴在布栏或打卡(签到)处,以利收银人员查阅。

二、收银作业规定

1.营业前

⑴开门营业前打扫收银台和责任区域。

⑵认领备用金并清点确认。

⑶整理好营业用的收银机和其他备用品。

⑷了解当天的变价商品和特价商品。

⑸检查服饰仪容,佩戴好工号牌。

2.营业中

⑴遵守收银工作要点

◇欢迎顾客光临。

◇登打收银机时读出每件商品的金额。

◇登打结束报出商品金额总数。

◇收顾客钱款要唱票“收您多少钱”。

◇找零时也要唱票“找您多少钱”。

◇替顾客装袋服务时,应将生鲜商品、冷冻商品和其他商品分开装入包装袋,大且重的商品应先人袋中。

◇送顾客——“谢谢,欢迎再光临”。

⑵对顾客保持亲切友善的笑容。

⑶耐心地回答顾客的提问。

⑷发生顾客抱怨或由于收银结算有误顾客前来投诉交涉时,应立即与值班长联系,由值班长将顾客带至旁边接待、处理,避免影响正常的收银工作。

⑸在非营业高蜂期间,听从值班长安排从事其他的工作。

3.营业结束后

⑴结清账款,填制清单。

⑵在其他人员的监督下把货款装入钱袋交值班长。

⑶引导顾客出店。

三、顾客支付方式

顾客除了可以用现金支付货款以外,还可以利用其他的方式,例如:店铺自行发售的礼券、提货券、现金抵用券、优惠券,以及中奖发票等。由于这些类似现金的支付工具(可称为准现金),具有和现金同样的效力,仍属于超市营收的一部分,因此其管理作业必须和现金一致。

当顾客使用这些准现金时,必须注意下列事项:

1.收银员在收取这些准现金时,必须先确认其是否有效。例如:必须附有特定的戳印或钢印,以及是否有破损或涂改的情形,否则视为作废。

2.收银员必须注意各种准现金的使用方式。例如:是否可找零,是否可分次使用,以及是否需开立发票等。

3.各种准现金收受处理完毕之后,应马上使其作废。例如:签上收银员的姓名,或盖上作废的戳印。

4.收受准现金之后,应放于收银机收银柜台的指定位置,然后和现金同缴回保管。

5.如果分配提供顾客以中奖发票直接购物的服务时,必须在购物前先查验下列事项:

◇是否为中奖发票,而且是否有收执联。

◇中奖额度是否在接受的范围内。

◇发票的中奖号码及商店章是否能辨认清楚。

◇补开、作废、零税率,以及印有买受人及统一编号的发票不可对奖。

◇发票背面的“领奖收据”为空白。

四、现金支出

店铺在日常经营的过程中,并非只有收取现金的时候,才有发生现金支出的情形。例如顾客要求退货或退瓶时,也发生现金支出。现金支出之前,必须先检查退回的货品,确实填写退款单之后放人收银机内,再将现金取出。

五、大钞管理

1.收银台不仅人员出入频繁,也是店铺惟一放现金的地方,其安全格外值得重视。尤其找钱给顾客时,并不需要用到最大面值的现钞,因此无须将最大面值的钞票放在收银机抽屉内的现金抽屉,为了安全起见,可放在现金盘的下面,以现金盘遮盖住。

2.当抽屉内的大钞积累到一定数额时(可依个别的营业情况自行订定,如2万元),应马上请相关主管收回至店门的金库存放,此作业可称为“中间收款”,避免收银台的现款累积过多,引起歹徒的注意。若真有歹徒强行抢劫,也可由于大钞部分已从收银台收走,而使店铺损失降至最低。

3.收取大钞时,应暂停收银柜台的结账作业,将现金放在特定的布袋,然后系在手上带走,随时注意四周的情况。

4.每次收大钞时,经过点数后,必须将收取的现金数额、时间登录在该收银柜台的“中间收款记录本”内,由收银员及点收主管分别签名确认。如有涂改时,也应签署以示负责。每台收银机应有分别的“中间收款记录本”。

5.大钞送到金库后,也必须登录在“金库收支簿”内,将日期、时间、收银机号、金额和累积数填写清楚,登录者必须签名以表明负责。

六、收银机的零用金作业

1.每天开始营业前,必须将各收银机开机前的零用金备妥,并铺在收银机内现金盘内(也可以上一次结余的现金作为下一次开机前的零用金)。零用金应包括各种面值的纸钞和硬币,数额多少可依据店铺的营业现况决定,每台收银机每日的零用金应相同。

2.除每日开机前的零用金外,店铺也必须备有足够数额的存量,以便在营业时间内,随时提供各收银机兑换零钱的额外需要。收银员应随时检查零用金是否足够,以便提早兑换。零用金不足时,不可与其他的收银台互换,以免账目混淆。

3.如果想要补充零用金时,切勿大声喊叫,可利用铃钟或广播的方式请示相关主管进行兑换。零用金运送途中,应以布袋装妥后再分送各收银台,并随时保持警觉性,注意周围的安全。

