2.分析生产需求
首先熟悉一个例子：按照生产计划大纲，检查零部件清单，得出第一级组成部件的毛需求量。如刻绘机底板在第一周，现有库存量80件减去毛需求量40件，剩下的现有库存量为40件。第三周预计入库110件，加上库存40件，减去毛需求量50件，得到新的现有库存100件。在第八周时，现有库存值为负数，则需要下达一项任务。由生产制造提前期和订货批量确定在第四周下达一批刻绘机底板的订货，数量为90件。分析生产需求，应首先分析生产需求的产生过程，其次是分析需求量和要货时间。
3.确定订单需求
根据市场需求、生产需求的分析结果，确定订单需求。订单需求的内容包括：通过订单操作手段，在未来指定的时间里，将指定数量的合格物料采购入库。
（七）计算订单容量
1.分析项目供应资料
物料是整个采购的操作对象。在目前已有的采购环境中，物料的供应商信息是一项重要的信息资料，无论是生产需求还是紧急的市场需求，没有特定的供应商供应物料则一切无从谈起。
2.计算总体订单容量
在采购环境中，供应商的总体订单容量是要关注的。订单容量的含义包括两个方面：一个是可供给的物料数量，另一个是可供给的到货时间。例如：世纪供应商在本月28日之前可以供给3万个特种螺钉（A型和B型各1.5万个），派韵供应商在本月28日之前可以供给5万个特种螺钉（A型1.5万个，B型3.5万个），那么本月28日之前A型和B型两种螺钉总体订单量为8万个，A型螺钉总体订单容量为3万个。
3.计算承接订单量
该物料供应商在指定时间内的已经签下的订单量，称之为承接订单量。承接订单量的计算过程较为复杂，以一例说明之：世纪供应商在本月28日之前可以供给3万个特种螺钉（A型和B型各1.5万个），如果已承接A型螺钉订单量1.5万个，B型螺钉订单量1万个，那么对A型及B型物料承接的订单量一目了然。
4.确定剩余订单容量
某物料所有供应商群体的剩余订单容量的总和，称之为该物料的订单容量。
物料剩余订单容量＝物料供应商群体总体订单容量-已承接订单量
（八）制定订单计划
1.对比需求容量
在物料需求小于供应商容量的情况下，根据物料需求制定订单计划；在供应商容量小于物料需求的情况下，对于剩余物料需求需要制定认证计划。
2.综合平衡
综合考虑市场、生产、订单容量等要素，分析物料订单需求的可行性，必要时调整订单计划，计算容量不能满足的剩余订单需求。
3.确定余量认证计划
对于剩余需求，要提交认证计划制定者处理，并确认能否按照物料需求规定的时间及数量交货。为了保证物料及时供应，此时可简化认证程序，并由具有丰富经验的认证计划人员操作。
4.制定订单计划
以下给出订单物料下单数量及下单时间的确定方法。
下单数量＝生产需求量－计划入库量－现有库存量＋安全库存量
下单时间＝要求到货时间－认证周期－订单周期－缓冲时间
第二节商品采购方式与采购渠道
一、商品的采购方式
在商品采购过程中，所采用的方式会影响企业采购的经济性和合理性。企业应根据本身的经营状况和商品特点，采取合适的采购方式，以提高企业的经济效益。随着信息技术的发展和企业经营理念的改变，新的采购模式不断出现。总的来说，目前主要的采购方式有：分散采购与集中采购、招标采购、谈判采购、JIT的订单驱动采购和电子采购。
（一）分散采购与集中采购
分散采购就是企业将采购权分散到各个分支结构，包括分店、分厂、分公司等，由各分支机构在核定的商品资金范围内，直接向供应商采购商品。这种采购方式适用于大型生产企业或流通企业，如实行事业部制的企业，每一事业部都设有独立的采购供应部门。分散采购方式比较灵活，有利于适应市场变化，但专业化程度较低，权力分散，占用的人、财、物较多。
集中采购是指企业设专门的采购机构和专职人员统一负责企业的商品采购工作，企业所属各分支机构只负责销售。集中统一的商品采购是实现规范化经营的前提和关键，一般适用于企业物质需求规模小的企业。
（二）招标采购
