第一节商品采购与商品采购计划
一、商品采购的概念和基本原则
商品采购是指物流企业为实现企业销售目标，在充分了解市场要求的情况下，根据企业的经营能力，运用适当的采购策略和方法，通过等价交换，取得适销对路的商品的经济活动过程。
企业良好的采购行为，有助于企业实现经营目标，并在市场竞争中取得优势。因此，企业在采购过程中应遵循以下基本原则：
（一）适量原则
商品采购要适量，既不能太多，又不能过少。一般来讲，采购量越大，价格越便宜，但不是采购量越大越好。资金的周转率、仓库储存成本都会直接影响采购成本，采购量过大会造成过高的存货储备成本与资金占压，采购量过小则会使采购成本提高。
（二）适用原则
商品的品质以适用为原则，以免造成品质过高而引起的浪费。从采购的立场看，通常是要求“最适”的品质，而不是“最好”的品质。商品采购应针对市场和生产的需求情况、厂商的技术能力等进行合理选择。
（三）适价原则
从降低产销成本的目标来看，适当价格是应考虑的因素。若盲目追求价廉，势必支付品质低的代价或伤害与其供应商的关系，甚至造成交货延期，交货数量不足。所以，就长期、稳定的供需关系而言，追求公平、合适的价格才是正确的做法。
（四）适地原则
适地原则是指就地就近采购的原则。即供应商离本企业越近，运输费用越低，机动性越强，企业物品的合理库存量、订购点就越低。适地原则有助于企业“零库存”的实现，出现问题后易得到及时地解决。
（五）适时原则
采购要遵循适时原则。现代企业竞争非常激烈，时间就是金钱。采购计划的制定要非常准确，该进的商品不及时进，会造成停工待料、增加管理费用、影响销售和信誉；但若过早采购，又会造成商品的囤积和资金的占压、场地的浪费、商品的变质。所以，依据生产经营计划，按采购计划适时地进货，既能使生产、销售顺畅，又可以节约成本，提高市场竞争力。
二、商品采购人员的条件和职责
（一）采购人员的条件
1.思想素质
采购员要有强烈的责任感、事业心，良好的职业道德，遵纪守法，廉洁奉公。采购人员的职业道德关系着企业的整体形象，采购人员在业务活动中应注重个人修养。要以公平、公正的态度与各种商品的供应商建立起良好的相互信任的关系，不能在采购活动中徇私舞弊，以个人利益侵害企业利益。要切实树立起采购为销售服务、为消费者服务的观念。
2.工作能力及个性特征
采购人员的工作能力，除了具有较强的选择供应商、与供应商谈判等方面的业务能力外，还应具备较强的预测和决策能力，以及人际关系的协调能力等。这是因为采购人员与顾客及销售现场的接触较少，而一些连锁企业的分店又分布于各个地区，其面对的消费偏好存在着一定程度的差异，这些因素都给采购人员预测商品需求变化趋势增加了难度；而且如果企业采购量大，时间性要求也高，采购人员在业务活动中必须经常进行果断决策。同时，采购人员必须与企业内部有关部门的人员，尤其是销售现场人员的关系协调中，善于把握消费需求信息，以保证采购商品的适销对路。
3.知识结构
采购人员应熟悉商品学、市场营销、经济法、数学和计算机管理等多门学科的知识。采购员需要有较深厚的商品知识，了解同类商品不同品牌、产地、质量和价格的特征，与本企业的目标市场的适应性；有经济核算知识，熟悉商品成本构成以及采购数量、时间、结算方式等对利润的影响；有政策法规知识，熟知合同签订的知识与技巧，防止签约失误造成损失；有市场预测知识与能力，掌握商品的产销规律；有企业营销知识，能科学、合理地制定商场的促销策略。在工作阅历方面，不能仅限于采购工作经历。
（二）采购人员的职责
1.把握预算实绩
采购人员对于每月各店的营业额，有责任促其能达成预算实绩，并对于毛利额预算的达成有绝对的责任。
2.制定销售计划及采购计划
每月的重点销售商品须有一套完整的销售计划。为了执行销售计划，采购人员同时要拟定一份采购计划以利于执行。如确定重点商品的预定销售价格、采购价格、采购数量、采购来源等。
3.进行采购作业
包括：商品的议价；交易条件协商；新商品的引进及议价；商品的配送方式；数量决定。
