第三节 宋文书归档制度研究
归档是文书工作与档案工作既相衔接又相区别的重要一环，也是文书的最终归宿，从此文书便成为可供查考利用的档案了。文书归档制度就是对文书归档工作的规定和要求。因此，“为治之法，图籍为本”，历朝历代都很重视文书归档工作，而且都制定了比较详细的制度，保证文书归档工作的顺利进行，为我国档案事业作出了重要贡献。作为同时代鼎立并存的夏、宋朝来说，文书归档制度并不逊色于前朝，甚而至于更加发展和完善。所以，本文根据历史记载的资料，对夏、宋文书归档工作制度进行概要对比研究，以向同行求教。
一、办理完毕而且有备查保存价值的文书要进行归档西夏是我国北宋时期以党项羌为首共同创建的一个具有封建性和民族性双重性质的国家政权。我们根据《天盛律令》等夏、汉文史籍，对文书是否办结并进行归档这一问题进行探讨。如《天盛律令·失藏典门》规定，皇帝颁发的恩诏等文书到达各司内，必须按照规定“依恩施行已毕，藏置局分人处”，当作为重要文书归档留存。《天盛律令·库局分转派门》规定，“京师管辖官物各司、边中监军司……一律以本处所属库局分迁转。磨勘完毕，所损耗、卖、本利限、借领、交还数等当催促交毕，又依时节所出之帐册等”，各种簿籍要求各司认真归档保存，并“纸当依日总计成卷”，然后“依边等法为板簿登录”。此外文书的印章、手记应齐全完备，即“上等中书、枢密自相传牒，语尾依牒前同至请等当有，官下当手记，而后各司上置，在末尾当说，并记上日期”。虽然说“西夏国文书都不写呈报日期”，但在文书处理过程中“被仔细地登记下来，记上收发日期，由收发员签署盖章，并加盖官印，官印的字形通常都模仿九叠文字体。为了能判明文件是真的，就在左右两边盖上专用的戳记，一半盖在文件边上，另一半盖在存根上。这样一来，要偷换文件就不可能”。这就说明文书在处理过程中各种标记齐全统一，才能证明文书处理完毕。
宋代统治者在隋唐档案工作的基础上，进一步充实发展，制定了一系列有关文书档案工作的律令。据《庆元条法事类》记载，诸路、州、县等地方官署的各种籍册以及王朝中央六部形成的档案文书，除“置册编写”，连粘原本架阁外，都要按期逐级上送。另外还有史籍规定：“应令逐案承受文字，已结绝及无行遣，限三日发送上簿，接续结押”。这里的“已结绝”是指文书办理完毕，主管官员用红笔批过，签字画押。“无行遣”是指不再处理，留中备查的文书。“接续结押”指登记上簿，接续办理移交手续。然后分门编录成册，按归档时间顺序粘连起来，粘连处加盖骑逢章，注明年、月、日、页数、封题、事目，“以本省逐案见官案、文簿、书籍，以至祖宗以来辞册及令、续降等，并置簿拘改。以《千字文》为号，周而复始”登录、编排，如此使之转化为档案。
二、文书归档的范围规定
西夏文书归档的范围不见史传记载。但是从本世纪以来，丰富的出土文献，却为我们提供了不少有关文书归档方面的信息，“西夏文物、文献的发现，时间最早、数量最大、内容最为丰富的当数内蒙古额济纳旗黑城的发现……1908—1909年，俄国旅行家柯兹洛夫率领的俄国皇家地理学会探险队，先后两次在这块宝地上进行了发掘，在城西北被称为‘图书馆’的一座墓塔中获得文书2.4万卷，加上在城内获得的文书和文物，用40头骆驼运回俄国……内容包括汉文儒家经典和史学著作的西夏文译本、西夏法律文献、文学著作、图表历法、医书咒文等，而以佛经最多；其中有十分重要的《天盛律令》、《番汉合时掌中珠》、《文海宝韵》、《音同》等。”这项空前的内涵非常丰富的考古发现，为研究西夏开辟了新纪元，更为西夏文书档案的研究提供了丰富的资料。由此可知，西夏文书归档的范围也是比较广泛的，根据西夏学专家史金波、聂鸿音、白滨译注的《天盛律令》中有关规定，我们可从中略知文书归档的大致范围：“矫传行制、圣旨者，不论官，当以剑斩。其余未奏而谓已奏，然后矫传行圣旨及先矫传行圣旨者，一律绞杀，有官可与官当。”还写到“写秘事及牒诏书，兴兵文书、恩敕等损毁、盗隐、亡失等之罪，依所定判断”，“有言予信物、受迎遣法头项文书，及两国间写牒敕、誓文……”法典中还规定：“诸人买卖及借贷，以及其他类似与别人有各种事牵连时，各自自愿，可立文据，上有相关语，于买卖、钱量及语情等当计量，自相等数至全部所定为多少，官私交取者当令明白，记于文书上。”陈炳应先生《西夏文物研究》中就记载有《天盛二十二年卖地文契》等。清人王仁俊的《西夏文缀》共2卷，是一部汉文西夏公文的汇辑之作。其中共有21篇公文，包括表11篇，书4篇，奏、铭、碑、序、露布、榜各1篇。此外，在《西夏文缀》卷二的最后附有《西夏文逸目考》，“西夏文字有仅存《逸目》者，辑之以备搜考”。《逸目考》属有目无文者。王仁俊在辑录西夏公文时，从史书中仅见到一些公文的篇目，并未见其正文。但从《逸目考》所收38篇公文的篇名来看，可弥补《西夏文缀》收公文数量之少、短缺体裁之不足，增添了如《报用光定年号牒》中的“牒”、《犯镇戎入公移》中的“移”等公文体裁。