所谓招标采购，是指采购人员事先提出货物采购的条件和要求，邀请众多投标人参加投标并按照规定程序从中选择交易对象的一种市场交易行为。从采购交易过程看，它必然包括招标和投标两个最基本的环节。前者是招标人以一定的方式邀请不特定或一定数量的自然人、法人或其他组织投标，后者是投标人响应招标人的要求参加投标竞争。
（三）谈判采购
谈判采购是指通过讨价还价诸如发货、技术规格、价款和交易术语等合同要件达成共识的采购。因此，谈判采购要求采购方和卖方就合同的细节进行面对面的商谈，而不能仅靠交换文件。与招标采购的产品特点相比，谈判采购的产品往往具有特别的设计或者特殊的竞争状况。此类产品很少形成竞争的市场，也没有确定的价格。因此，在采购和销售双方对产品制造、移交和服务的成本存在不同的评价时，就不可避免地要采用谈判方法。
在下列情况下，谈判采购较之其他采购方式更能满足采购目的。
（1）采购设备独特而又复杂，以前不曾采购过，且很少有成本信息。如一个新建的自动化食品加工厂的传输线，在实际采购之前，需要对该运输线的安装施工、性能和成本信息进行技术谈判。
（2）当某类商品的价格因惯例公开贸易法或供应商共谋而固定时，如果在某一领域有许多供应商，良好的谈判策略通常能成功地促使希望获得合同的生产厂商进行让步。
（3）当在某一领域供应商的数量很少或只有一个供应商，但拟采购的产品可以由采购方自己的工厂生产，或者可从国外采购，或者有该产品的替代品时。
（4）当有几个供应商竞争提供该商品，但没有一个报价十分满意时。没有供应商能满足采购方的价格交货或规格要求。但采购方一定要确保按照他事先提供给供应商的条件，在这种情况下，采购者可提前通知供应商就其投标进行谈判。
（5）当对合同进行变更时。
（四）JIT的订单驱动采购
JIT（just in time），一般译为准时制生产或准时生产制。它不仅是一种组织生产的新方式，而且是一种旨在消除一切无效劳动与消费，实现企业资源优化配置的管理哲学。应用到采购中，它改变了传统的采购模式，实现了以最低的成本和费用获得原材料和外购件的目的。在供应链管理中，采购活动是以驱动方式进行的，只有在需要的时候（既不提前也不推迟），按照需要的品质和数量，订购企业所需的商品。即采购是在订单的驱动下产生。企业实施JIT应按以下六个步骤进行：
（1）建立JIT采购小组。企业应根据生产经营的需要成立JIT采购小组，其成员应包括产品技术人员、生产人员、质量人员、物品处理人员和成本会计人员等。
（2）制定采购实施计划。
（3）选择少数几家供应商建立一种紧密合作、主动交流和相互信赖的伙伴关系，发展共同的目标，分享共同的利益。
（4）选择某条生产线的供应商进行试点。
（5）进行供应商的培训，明确共同努力的目标。
（6）给供应商的产品办理产品免检证书。
（五）电子采购
电子采购又称网上采购或在线采购，是指企业利用网络技术进行采购中的信息采集、订单和支付等工作的一种采购活动。
目前，电子采购主要表现为B2B的形式。其实现途径主要分三种：通过采购方的网络、通过供应方的网络和通过第三方的公共网上采购平台。
二、选择商品采购渠道的原则、策略
采购渠道是指企业通过什么样的通道，包括从什么地点、什么单位、走什么路线把商品购买回来。企业选择采购渠道应该坚持多渠道少环节、流向合理、经济合算的原则。为了使进货及时、品种齐全、必须广开进货渠道，实行多渠道进货。商品所经过的环节越多，渠道越长，停留在流通过程的时间也越长，劳动耗费也越多，因此要严格遵守商品合理流向，减少一切不必要的环节。如凡是需要而且可能自产自销或产销直接见面的就不必再经过批发采购，凡是能走直线的就不要走弯路，凡是可以就近购进的，就要不舍近求远。
因为采购渠道受多种因素影响，主要有商品因素、市场因素、供货方因素和企业自身因素等，企业要根据具体情况采取不同的采购渠道策略。因此，选择采购渠道是一个较为复杂的决策过程。选择采购渠道策略主要有以下几种：
（一）直接渠道策略
直接渠道策略就是要找到商品的原生产厂家，直接从厂家进货。这一策略的优点是：可以降低进货价格，防止假冒伪劣商品进入自己的企业。但采用直接渠道策略要考虑到原生产厂家距离的远近，若因距离过远造成商品运输成本过大则要调整策略。