4.店铺应设定一定期间的零用金数额,定期前往银行兑换,或请保全公司代为执行。如果到遇节庆假日时,则应适量增加零用金数额。

5.执行上述各项零用金兑换作业时,应填写“换钱表”,并直接由指定人员进行。兑换时必须经过收银员与兑换人员双方对点清楚。完成兑换之后,然后应将“换钱表”收存在指定位置,以便日后查核。

七、营业收入的管理

1.每天除了在收银员交班、打烊时作时段营业收入总结算,以计算收银员执行任务的正确性外,还必须选择一固定时间做单日营业总结算。单日营业总结算的时间最好选择在每天下午3点之前,一来可以避开营业尖峰,二来可以配合现有金融机构的营业时间,便于进行存款作业。例如:每日午后2点,从收银机结出单日营业总结算的账条,此账条代表昨日2点至今日2点的单日营业总金额。2点以后再重新计算累计营业收入。

执行时段及单日的营业结算作业时,必须将所有的现金、准现金,及相关单据一起处理妥当,处理时应由收银员与主管在指定地点执行并对点清楚。单日营业结算后,应填写“每日营业结账明细表”,做为日后会计部门查核及作账的资料。

2.所得的营业收入应于固定时间存人或汇人金融机构。存入时,应由指定人员负责,并妥善规划存放的日期、时间,以及路线等,以免运送途中发生意外事故。

3.为了安全起见,亦可请保全公司代为存款,以减少运送的风险。保全公司前来收款时,必须辨析保全人员的身份,并确实核对签名样方可交款。收款时必须有两位以上的店铺工作人员在现场帮助清点现金,金额确定之后,应填写托运单并核对封条号码、收取日期、时间方可签字取得签收条。然后再将签收条缴回相关主管单位存查。

八、金库管理

现金除了存放在店内的收银机之外,只能固定放置在店长室的金库内。金库应设有“金库现金收支本”,对于取出或存人现金的各种行动必须予以详实记录。任何消费性支出,应附有单据或发票。

金库发现有任何短缺时,应立刻请相关主管人员进行调查。

§§§第二节财务分析管理

店铺财务分析是对店铺计划预算的执行、经营状况及其未来发展趋势、店铺赢利能力、偿债能力等诸方面进行研究分析。

一、财务分析的步骤

一般来说,财务分析可按准备材料、对比分析、研究改进三个步骤进行。

1.准备材料

财务分析是在对各项数据材料进行分析、计算的基础上进行的。店铺应建立起内部完整的统计、会计核算体系,以收集店铺经营的各项数据材料。同时,也要广泛搜集其他有关资料,将它们与酒店的财会、统计资料相结合,为财务分析提供准确、可靠的依据。

2.对比分析

科学地运用正确的方法,对所搜集的数据材料进行具体的技术处理,以求预算出指标的差异和差异的原因,并从众多的因素中找出主要矛盾,便于改进。

3.研究改进

通过分析,店长应对经营中存在的问题提出合理、有效的改进措施和解决办法,改善经营管理,提高经济效益的目的。

二、财务分析的方法

1.比较法

比较法又称对比分析法,这是财务分析的基本方法。它是通过对同名指标相互间所进行的对比来确定指标间的差距。一般常用如下主要对比。

(1)以计划为标准,将报告期实际数与同期的计划数相比。通过这种对比,可以了解店铺计划的完成情况、进度,发现实际结果是否符合期望或理想的标准,以便及时采取必要的措施,解决计划执行过程中存在的问题,确保计划实现。但是,计划往往带有一定的主观性,计划标准也很难制定得恰到好处,可能会偏高或偏低,也可能会因客观情况的变化而失去公正衡量的意义。因此,在以计划为衡量标准时要客观如实地制定计划标准并及时予以修正。

(2)以历史为标准,将报告期实际数与去年同期或本店历史最高水平相比,也就是纵向对比。与本企业历史比较,其优点是具有高度的可比性,可以帮助店铺了解企业在某些方面是否已有了改进,了解店铺经营活动的规律,发现经营的纵向变化发展。但是,历史标准只说明过去,尤其在客观环境、客观条件或店铺已有重大变化的情况下,这种对比就不够合理公正。因此,比较时应注意对历史数据作一些调整。

(3)以同行业为标准,将报告期实际数与本地同行业的平均水平、先进水平相比,或是与国内外行业的水平相比,即横向对比。通过此种对比,可以使店铺了解本店在同行业中所处的水平,以及与先进水平的差距,促使企业改善经营管理。

以报告期与计划相比为例:

报告期实际数较计划数增减额=报告期实际数-同期计划数完成计划的百分比=报告期实际数同期计划数×100%

超额或未完成计划百分比=报告期实际数同期计划数×100%-1

2.因素替换法

因素替换法也称因素分析法或连环替代法。它是在运用比较法找出了差异的基础上,就影响经济指标的各个因素的影响程度进行分析。

(1)列举因素。根据所要分析的经济指标列举出构成这一指标的各个因素。

(2)排列因素。按照各个因素相互之间的依存关系对因素加以排列。

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