4.实施商品管理
包括：畅销品及滞销品的分析；滞销品的处理；库存状况的掌握及控制；商品的店间移动调度；商品配置表的制定与管理；坏品退货监督；订货业务的检查；商品鲜度的监督；商品台账的管理；卖场陈列展出指导。
5.收集商品信息
主要有：本店商品销售信息收集；顾客商品需求信息；竞争店商品销售信息；供应商商品变动信息等的收集。
三、商品采购计划编制的内容
商品采购计划的目的是根据市场需求、生产能力和采购环境容量，制定采购计划。
（一）准备认证计划
1.接受开发部门提交的开发批量计划
开发批量认证需求是启动整个供应程序流动的牵引项，要想制定较为准确的认证计划，首先必须熟知开发需求计划。开发批量物料需求通常有两种情况：一是在目前采购环境中可以找到的物料供应；二是新物料，这种新物料是采购环境无法提供的，需要寻找新的供应商，或与供应者一起研究新物料提供或试制的可行性。
2.接受余量需求
随着市场需求的增加，采购环境不足以支持物料需求；或者随着采购环境呈下降趋势，该物料的采购环境容量在缩小，满足不了需求。以上两种情况会产生余量需求，从而要求对采购环境进行扩容。采购环境容量的信息可以由认证人员和订单人员提供。
3.准备认证环境资料
采购环境的内容包括认证环境和订单环境两个部分。有些供应商认证容量较大，订单容量较小；而有些供应商则反之。这是因为：认证过程是供应商样件及小批量试制过程，需要有强大的技术力量支持，有时需要与供应商一起开发；而订单过程是供应商的规模化生产过程。
4.制定认证计划说明书
制定认证计划说明书也就是准备好认证计划所需要的资料，主要内容包括：认证计划说明书（物料项目名称、需求数量、认证周期等），并附有开发需求计划、余量需求计划、认证环境资料等。
（二）评估认证需求
1.分析开发批量需求
分析开发批量需求，不仅要分析量上的需求，而且要掌握物料的技术特征等信息。开发批量需求，按照需求环节可以分为研发物料开发认证需求和生产批量需求物料认证需求；按照采购环境可以分为环境内物料需求和环境外物料需求；按照供应情况可以分为可直接供应物料和需要订做物料；按照国界可以分为国内供应物料和国外供应物料等。计划人员应对开发物料需求作详细分析，必要时与开发人员、认证人员一起研究开发物料的技术特征，按照已有的采购环境及认证计划经验进行分类。由上可以看出，认证计划人员需要兼备计划知识、开发知识、认证知识等，具有从战略高度分析问题的能力。
2.分析余量需求
首先对余量需求进行分类，在上个部分中已说明余量认证的产生来源：一是市场销售量的扩大；二是采购环境订单容量的萎缩。这两种情况都导致了目前采购环境的订单容量难以满足用户的需求，因此需要增加采购环境容量。对于因市场需求的原因造成的，可以通过市场及生产需求计划了解各种物料的需求量及时间；对于因供应商萎缩原因造成的，可以通过分析现实采购环境的总体订单容量与原定容量之间的差别得到。两种情况的余量相加即可得到总需求余量。
3.确定认证需求
根据开发批量需求及余量需求的分析结果，确定认证需求是指通过认证手段，获得具有一定订单量的采购环节。
（三）计算认证容量
1.分析项目认证资料
分析项目认证资料是计划人员的一项主要任务，不同认证项目其过程及周期千差万别。机械、电子、软件、设备、生活日用品等物料项目，它们的加工过程各式各样，非常复杂。作为从事某行业的实体来说，需要认证的物料项目可能是万千物料的某几种，熟练分析几种物料认证资料是可能的，但对上规模的企业，几千种乃至上万种物料的分析难度大得多。
2.计算总体认证容量
在采购环境中，供应商订单容量与认证容量是两个概念，有时可以相互借用，但不是等量的。一般在认证供应商时，要求供应商提供一定的资源用于支持认证操作。总之，在供应商认证合同中，应说明认证容量与订单容量的比例，防止供应商只做批量订单，不愿做样件认证。计算采购环境的总体认证容量方法是，把采购环境中所有供应商的认证容量叠加即可。对有些供应商的认证容量需要加以适当系数。