（二）固定渠道策略
固定渠道策略就是要选择资信好、生产能力强、商品质量高的供货商，与他们建立长期的合作关系，固定进货渠道。这一策略通常适用于日常生活用品、需求量稳定的商品和厂家生产质量稳定的商品。这一策略的优点是：可以通过良好的合作关系规范采购活动，适时保障市场供应，并可通过长期的合作关系使买卖双方受益。
（三）区域渠道策略
区域渠道策略就是有针对性地选择货源市场。在目前市场商品极大丰富的情况下，很多商品因其特殊的生产环境和经营条件，形成了一些独具特色的商品货源产地或货源市场，采用区域渠道策略就是根据自身的经营需要，选择有特色的商品货源产地或货源市场作为进货渠道。这一策略的优点是：商品采购选择余地大，便于专门化经营。
（四）名优渠道策略
名优渠道策略就是选择名优商品厂家或供货商作为进货渠道。选择这一策略必须和企业的整体经营战略、目标市场定位相一致。这一策略的优点是：可以通过名优商品树立企业良好的形象，提高企业经营档次，增加消费者对企业的信任度。但该策略通常只适用于大型商业企业。
（五）动态渠道策略
动态渠道策略就是不断根据市场变化选择新的、有发展潜力的进货渠道。采用这一策略难度较大，它不仅需要充分的、及时准确的市场信息，还要有敢于开拓市场的胆量和魄力。这一策略的优点是：能灵活地适应市场变化，不断推出新商品；其缺点是不利于建立和谐的工商关系，一般只适用于市场变化较快的商品。
三、采购业务流程
企业的采购业务会因采购的来源、采购的方式以及采购的对象不同，在作业过程中有所差异，但基本流程大同小异。下面以招标采购为例来介绍采购业务的一般流程：
（一）请购
请购主要包括以下内容：
（1）一般物品均由使用单位开出请购单，但是属于存量控制的物品则由仓储部门请购；物品管理电脑化时，则依据物品需求计划及存量控制水平，直接由电脑列印请购单，但须经物品管理单位审核。
（2）开请购单时，建筑工程需要附施工说明书，包括工程规范和材料明细表、图样等。大宗物品需要附分期使用数量表。
（3）为配合电脑化作业及验收、付款方便，以一张请购单填写一项物品为原则。料号、规格、需要日期和用途等栏目填写清楚。
（4）所有请购单必须按照审核流程运作，按照请购的内容或金额大小呈送不同层次的主管批准。
（5）由企业自行开发的请购单必须先经过仓储部门登记编号，以便将来查询。另外，仓储部门应审查请购单是否按程序申请及逐栏填写资料。
（二）采购审核
（1）采购单位审核请购单是否按程序通过主管核准；若无问题，经分类登记后交给采购人员办理。
（2）请购单在办理之前，应先查询是否为预算内或资本支出的项目。若非预算内的采购，则必须退回请购单位申请增加预算；若为资本支出的采购，还须先送企划部门追踪，同时送财物部门核准拨用预算。
（三）询价招标
（1）采购人员应就物品的品名、规格、数量、交货日期等通知有关厂商报价；若物品规格较为复杂时，还需附有规格说明书、图示及样品等。询价的方式可采用电话、传真、信函等。
（2）凡大宗物品的采购成本及本地制造工程的发包，可按实际需要采取公开招标方式办理。
（四）报价投标
（1）应视实际情况，分别规定报价截止日期，通知厂商按时报价；同时要求供应商报价的有效期限不可太短。
（2）厂商报价方式可分为口头、书面两种方式，投标方应将标单密封，于规定期限内送交经办人员。
（五）审查
（1）报价厂商的资格是否符合规定是首先必须予以审查的。若企业已经建立合格厂商目录，此种审查工作十分简单。但有时采购情况有特殊要求，则必须另加条件，重新审核。
（2）对报价的审查，实质上就是分析报价内容是否符合请购要求，并比较各报价厂商的优缺点，作为订购时的参考。
（3）有时由于报价内容复杂，采购人员难以分辨，或外购零部件及工程发包等为避免因错误而发生严重损失，应将报价单送申请单位确认。
（六）开标
金额较大的采购及以招标方式办理的采购，通常是将报价单或投标单以密封方式送交稽核部门，待报价或招标截止日期，会同采购部门拆封或公开招标。