综上所述，西夏文书归档范围可概括为四类：第一类是皇帝制发的文书，主要有圣旨、制、诏书署牒等；第二类是大臣向皇帝陈述事情时所用的文书，有表、奏、白札子、榜等；第三类是各司之间运作往来的文书，有牒（也叫行牒、移牒、牒敕）、移、誓文等；第四类是日常生活中使用的文书，重要的也可归档，如文契、铭文、露布、碑文、序文、嫚书等。
宋朝文书归档的范围是很广泛的，特别是对本朝有关政体之事，要求随日必录，如，“百官之进退，弄刑之予夺，台谏之论列，给舍之缴驳，经筵之论答，臣僚之转对，侍前之直前启事，中外之囊封匦奏，下至钱谷、甲兵、狱讼、造作，凡有关政体者，无不随日必录”。通过以上史籍可知，宋朝文书归档的范围可归纳为三类：首先是皇帝颁发的命令文书，“凡命令之礼有七”，即册书、制书、诰命、诏书、敕书、御札、敕榜等七种；其次是文武大臣向皇帝报告事情的上奏文书，主要有表、奏、议（也有叫奏状、札子、榜子的）；再次是国家各司机关之间的往来文书，主要有申状、呈状、符（帖）、宣、札、咨、关、刺、移和谘报等；还包括各州县每年定时上报的关于粮食收支等情况的上计文书以及部分民间的私人文书等各种各类重要档案。
三、文书归档时间的规定
西夏文书归档的时间似乎不很固定，这也许与西夏国地域广阔有关系。《天盛律令》中关于文书归档时间的记载不是很多，但这几条却足能说明西夏文书归档的时间问题。如《天盛律令·纳军籍磨勘门》规定，“国内纳军籍法：每年畿内三月一日，中地四月一日，边地六月一日等三种日期当年年交簿”，而且西夏国规定归档的程序是先由各监军司进行整理，然后在规定的时间交于经略司，由经略司再进行审核之后，交于枢密院备案。《天盛律令·收地租门》规定，官府收纳租时，必须依所定的时间内将每年收纳租的簿册、凭据处理完毕之后，按照程序交于上司，“所属郡县局分大小人交纳地租多少”，与同年十一月一日必须将簿册、凭据交到转运司；转运司用一个月的时间对所属郡县上交的簿册、凭据进行审核磨勘，处理完毕后又引送磨勘司；磨勘司从腊月一日开始到月底，用一个月的时间对其进行审核磨勘，磨勘无误后，再按不同类属“增于板簿”，立卷归档。又《天盛律令·修缮城垣和战具门》规定，城垣修缮是各监军司的主要任务，因此，各司要将城垣的损毁、塌陷等情况，每年定期向上司反映一次，“监军司大人一年中往接续提举状……每年正月五日以内，当告经略使处，经略使当一并总计而变……当向枢密送状”。由此可见，西夏文书归档的时间是比较灵活的，正因为如此，西夏的文书档案才能齐全完整地保存下来，成为我们现在研究西夏的一笔最珍贵的资料。
据《庆元条法事类》记载，宋代凡中央政府形成的档案文书以及地方路、州、军、府、监、县的各种册籍，除“置册编写”，连粘元（原）本架阁外，都要按期逐级上报。还规定，宋代文书归档时间以每年年底为限，如有关地方军民的册籍需每年一报，各州则先由县署整理，制作出4本册籍，一本存县署架阁库；另3本移送州府衙门，州府查验后，留下一本存藏，将另两本上交转运司；转运司查验后，一本留司，另一本于六月底送至尚书省户部备案。同时又规定：中央各部的文书档案要求在部只能存放2年，然后要定期送交部架阁库收藏，再过8年后，必须移交于金耀门文书库进行保管。由此可见，宋代文书档案的归档制度是非常严格的，这一制度保证了将分散于各级官府的文书档案有计划地、自下而上地分别集中于有关架阁库。
四、简单评价
其一，宋代从中央到地方各级官府都非常重视文书的归档工作，并将文书归档方面的有关规定列入宋代法典之中，用法律形式来保证文书归档工作的顺利实施，从而为中华民族留下了丰富的文化遗产。西夏文书归档工作同样也列入西夏法典之中，受到法律的保护，但由于历史的原因，西夏有关材料毁灭殆尽，关于西夏文书归档的规定不是很系统，只是在《天盛律令》中有点滴记载，不能窥视其全貌，但不管怎么说，西夏的文书归档工作在中国古代文书档案工作史上占有重要地位。
其二，夏、宋文书归档对是否办结这一说法有相同之处，认为必须办理完毕将要保存备查的文书归档立卷。宋代认为“已结绝及无行遣”，而西夏认为“磨勘完毕”，这只是用词有所不同而已。
其三，夏、宋文书归档的范围都是比较广泛的，虽说宋代有明确的史籍记载，更容易让研究者把握；而西夏由于被蒙古在1227年所攻，档案史料毁坏殆尽，加之部分档案史料被外国学者所掠，因此材料不全，很难准确地判定文书归档范围，但从目前出土的大量文献资料如《天盛律令》来看，也可推知西夏文书的归档范围是比较全面的，正因为如此，才为我们今天研究西夏史留下了丰富的资源。
其四，夏、宋文书归档时间的界定，从目前所见资料来看，宋代的文书归档时间是比较明确、不容置疑的。西夏的文书归档时间从所见资料判断，并不是固定不变的，而是根据工作需要，对不同类别文书的归档进行了时间的界定，至于西夏国是否有统一的文书归档时间，尚待考究。
（原载《宁夏社会科学》2004年第3期）