3.计算承接认证容量
供应商承接认证容量等于当前供应商正在履行的认证合同量；认证容量计算也是一个复杂的过程，各种物料项目认证周期不同，一般是计算要求的某一时间段的承接认证容量。最恰当最及时的处理方法是借助电子信息系统，模拟显示供应商已承接认证容量，以便于认证计划决策者使用。
4.确定剩余认证容量
某一物料所有供应商群体的剩余认证容量的总和，称之为该物料的“认证容量”。
物料认证容量=物料供应商群体总体认证容量－承接认证量
认证容量是一近似值，仅做参考，认证计划人员对此不可过高估计，但它能指导认证过程的操作。采购环境中的认证容量不仅是采购环境的指标，而且也是企业不断创新，为此持续发展的动力源。源源不断的新产品的问世是基于认证容量价值的体现，也由此能产出各式各样的产品新部件。
（四）制定认证计划
1.对比需求与容量
认证需求与供应商对应认证容量之间一般都会存在差异，如果需求小于容量，则无需进行综合平衡，直接按照认证需求制定认证计划；如果供应商容量小于认证需求，则需进行认证综合平衡，对于剩余认证需求需要制定采购环境之外的认证计划。
2.综合平衡
从全局出发，综合考虑市场、生产、认证容量、物料生命周期等要素，判断认证需求的可行性，通过调节认证计划来尽可能地满足认证需求，并将计算认证容量不能满足的剩余认证需求，这部分剩余认证需求需要到企业采购环境之外的社会供应群体中寻找容量。
3.确定余量认证计划
对于采购环境不能满足的剩余认证需求，应提交采购认证人员分析，并提出对策，与之一起确认采购环境之外的供应商认证计划。采购环境之外的社会供应群体如没有与公司签订合同，那么制定认证计划时要特别留心，并由具有丰富经验的认证计划人员和认证人员联合操作。
4.制定认证计划
以下给出认证物料数量及开始认证时间的确定方法。
认证物料数量＝开发样件需求量＋检验测试需求数量＋样品数量＋机动数量
开始认证时间＝要求认证结束时间－认证周期－缓冲时间
（五）准备订单计划
1.接受市场需求
市场需求是启动生产供应程序流动的牵引项，要想制定较为准确的订单计划，首先必须熟知市场需求计划或者销售计划。市场需求的进一步分解便得生产需求计划。企业的年度销售计划在上一年末制定，并报送至各个相关部门，下发至销售部门、计划部门、采购部门，以便指导全年的供应链运作；根据计划制定季度、月度的市场销售需求计划。
2.接受生产需求
生产需求对采购来说可以称之为生产物料需求，生产物料需求的时间需要根据生产计划来确定，通常生产物料需求计划是订单计划的主要来源处。在MRP系统中，物料需求计划是主生产计划的细节，它来源于主生产计划独立需求的预测、物料清单计划、库存文件。编制物料需求计划的主要步骤为：
（1）决定毛需求；
（2）决定净需求；
（3）对订单下达日期及订单数量进行计划。
3.准备订单环境资料
在订单物料的认证计划执行完毕后，便形成该项物料的采购环境（也可称之为订单环境）。订单环境资料包括：
（1）订单物料的供应商信息；
（2）订单比例（对多家供应商的物料来说，每个供应商分摊的下单比例，该比例由认证人员产生并给予维护）信息；
（3）最小包装信息；
（4）订单周期（从下单到交货的时间间隔，以天为单位）。
4.制定订单计划说明书
制定订单计划说明书也就是准备好订单计划所需要的资料，主要内容包括：
（1）订单计划说明书（物料名称、需求数量、到货日期等）；
（2）附有市场需求计划、生产需求计划、订单环境资料等。
（六）评估订单需求
1.分析市场需求
订单计划不仅仅来源于生产计划，因为订单计划除了考虑需求外，还要兼顾市场战略、潜在的需求等，这是一方面；另一方面，我们要分析市场要货计划的可信度，仔细分析市场合同签订数量、合同剩余量（包括延时交货合同）的各种数据，研究其变化趋势，全面考虑要货计划的规范性和严谨性，参照相关历史要货数据，找出问题。总之，要对市场需求有一个全面的了解，需要将远期发展与近期发展相结合。
